สำหรับแอดมินผู้ดูแลบริการ Google Workspace สามารถเข้าไปดูรายงานในส่วน Admin Console ได้ ซึ่งรายงานนี้ไม่ได้ดูเฉพาะอีเมลเท่านั้น แต่จะดูไปถึงการใช้งาน apps หรือบริการอื่นๆ ของ Google ได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการ Login เข้าใช้งาน, IP ของอุปกรณ์ที่ Login เข้าใช้งาน, การใช้งานพื้นที่ใน Drive ของแต่ละบัญชี หรือตรวจสอบ Log การรับ-ส่งอีเมลย้อนหลัง เป็นต้น

ผู้ดูแลระดับแอดมินเท่านั้นถึงจะสามารถเข้าไปดูรายงานได้ เนื้อหาในครั้งนี้เราจะลองยกตัวอย่างวิธีการดูรายงาน อีเมลกับ Google Drive เบื้องต้น เพื่อเช็คดูว่า แต่ละบัญชีใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่?

• ดูว่าใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่?
• เดือนนี้รับ-ส่งอีเมลไปแล้วกี่ฉบับ
• ดูว่าผู้ใช้หรือ user แต่ละคนใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่แล้วบ้าง

ดูว่าใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่?

แอดมินสามารถดูว่าในตอนนี้พื้นที่โดยรวมทั้งหมดถูกใช้ไปแล้วเท่าไหร่ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. Login เข้าสู่ Google Admin Console

2. .ในหน้า Dashboard ที่เมนูด้านซ้ายมือ คลิกที่ Reporting -> Highlights

3. ดูที่ What’s the storage being used? เพื่อดูว่าพื้นที่รวมทั้งหมดใช้ไปเท่าไหร่แล้ว

เดือนนี้รับ-ส่งอีเมลไปแล้วกี่ฉบับ

สำหรับวิธีการดูว่า มีการรับ-ส่งอีเมลไปแล้วกี่ฉบับ มีขั้นตอนดังนี้

1. Login เข้าสู่ Google Admin Console

2. .ในหน้า Dashboard ที่เมนูด้านซ้ายมือ คลิกที่ Reporting -> Reports -> Apps Reports -> Gmail

3. ระบบจะแสดงกราฟที่แสดงอีเมลรับ-ส่งของแต่ละเดือน หากต้องการดาวน์โหลดเป็นไฟล์เก็บไว้ให้คลิกที่

ดูว่าผู้ใช้หรือ user แต่ละคนใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่แล้วบ้าง

หากต้องการเช็คว่าผู้ใช้แต่ละคนใช้พื้นที่ไปแล้วเท่าไหร่ สามารถดูได้เช่นกัน โดยมีวิธีดังนี้

1. Login เข้าสู่ Google Admin Console

2. .ในหน้า Dashboard ที่เมนูด้านซ้ายมือ คลิกที่ Reporting -> Reports -> User Reports -> Accounts

4. จะเข้าสู่หน้ารายงาน User Reports โดยจะแสดงสถานะการใช้งาน สิทธิ์ระดับแอดมิน เป็นต้น

5. เลื่อนไปทางขวามือจะแสดงว่าแต่ละ user ใช้พื้นที่อีเมล พื้นที่ Drive หรือพื้นที่รวมทั้งหมดไปเท่าไหร่ คิดเป็นกี่ % จากพื้นที่ทั้งหมด

แนะนำว่า Admin ควรเข้ามาดูอย่างน้อยเดือนละครั้ง เพื่อทราบประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้ในองค์กรทั้งหมด ว่าใครใช้เยอะ ใครใช้น้อย หรือใครไม่ได้ใช้งานเลย เพื่อจะได้วางแผนในการเพิ่มหรือลดบัญชีผู้ใช้ และพื้นที่ใช้งานให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ในองค์กรอยู่เสมอ