ในช่วงที่ลางานหรือไม่สะดวกตอบอีเมล เราอาจต้องการตั้ง Auto Reply เพื่อแจ้งลูกค้าหรือผู้ติดต่อจากภายนอก โดยไม่ต้องส่งข้อความเดียวกันให้เพื่อนร่วมงานในองค์กร
Gmail สามารถทำได้โดยใช้ Filter ร่วมกับ Template เพื่อกำหนดการตอบกลับตามเงื่อนไขที่ต้องการ ช่วยให้การจัดการอีเมลเป็นระเบียบและยืดหยุ่นมากขึ้น
- ตั้งค่าได้ผ่าน Gmail บนเว็บเบราว์เซอร์
- รองรับทั้ง Google Workspace และ Gmail ส่วนตัว
- ต้องสร้าง Gmail Template สำหรับข้อความตอบกลับอัตโนมัติไว้ก่อน
- สามารถแก้ไขหรือปิดการทำงานได้ทุกเมื่อจากหน้า Settings ของ Gmail
ขั้นตอนการตั้ง Auto Reply ช่วงลางาน ให้ตอบเฉพาะคนนอกองค์กรใน Gmail
เข้าสู่ระบบ Gmail
คลิกไอคอน Show search options ที่ฝั่งขวาของช่องค้นหา
จากนั้น กำหนดเงื่อนไขให้ตอบกลับเฉพาะอีเมลภายนอกองค์กร เช่น
- ในช่อง Has the words พิมพ์: -from:@โดเมนขององค์กร เพื่อไม่ให้ Auto Reply ตอบกลับอีเมลจากภายในองค์กร
- หากองค์กรมีหลายโดเมน สามารถเพิ่มได้หลายรายการเพื่อให้ครอบคลุมทุกโดเมน
คลิก Create filter
ในหน้าถัดไป:
- ติ๊ก ✔ ที่ Send template
- เลือก Template ที่ต้องการใช้เป็นข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
- คลิก Create filter เพื่อบันทึกการตั้งค่า
เพียงเท่านี้ Gmail ก็จะส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติให้เฉพาะผู้ส่งจากภายนอกองค์กร โดยไม่รบกวนการสื่อสารภายในบริษัทอีกต่อไป
จากนั้นหา Filter ที่ตั้งไว้ แล้วคลิก delete เพื่อลบ
- Filter นี้จะทำงานกับอีเมลใหม่ที่เข้ามาหลังจากตั้งค่าแล้วเท่านั้น อีเมลที่ได้รับก่อนหน้านี้จะไม่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ
- หากองค์กรมีหลายโดเมน อย่าลืมเพิ่มทุกโดเมนในเงื่อนไข Filter ป้องกันระบบส่งข้อความตอบกลับไปยังผู้ใช้งานภายในองค์กร
- หากลบหรือแก้ไข Gmail Template ที่เชื่อมกับ Filter ไว้ ควรตรวจสอบการทำงานอีกครั้ง ป้องกันการตอบกลับผิดพลาด
ใช้งาน Google Workspace สำหรับธุรกิจได้ง่ายขึ้น ด้วยแพ็กเกจจาก hostatom พร้อมอีเมลบริษัทและเครื่องมือทำงานออนไลน์ครบในที่เดียว
