วิธีดูรายงานบริการ Google Workspace ระดับ Admin

สำหรับแอดมินผู้ดูแลบริการ Google Workspace สามารถเข้าไปดูรายงานในส่วน Admin Console ได้ ซึ่งรายงานนี้ไม่ได้ดูเฉพาะอีเมลเท่านั้น แต่จะดูไปถึงการใช้งาน apps หรือบริการอื่นๆ ของ Google ได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการ Login เข้าใช้งาน, IP ของอุปกรณ์ที่ Login เข้าใช้งาน, การใช้งานพื้นที่ใน Drive ของแต่ละบัญชี หรือตรวจสอบ Log การรับ-ส่งอีเมลย้อนหลัง เป็นต้น

ผู้ดูแลระดับแอดมินเท่านั้นถึงจะสามารถเข้าไปดูรายงานได้ เนื้อหาในครั้งนี้เราจะลองยกตัวอย่างวิธีการดูรายงาน อีเมลกับ Google Drive เบื้องต้น เพื่อเช็คดูว่า แต่ละบัญชีใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่?

ดูว่าใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่?

แอดมินสามารถดูว่าในตอนนี้พื้นที่โดยรวมทั้งหมดถูกใช้ไปแล้วเท่าไหร่ โดยมีขั้นตอน ดังนี้

1. Login เข้าสู่ Google Admin Console

2. .ในหน้า Dashboard ที่เมนูด้านซ้ายมือ คลิกที่ Reporting -> Highlights

3. ดูที่ What’s the storage being used? เพื่อดูว่าพื้นที่รวมทั้งหมดใช้ไปเท่าไหร่แล้ว

เดือนนี้รับ-ส่งอีเมลไปแล้วกี่ฉบับ

สำหรับวิธีการดูว่า มีการรับ-ส่งอีเมลไปแล้วกี่ฉบับ มีขั้นตอนดังนี้

1. Login เข้าสู่ Google Admin Console

2. .ในหน้า Dashboard ที่เมนูด้านซ้ายมือ คลิกที่ Reporting -> Reports -> Apps Reports -> Gmail

3. ระบบจะแสดงกราฟที่แสดงอีเมลรับ-ส่งของแต่ละเดือน หากต้องการดาวน์โหลดเป็นไฟล์เก็บไว้ให้คลิกที่

ดูว่าผู้ใช้หรือ user แต่ละคนใช้พื้นที่ไปเท่าไหร่แล้วบ้าง

หากต้องการเช็คว่าผู้ใช้แต่ละคนใช้พื้นที่ไปแล้วเท่าไหร่ สามารถดูได้เช่นกัน โดยมีวิธีดังนี้

1. Login เข้าสู่ Google Admin Console

2. .ในหน้า Dashboard ที่เมนูด้านซ้ายมือ คลิกที่ Reporting -> Reports -> User Reports -> Accounts

4. จะเข้าสู่หน้ารายงาน User Reports โดยจะแสดงสถานะการใช้งาน สิทธิ์ระดับแอดมิน เป็นต้น

5. เลื่อนไปทางขวามือจะแสดงว่าแต่ละ user ใช้พื้นที่อีเมล พื้นที่ Drive หรือพื้นที่รวมทั้งหมดไปเท่าไหร่ คิดเป็นกี่ % จากพื้นที่ทั้งหมด

แนะนำว่า Admin ควรเข้ามาดูอย่างน้อยเดือนละครั้ง เพื่อทราบประสิทธิภาพการทำงานของผู้ใช้ในองค์กรทั้งหมด ว่าใครใช้เยอะ ใครใช้น้อย หรือใครไม่ได้ใช้งานเลย เพื่อจะได้วางแผนในการเพิ่มหรือลดบัญชีผู้ใช้ และพื้นที่ใช้งานให้เหมาะสมกับความต้องการของผู้ใช้ในองค์กรอยู่เสมอ

Was this article helpful?

Related Articles