ในยุคนี้ “อีเมล” ไม่ได้เป็นแค่เครื่องมือสื่อสารเท่านั้น แต่เป็นเหมือนหัวใจสำคัญของธุรกิจ ไม่ว่าจะใช้ในการติดต่อกับลูกค้า ประสานงานภายในองค์กร หรือรับ – ส่งเอกสารสำคัญ อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพให้กับธุรกิจ การมีอีเมลที่เป็นชื่อบริษัทของตัวเอง (@yourcompany.com) จะทำให้ธุรกิจของคุณดูน่าเชื่อถือมากขึ้น และช่วยให้ลูกค้าไว้วางใจอีกด้วย
Gmail for Business (Google workspace) และ Outlook for Business (Microsoft 365) เป็น 2 ตัวเลือกยอดนิยมที่องค์กร ทั่วโลกใช้งาน ทั้งคู่มาพร้อมกับฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานสะดวกขึ้น เช่น พื้นที่เก็บข้อมูล ระบบป้องกันสแปม และการทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น ๆ
แล้วแพลตฟอร์มไหนที่จะเหมาะกับธุรกิจของคุณ ? Gmail หรือ Outlook ? บทความนี้เราจะมาเปรียบเทียบกันดูกันว่า ทั้งสองแบบมีคุณสมบัติเด่นอะไร มีข้อดี – ข้อเสียอะไรบ้าง เพื่อให้คุณเลือกอีเมลที่ตอบโจทย์การทำงานขององค์กรได้ดีที่สุด
ภาพรวมของ Gmail และ Outlook
ก่อนจะเลือกว่าธุรกิจของคุณควรใช้ Gmail หรือ Outlook ลองมาทำความรู้จักกับทั้งสองระบบกันก่อนว่ามี จุดเด่นอะไรบ้าง
Gmail for Business (Google Workspace)
จริง ๆ Gmail ที่เราใช้กันทั่วไปก็เจ๋งอยู่แล้ว แต่ Gmail for Business หรือ Gmail ใน Google Workspace ถูกออกแบบมาให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กรโดยเฉพาะ ซึ่งมาพร้อมกับฟีเจอร์เพิ่มเติม เช่น
- อีเมลที่ใช้ @yourcompany.com ดูเป็นมืออาชีพกว่าการใช้ gmail.com
- พื้นที่เก็บข้อมูลที่มากกว่าบัญชี Gmail ฟรี (เริ่มต้นที่ 30GB และขยายได้ตามเเพ็กเกจ)
- เชื่อมต่อกับเครื่องมือที่คุ้นเคยใน Google Workspace ได้ง่าย เช่น Google Drive, Google Meet, Docs, Sheets
- ระบบ AI จัดการอีเมล เช่น แนะนำข้อความอัตโนมัติ (Smart Compose) และคัดกรองอีเมลสแปมได้ดี
โดยรวมแล้ว Gmail for Business จะเหมาะกับ ธุรกิจที่ต้องการระบบอีเมลที่ใช้งานง่าย สะดวก และเน้นทำงานร่วมกัน ผ่านระบบ Cloud
Outlook for Business (Microsoft 365)
Outlook ก็เป็นอีกตัวเลือกที่ได้รับความนิยม โดยเฉพาะกับองค์กรที่ใช้ Microsoft 365 อยู่แล้ว Outlook for Business มาพร้อมฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานเป็นระบบมากขึ้น เช่น
- อีเมลแบบ @yourcompany.com พร้อมระบบรักษาความปลอดภัยระดับองค์กร
- พื้นที่เก็บอีเมลเริ่มต้น 50 GB/ผู้ใช้ (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจ)
- ทำงานร่วมกับ Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint) และ Microsoft Teams ได้อย่างลงตัว
- มีฟีเจอร์ Copilot AI ที่ช่วยสรุปอีเมล และแนะนำการตอบกลับ
- รองรับการใช้งานออฟไลน์ และมีฟีเจอร์ป้องกันฟิชชิ่ง และมัลแวร์
โดยรวมแล้ว Outlook for Business เหมาะกับ ธุรกิจที่ต้องการความปลอดภัยสูง ทำงานร่วมกับ Microsoft Office เป็นหลัก และต้องการระบบอีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพ
ต่อไปเรามาเปรียบเทียบกันแบบละเอียดว่า ทั้งสองแพลตฟอร์ม มีอะไรเด่น ๆ และแตกต่างกันตรงไหน ลองมาดูที่ตารางด้านล่างเพื่อให้เห็นความแตกต่างมากยิ่งขึ้น
เปรียบเทียบ Gmail และ Outlook ในแง่ของการใช้งานจริง
| ฟีเจอร์ | Gmail | Outlook |
|---|---|---|
| ชื่ออีเมลแบบธุรกิจ | yourname@yourcompany.com | yourname@yourcompany.com |
| แพลตฟอร์ม | เว็บบราวเซอร์เป็นหลัก | แอปบน Windows, Mac และเว็บ |
| การออกแบบการใช้งาน | เรียบง่าย เน้นใช้งานสะดวก | ทางการ เน้นฟังก์ชั่นขั้นสูง ละเอียดกว่า |
| การค้นหาอีเมล | ค้นหาเร็วด้วย Google Search | มีตัวกรองขั้นสูงแต่ค้นหาช้ากว่า |
| AI & Smart Features | มี Smart Compose และ AI ช่วยกรองอีเมล | มี Copilot AI ช่วยสรุปและจัดการอีเมล |
| การทำงานร่วมกับเครื่องมืออื่น | เชื่อมกับ Google Drive, Docs,Google Meet | ทำงานกับ Word, Excel, Teams ได้ดี |
| การใช้งานออฟไลน์ | ต้องเปิดโหมดออฟไลน์ | ใช้งานออฟไลน์ได้เต็มรูปแบบ |
| ความปลอดภัย | ระบบป้องกันสแปมและฟิชชิ่งด้วย AI | ระบบเข้ารหัสอีเมลระดับองค์กรและการป้องกันมัลแวร์ |
| ขนาดไฟล์แนบสูงสุด | 25 MB (แนบไฟล์ใหญ่กว่านี้ต้องใช้ Google Drive) | 150 MB (ผ่าน Outlook Web และสูงสุด 20 ผ่าน OneDrive) |
| การสำรองข้อมูลและการกู้คืน | ใช้ Google Vault (สำหรับแผนขั้นสูง) | มีการสำรองข้อมูลผ่าน Microsoft Purview |
| การรองรับหลายบัญชี | สลับบัญชี Google ได้ง่ายในแอปเดียวกัน | รองรับบัญชีหลายบัญชี แต่ต้องเพิ่มแยกกัน |
| รองรับอุปกรณ์ | ทุกอุปกรณ์ (มือถือ/เว็บ) | Desktop (Windows / Mac) + เว็บ |
ถ้ายังตัดสินใจไม่ได้ ลองดูว่าองค์กรของคุณใช้เครื่องมือไหนเป็นหลัก เพราะ Gmail จะเหมาะกับธุรกิจที่อยู่ในระบบของ Google ส่วน Outlook จะเหมาะกับธุรกิจที่ใช้ Microsoft 365
ใช้ Gmail ✍ – ถ้าต้องการอีเมลที่ ใช้งานง่าย เร็ว เชื่อมต่อกับ Google Apps ได้ดี และใช้ Google Drive, Docs, Meet เป็นหลัก
ใช้ Outlook✍ – ถ้าต้องการ ระบบที่เป็นมืออาชีพ เน้นความปลอดภัยและทำงานร่วมกับ Microsoft Office เช่น Word, Excel, Teams บ่อย ๆ และต้องการระบบอีเมลที่รองรับออฟไลน์และแอปบน Desktop
ไม่ว่าจะเป็น Gmail for Business (Google Workspace) หรือ Outlook for Business (Microsoft 365) ทั้งสองแพลตฟอร์มก็มีจุดเด่น และเหมาะกับการใช้งานที่แตกต่างกัน หากคุณกำลังมองหาผู้ให้บริการ Google Workspace หรือ Microsoft365 ที่ เชื่อถือได้ และต้องการบริการซัพพอร์ตที่ช่วยให้การใช้งานราบรื่น ลองดูแพ็กเกจของ hostatom
เลือกอีเมลที่ใช่ แล้วให้ hostatom ดูแลระบบอีเมลธุรกิจของคุณตั้งแต่วันนี้
เริ่มต้นใช้งานกับเราได้เลย !