หลังจากสั่งซื้อบริการ Google Workspace กับ hostatom และได้รับข้อมูลบัญชีเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้งานสามารถเข้าสู่ระบบ ตั้งค่าบัญชี และเตรียมใช้งานอีเมลองค์กรผ่าน Gmail ได้
คู่มือนี้รวบรวมขั้นตอนพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับลูกค้าใหม่ เพื่อช่วยให้เริ่มต้นใช้งาน Google Workspace ได้อย่างถูกต้อง ปลอดภัย และมั่นใจมากขึ้น โดยแบ่งเนื้อหาออกเป็น 6 หัวข้อ ดังนี้
Table of Contents
1. เตรียมข้อมูลก่อนเข้าใช้งาน
ก่อนเริ่มใช้งาน Google Workspace ให้เตรียมข้อมูลที่ได้รับจากผู้ให้บริการ ได้แก่
อีเมล: [email protected]
รหัสผ่านเริ่มต้น: ••••••••••••••••
ช่องทางเข้าใช้งาน: https://mail.google.com/
เมื่อเตรียมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปมาดูวิธีเข้าสู่ระบบครั้งแรกกัน
2. เข้าสู่ระบบครั้งแรก
เปิดเว็บเบราว์เซอร์ แล้วไปที่ Gmail (https://mail.google.com/)
คลิก Sign in ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
กรอกอีเมล Google Workspace ที่ได้รับจากผู้ให้บริการในช่อง Email or phone จากนั้นคลิก Next
กรอกรหัสผ่านที่ได้รับจากผู้ให้บริการในช่อง Enter your password จากนั้นคลิก Next
เมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก หากผู้ดูแลระบบกำหนดให้เปลี่ยนรหัสผ่านในการเข้าสู่ระบบครั้งแรก ระบบจะแสดงหน้าสำหรับตั้งรหัสผ่านใหม่ ดังนี้
- กำหนดรหัสผ่านใหม่ในช่อง Create password
- กรอกรหัสผ่านใหม่อีกครั้งในช่อง Confirm
หลังจากกำหนดรหัสผ่านใหม่เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Next
ควรตั้งรหัสผ่านที่คาดเดาได้ยาก ไม่ใช้ข้อมูลส่วนตัว และไม่ซ้ำกับบัญชีอื่น โดยสามารถดูแนวทางได้ที่ วิธีตั้งรหัสผ่านให้ปลอดภัย
3. ตั้งค่าความปลอดภัยบัญชี (2-Step Verification)
หลังจากเข้าสู่ระบบและเปลี่ยนรหัสผ่านเรียบร้อยแล้ว แนะนำให้ตั้งค่าการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน (2-Step Verification) ผ่านแอป Google Authenticator เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้บัญชีและลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
คลิก Security & sign-in
ไปที่หัวข้อ How you sign in to Google และคลิก 2-Step Verification
ในหัวข้อ Second steps ให้เลือก Authenticator
คลิก Set up authenticator
ระบบจะแสดง QR Code บนหน้าจอ
เปิดแอป Google Authenticator บนโทรศัพท์ และแตะเครื่องหมาย +
เลือก Scan a QR code แล้วใช้โทรศัพท์สแกน QR Code ที่แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
รหัสยืนยัน 6 หลัก จะปรากฏขึ้นมาบนหน้าจอโทรศัพท์
คลิก Next บนหน้าจอคอมพิวเตอร์
กรอกรหัสยืนยัน 6 หลักที่ปรากฏในแอปพลิเคชัน แล้วคลิก Verify
หน้า Authenticator app จะแสดงว่าเพิ่ม Authenticator แล้ว ให้คลิก Turn on
ระบบจะกลับมายังหน้า 2-Step Verification จากนั้นคลิก Turn on 2-Step Verification เพื่อเปิดใช้งาน
ระบบจะแสดงข้อความยืนยันว่าเปิดใช้งาน 2-Step Verification เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Done เพื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่า
4. รู้จักหน้าจออีเมลและการเปิดอ่านอีเมล
เมื่อเข้าสู่ Gmail จะพบกับหน้ากล่องจดหมาย โดยเมนูหลักที่ควรรู้จักมีดังนี้
- Inbox ใช้สำหรับดูอีเมลที่ได้รับ
- Sent ใช้ตรวจสอบอีเมลที่ส่งออกจากบัญชี
- Spam ใช้ตรวจสอบอีเมลที่ระบบจัดว่าเป็นอีเมลขยะ หากไม่พบเมนูนี้ให้คลิก More
- Search mail ใช้ค้นหาอีเมลจากชื่อผู้ส่ง Email Address หัวข้อ หรือข้อความภายในอีเมล
การเปิดอ่านอีเมล
คลิกอีเมลที่ต้องการจากรายการใน Inbox
ตรวจสอบชื่อและ Email Address ของผู้ส่ง รวมถึงหัวข้อ เนื้อหา และไฟล์แนบ
เมื่อต้องการกลับไปยังกล่องจดหมาย ให้คลิกไอคอนลูกศรย้อนกลับที่ด้านบน
5. ทดลองรับ-ส่งอีเมล
หลังจากเข้าสู่ Gmail เรียบร้อยแล้ว สามารถทดลองส่งอีเมลเพื่อทดสอบว่าบัญชีพร้อมรับ – ส่งอีเมลได้ตามปกติ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
การส่งอีเมล
คลิก Compose ที่เมนูด้านซ้าย > กรอกอีเมลของผู้รับในช่อง To > ระบุหัวข้อในช่อง Subject > พิมพ์ข้อความที่ต้องการส่ง > คลิก Send เพื่อส่งอีเมล
การตอบกลับและส่งต่ออีเมล
ให้เปิดอีเมลที่ต้องการ จากนั้น
- เลือก Reply หากต้องการตอบกลับผู้ส่ง
- หรือเลือก Forward หากต้องการส่งอีเมลฉบับนั้นต่อให้ผู้อื่น
หากเลือก Reply
ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการตอบกลับ > คลิก Send
หากเลือก Forward
ให้กรอกอีเมลผู้รับในช่อง To > คลิก Send
สุดท้าย แนะนำให้ลองทดสอบการใช้งานด้วยการส่งอีเมล 1 ฉบับ แล้วตอบกลับอีเมลที่ได้รับ หากสามารถทำได้ครบทั้งสองขั้นตอน แสดงว่าบัญชีพร้อมสำหรับการเริ่มต้นใช้งานอีเมล Google Workspace แล้ว
6. ออกจากระบบ
เมื่อใช้งาน Gmail เสร็จแล้ว โดยเฉพาะบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่ใช้งานร่วมกับผู้อื่น ควรออกจากระบบเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงอีเมลและข้อมูลภายในบัญชี ตามขั้นตอนต่อไปนี้
คลิกรูปโปรไฟล์ที่มุมขวาบน
คลิกที่ Sign out เพื่อออกจากบัญชี
เมื่อตรวจสอบรายการข้างต้นครบถ้วนแล้ว ลูกค้าใหม่ก็สามารถเริ่มใช้งานอีเมล Google Workspace ผ่าน Gmail ได้อย่างมั่นใจ หากพบปัญหาในการเข้าสู่ระบบ ลืมรหัสผ่าน ตั้งค่า 2-Step Verification ไม่สำเร็จ หรือพบปัญหาอื่น ๆ ระหว่างการใช้งาน สามารถติดต่อทีม Support ของ hostatom ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ติดต่อเราได้ที่
📞 0-2107-3466
❤️ Website: hostatom.com
💚 Line: @hostatom
