Google Workspace เป็นบริการสำหรับการทำงานในองค์กร ซึ่งรวม Gmail, Google Drive, Google Calendar, Google Meet และเครื่องมืออื่น ๆ ไว้ในบัญชีเดียว คู่มือนี้จะแนะนำการเริ่มต้นใช้งานบัญชี Google Workspace และการรับ-ส่งอีเมลผ่าน Gmail สำหรับลูกค้าใหม่ของ hostatom
หลังจากเข้าสู่ระบบแล้ว สามารถเปิดเครื่องมือต่าง ๆ ได้จากเมนู Google apps ซึ่งเป็นไอคอนจุด 9 จุดบริเวณมุมขวาบนของหน้าจอ
เมื่อสั่งซื้อบริการ Google Workspace กับ hostatom และได้รับข้อมูลบัญชีแล้ว สามารถเริ่มใช้งานตามคู่มือนี้ได้ โดยแบ่งเนื้อหาออกเป็น 6 หัวข้อดังนี้
1. เตรียมข้อมูลก่อนเข้าใช้งาน
ก่อนเริ่มใช้งาน Google Workspace ให้เตรียมข้อมูลที่ได้รับจากผู้ให้บริการ ได้แก่
- อีเมล: [email protected]
- รหัสผ่านเริ่มต้น: รหัสผ่านที่ได้รับสำหรับเข้าสู่ระบบครั้งแรก
- ช่องทางเข้าใช้งาน: https://account.google.com/
- ช่องทางเข้าใช้งาน Gmail: https://mail.google.com/
เมื่อเตรียมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปมาดูวิธีเข้าสู่ระบบครั้งแรกกัน
2. เข้าสู่ระบบครั้งแรก
เปิดเว็บเบราว์เซอร์ แล้วไปที่ Google Account (https://account.google.com/)
คลิก Go to Google Account ที่มุมขวาบนของหน้าจอ
กรอกอีเมล Google Workspace ที่ได้รับจากผู้ให้บริการในช่อง Email or phone จากนั้นคลิก Next
กรอกรหัสผ่านที่ได้รับจากผู้ให้บริการในช่อง Enter your password จากนั้นคลิก Next
เมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก หากผู้ดูแลระบบกำหนดให้เปลี่ยนรหัสผ่านในการเข้าสู่ระบบครั้งแรก ระบบจะแสดงหน้าสำหรับตั้งรหัสผ่านใหม่ ดังนี้
- Create password กำหนดรหัสผ่านใหม่
- Confirm กรอกรหัสผ่านใหม่อีกครั้ง
หลังจากกำหนดรหัสผ่านใหม่เรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Next
ควรตั้งรหัสผ่านที่คาดเดาได้ยาก ไม่ใช้ข้อมูลส่วนตัว และไม่ซ้ำกับบัญชีอื่น โดยสามารถดูแนวทางได้ที่ วิธีตั้งรหัสผ่านให้ปลอดภัย
3. ตั้งค่าความปลอดภัยบัญชีด้วย 2-Step Verification
หลังจากเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว แนะนำให้เปิดการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน หรือ 2-Step Verification เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้บัญชีและลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
คู่มือนี้แนะนำการตั้งค่าผ่านแอป Google Authenticator ซึ่งใช้สร้างรหัสยืนยันสำหรับเข้าสู่ระบบ
เตรียมแอป Google Authenticator
ดาวน์โหลดและติดตั้ง Google Authenticator บนโทรศัพท์จาก Google Play หรือ App Store
เมื่อเปิดแอป สามารถเลือกลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google เพื่อซิงก์รหัสระหว่างอุปกรณ์ หรือเลือกใช้งานโดยไม่ลงชื่อเข้าใช้ก็ได้
เพิ่ม Google Authenticator ให้บัญชี
บนคอมพิวเตอร์ ไปที่ https://myaccount.google.com/ และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google Workspace ที่ต้องการตั้งค่า
คลิก Security & sign-in
ไปที่หัวข้อ How you sign in to Google และคลิก 2-Step Verification
ในหัวข้อ Second steps ให้เลือก Authenticator
คลิก Set up authenticator
ระบบจะแสดง QR Code บนหน้าจอ
เปิดแอป Google Authenticator บนโทรศัพท์ และแตะเครื่องหมาย +
เลือก Scan a QR code แล้วใช้โทรศัพท์สแกน QR Code ที่แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
รหัสยืนยัน 6 หลัก จะปรากฏขึ้นมาบนหน้าจอโทรศัพท์
คลิก Next บนหน้าจอคอมพิวเตอร์
กรอกรหัสยืนยัน 6 หลักที่ปรากฏในแอปพลิเคชัน แล้วคลิก Verify
เปิดใช้งาน 2-Step Verification
หลังจากเพิ่ม Authenticator เรียบร้อยแล้ว ให้ดำเนินการตามปุ่มที่ระบบแสดงเพื่อเปิด 2-Step Verification โดยอาจพบปุ่ม Turn on หรือ Turn on 2-Step Verification
เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ให้ตรวจสอบว่าหน้า 2-Step Verification แสดงสถานะเปิดใช้งาน หากบัญชีเปิดใช้งานอยู่แล้ว ไม่จำเป็นต้องเปิดซ้ำ
ในการเข้าสู่ระบบครั้งถัดไป ระบบอาจขอให้ยืนยันตัวตนด้วยรหัสจาก Google Authenticator หรือวิธีอื่นที่ตั้งค่าไว้ ตามเงื่อนไขของบัญชีและการเข้าสู่ระบบ
4. รู้จักหน้าจออีเมลและการเปิดอ่านอีเมล
หลังจากเข้าสู่ Gmail (https://mail.google.com/) แล้ว ในหัวนี้จะพาไปรู้จักเมนูพื้นฐานบนหน้ากล่องจดหมายและวิธีเปิดอ่านอีเมล เพื่อให้เริ่มใช้งานได้สะดวกขึ้น โดยเมนูที่ควรรู้จักมีดังนี้
- Inbox กล่องจดหมายสำหรับดูอีเมลที่ได้รับ
- Sent ใช้ตรวจสอบอีเมลที่ส่งออกจากบัญชี
- Spam ใช้ตรวจสอบอีเมลที่ระบบจัดว่าเป็นอีเมลขยะ หากไม่พบเมนูนี้ให้คลิก More
- Search mail ช่องค้นหาอีเมลจากชื่อผู้ส่ง ที่อยู่อีเมล หัวข้อ หรือข้อความภายในอีเมล
การเปิดอ่านอีเมล
คลิกอีเมลที่ต้องการจากรายการใน Inbox
ตรวจสอบชื่อและ Email Address ของผู้ส่ง รวมถึงหัวข้อ เนื้อหา และไฟล์แนบ
เมื่อต้องการกลับไปยังกล่องจดหมาย ให้คลิกไอคอนลูกศรย้อนกลับที่ด้านบน
5. ส่ง ตอบกลับ และส่งต่ออีเมล
หลังจากเข้าสู่ Gmail เรียบร้อยแล้ว สามารถทดลองส่งอีเมลเพื่อทดสอบว่าบัญชีพร้อมรับ – ส่งอีเมลได้ตามปกติ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
การส่งอีเมล
- คลิก Compose เพื่อเขียนอีเมลใหม่
- กรอกที่อยู่อีเมลผู้รับในช่อง To
- ระบุหัวข้ออีเมลในช่อง Subject
- พิมพ์ข้อความที่ต้องการส่ง
- ตรวจสอบผู้รับ หัวข้อ เนื้อหา และไฟล์แนบให้เรียบร้อย
- คลิก Send
การตอบกลับอีเมล
- เปิดอีเมลที่ต้องการตอบกลับ
- คลิก Reply
- พิมพ์ข้อความที่ต้องการตอบกลับ
- ตรวจสอบข้อความ แล้วคลิก Send
การส่งต่ออีเมล
- เปิดอีเมลที่ต้องการส่งต่อ
- คลิก Forward
- กรอกที่อยู่อีเมลผู้รับในช่อง To
- เพิ่มข้อความประกอบได้ตามต้องการ
- ตรวจสอบผู้รับ เนื้อหา และไฟล์แนบที่ส่งต่อ แล้วคลิก Send
สุดท้าย แนะนำให้ลูกค้าลองทดสอบการใช้งานด้วยการส่งอีเมล 1 ฉบับ แล้วตอบกลับอีเมลที่ได้รับ หากสามารถทำได้ครบทั้งสองขั้นตอน แสดงว่าบัญชีพร้อมสำหรับการเริ่มต้นใช้งานอีเมล Google Workspace แล้ว
ทดลองรับ-ส่งอีเมล
เพื่อทดสอบการใช้งาน ให้ส่งอีเมลจากบัญชี Google Workspace ไปยังอีเมลอีกบัญชีหนึ่งที่สามารถตรวจสอบได้ หรืออีเมลของผู้ร่วมงาน แล้วให้ผู้รับตอบกลับ
จากนั้นตรวจสอบว่า
- ผู้รับได้รับอีเมลที่ส่งไป
- บัญชี Google Workspace ได้รับอีเมลตอบกลับ
หากรับและส่งได้ครบทั้งสองทาง แสดงว่าการทดสอบรับ-ส่งอีเมลเบื้องต้นสำเร็จ หากไม่พบอีเมล ให้ตรวจสอบโฟลเดอร์ Spam ของบัญชีผู้รับด้วย
6. ออกจากระบบ
เมื่อใช้งาน Gmail เสร็จแล้ว โดยเฉพาะบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่ใช้งานร่วมกับผู้อื่น ควรออกจากระบบเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงอีเมลและข้อมูลภายในบัญชี ตามขั้นตอนต่อไปนี้
คลิกรูปโปรไฟล์ที่มุมขวาบน
คลิกที่ Sign out เพื่อออกจากบัญชี
เมื่อตรวจสอบรายการข้างต้นครบถ้วนแล้ว ลูกค้าใหม่ก็สามารถเริ่มใช้งานอีเมล Google Workspace ผ่าน Gmail ได้อย่างมั่นใจ หากพบปัญหาในการเข้าสู่ระบบ ลืมรหัสผ่าน ตั้งค่า 2-Step Verification ไม่สำเร็จ หรือพบปัญหาอื่น ๆ ระหว่างการใช้งาน สามารถติดต่อทีม Support ของ hostatom ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ติดต่อเราได้ที่
📞 0-2107-3466
❤️ Website: hostatom.com
💚 Line: @hostatom
