ถ้าต้องตอบอีเมลเดิม ๆ ซ้ำหลายครั้งต่อวัน ไม่ว่าจะเป็นข้อความขอบคุณ ตอบรับนัด หรือแจ้งข้อมูลลูกค้า การพิมพ์ใหม่ทุกครั้งอาจทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น
Outlook มีฟีเจอร์ My Templates ที่ช่วยบันทึกข้อความอีเมลไว้ใช้งานซ้ำได้ เพียงไม่กี่คลิกก็สามารถแทรกข้อความที่ใช้บ่อยได้ทันที ช่วยให้ตอบอีเมลได้เร็วขึ้น และทำงานได้สะดวกกว่าเดิม
- ใช้งานได้บน Outlook เวอร์ชันเว็บเบราว์เซอร์ และ New Outlook บางเวอร์ชัน
- หากไม่พบเมนู My Templates อาจต้องติดตั้ง Add-in เพิ่มจาก Microsoft AppSource
- Template ใช้สำหรับบันทึกข้อความอีเมล ยังไม่รองรับการแนบไฟล์หรือรูปภาพ
- Template จะเชื่อมกับบัญชี Microsoft 365 เดียวกัน
ขั้นตอนการสร้าง Email Template ใน Outlook
หลังจาก login เข้าสู่ Outlook แล้ว ให้คลิก New mail เพื่อเขียนอีเมลใหม่
จากนั้นคลิกไอคอน Apps
เลือก My Templates
คลิก + Add
เลือก Create new template
ตั้งชื่อ Template แล้วคลิก Create
พิมพ์ข้อความที่ต้องการ แล้วคลิก Save template and close
ระบบจะปรากฎ template ที่สร้างไว้ ดังรูป
วิธีเรียกใช้งาน Template
ไปที่ Home > New > Mail from template
จากนั้นเลือก template ที่สร้างไว้ แล้วกดใช้งานได้เลย
เพียงไม่กี่ขั้น ก็ช่วยให้ตอบอีเมลที่ใช้บ่อยได้เร็วขึ้น และไม่ต้องพิมพ์ข้อความเดิมซ้ำทุกครั้ง
เริ่มใช้งาน Microsoft 365 สำหรับธุรกิจได้ง่ายขึ้นกับ hostatom
ครบทั้งอีเมลบริษัทและเครื่องมือทำงานออนไลน์ในที่เดียว
