เวลาลางานหรือไม่สะดวกตอบอีเมล หลายคนมักเปิดใช้งานระบบตอบกลับอัตโนมัติเพื่อแจ้งผู้ติดต่อให้ทราบ แต่ปัญหาที่พบได้บ่อยคือ
ระบบจะตอบกลับทุกคน รวมถึงเพื่อนร่วมงานในองค์กรเดียวกัน ทำให้เกิดอีเมลแจ้งเตือนกลับไปมามากเกินความจำเป็น
หากต้องการให้ Gmail ตอบกลับเฉพาะลูกค้า คู่ค้า หรือผู้ติดต่อจากภายนอกองค์กร สามารถทำได้ง่าย ๆ ด้วยการใช้ Filters ร่วมกับ Gmail Template ช่วยให้การจัดการอีเมลช่วงลางานเป็นระเบียบและยืดหยุ่นมากขึ้น
- ตั้งค่าได้ผ่าน Gmail บนเว็บเบราว์เซอร์
- รองรับทั้ง Google Workspace และ Gmail ส่วนตัว
- ต้องสร้าง Gmail Template สำหรับข้อความตอบกลับอัตโนมัติไว้ก่อน
- ต้สามารถแก้ไขหรือปิดการทำงานได้ทุกเมื่อจากหน้า Settings ของ Gmail
ขั้นตอนตั้งค่า Vacation Responder ตอบกลับเฉพาะคนนอกองค์กร
เข้าสู่ระบบ Gmail
คลิกไอคอน Show search options ที่ฝั่งขวาของช่องค้นหา
จากนั้น กำหนดเงื่อนไขให้ตอบกลับเฉพาะอีเมลภายนอกองค์กร เช่น
- ในช่อง From พิมพ์ชื่อ/อีเมลที่ต้องการ
- ในช่อง Has the words พิมพ์: -from:@โดเมนที่ต้องการ
- หากองค์กรมีหลายโดเมน สามารถเพิ่มได้หลายรายการ
คลิก Create filter
ในหน้าถัดไป:
- ติ๊ก ✔ ที่ Send template
- เลือก Template ที่ต้องการใช้เป็นข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
- คลิก Create filter เพื่อบันทึกการตั้งค่า
เพียงเท่านี้ Gmail ก็จะส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติให้เฉพาะผู้ส่งจากภายนอกองค์กร โดยไม่รบกวนการสื่อสารภายในบริษัทอีกต่อไป
- Filter นี้จะทำงานกับอีเมลใหม่ที่เข้ามาหลังจากตั้งค่าแล้วเท่านั้น อีเมลที่ได้รับก่อนหน้านี้จะไม่ได้รับการตอบกลับอัตโนมัติ
- หากองค์กรมีหลายโดเมน อย่าลืมเพิ่มทุกโดเมนในเงื่อนไข Filter ป้องกันระบบส่งข้อความตอบกลับไปยังผู้ใช้งานภายในองค์กร
- หากลบหรือแก้ไข Gmail Template ที่เชื่อมกับ Filter ไว้ ควรตรวจสอบการทำงานอีกครั้ง ป้องกันการตอบกลับผิดพลาด
ใช้งาน Google Workspace สำหรับธุรกิจได้ง่ายขึ้น ด้วยแพ็กเกจจาก hostatom พร้อมอีเมลบริษัทและเครื่องมือทำงานออนไลน์ครบในที่เดียว
