Microsoft 365 เป็นบริการสำหรับการทำงานในองค์กร ซึ่งรวม Outlook, OneDrive, Word, Excel, PowerPoint และเครื่องมืออื่น ๆ ไว้ในบัญชีเดียว คู่มือนี้จะแนะนำการเริ่มต้นใช้งานบัญชี Microsoft 365 และการรับ-ส่งอีเมลผ่าน Outlook สำหรับลูกค้าใหม่ของ hostatom
หลังจากเข้าสู่ระบบแล้ว สามารถเปิดเครื่องมือต่าง ๆ ได้จากเมนู App launcher ซึ่งเป็นไอคอนจุด 9 จุดบริเวณมุมซ้ายบนของหน้าจอ
เมื่อสั่งซื้อบริการ Microsoft 365 กับ hostatom และได้รับข้อมูลบัญชีแล้ว สามารถเริ่มใช้งานตามคู่มือนี้ได้ โดยแบ่งเนื้อหาออกเป็น 6 หัวข้อดังนี้
1. เตรียมข้อมูลก่อนเข้าใช้งาน
ก่อนเริ่มใช้งาน Microsoft 365 ให้เตรียมข้อมูลที่ได้รับจากผู้ให้บริการ ได้แก่
- อีเมล: [email protected]
- รหัสผ่านเริ่มต้น: รหัสผ่านที่ได้รับสำหรับเข้าสู่ระบบครั้งแรก
- ช่องทางเข้าใช้งาน: https://account.microsoft.com/account
- ช่องทางเข้าใช้งาน Outlook: https://outlook.office.com/
เมื่อเตรียมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ต่อไปมาดูวิธีเข้าสู่ระบบครั้งแรกกัน
2. เข้าสู่ระบบครั้งแรก
เปิดเว็บเบราว์เซอร์ แล้วไปที่ Microsoft account (https://account.microsoft.com/account)
คลิก Sign in
กรอกบัญชีอีเมล Microsoft 365 ที่ได้รับจากผู้ให้บริการ จากนั้นคลิก Next
กรอกรหัสผ่านที่ได้รับจากผู้ให้บริการ จากนั้นคลิก Sign in
เมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก หากผู้ดูแลระบบกำหนดให้เปลี่ยนรหัสผ่านในการเข้าสู่ระบบครั้งแรก ระบบจะแสดงหน้าสำหรับตั้งรหัสผ่านใหม่ ดังนี้
- Current password: รหัสผ่านเริ่มต้นที่ได้รับ
- New password: รหัสผ่านใหม่ที่ต้องการตั้ง
- Confirm password: กรอกรหัสผ่านใหม่อีกครั้ง
คลิก Sign in อีกครั้ง
ควรตั้งรหัสผ่านที่คาดเดาได้ยาก ไม่ใช้ข้อมูลส่วนตัว และไม่ซ้ำกับบัญชีอื่น โดยสามารถดูแนวทางได้ที่ วิธีตั้งรหัสผ่านให้ปลอดภัย
3. ตั้งค่าความปลอดภัยด้วย Multi-Factor Authentication (MFA)
หลังจากเข้าสู่ระบบและเปลี่ยนรหัสผ่านเรียบร้อยแล้ว แนะนำให้ตั้งค่าการยืนยันตัวตนแบบหลายปัจจัย หรือ Multi-Factor Authentication (MFA) เพื่อเพิ่มความปลอดภัยให้บัญชีและลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต
คู่มือนี้แนะนำการตั้งค่าผ่านแอป Microsoft Authenticator ซึ่งใช้ยืนยันตัวตนเมื่อเข้าสู่ระบบ
เตรียมแอป Microsoft Authenticator
ดาวน์โหลดและติดตั้ง Microsoft Authenticator บนโทรศัพท์จาก Google Play หรือ App Store
เมื่อเปิดแอป สามารถเลือกลงชื่อเข้าใช้บัญชี Microsoft หรือเลือกใช้งานโดยไม่จำเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ก็ได้
เพิ่ม Microsoft Authenticator ให้บัญชี
บนคอมพิวเตอร์ ไปที่ https://mysignins.microsoft.com/ และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Microsoft 365 ที่ต้องการตั้งค่า
ไปที่เมนู Security info
คลิก Add sign-in method
แล้วเลือก Microsoft Authenticator
ระบบจะแนะนำให้ติดตั้งแอป Microsoft Authenticator บนโทรศัพท์ หากติดตั้งเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Next
คลิก Next อีกครั้ง
หน้าจอจะแสดง QR code
เปิดแอป Microsoft Authenticator บนโทรศัพท์ จากนั้นแตะที่ Scan QR code และสแกน QR code ที่แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์
เมื่อสแกนแล้ว ให้คลิก Next
ระบบจะแสดงตัวเลขสำหรับทดสอบการยืนยันตัวตนขึ้นมา
กรอกตัวเลขที่แสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ลงในแอป Microsoft Authenticator และแตะ Yes เพื่อยืนยัน เมื่อยืนยันเรียบร้อยแล้ว ถือว่าการตั้งค่า MFA ผ่านแอป Microsoft Authenticator เสร็จสมบูรณ์
ในการเข้าสู่ระบบครั้งถัดไป ระบบจะแสดงตัวเลขบนหน้าจอและส่งการแจ้งเตือนไปยังแอป ให้กรอกตัวเลขดังกล่าวใน Microsoft Authenticator เพื่อยืนยันตัวตนและเพิ่มความปลอดภัยให้กับบัญชี
- QR code สำหรับตั้งค่า Microsoft Authenticator เป็นข้อมูลสำหรับเชื่อมบัญชีกับแอป ไม่ควรถ่ายภาพ ส่งต่อ หรือเปิดเผยให้บุคคลอื่นทราบ
- หลังจากตั้งค่า MFA เรียบร้อยแล้ว แนะนำให้เพิ่มวิธียืนยันตัวตนสำรอง เช่น หมายเลขโทรศัพท์หรือวิธีอื่นที่องค์กรอนุญาต เผื่อกรณีที่ไม่สามารถเข้าถึงโทรศัพท์หรือแอป Microsoft Authenticator ได้
4. รู้จักหน้าจออีเมลและการเปิดอ่านอีเมล
เริ่มจากคลิกไอคอน Show navigation pane (☰) เพื่อแสดงโฟลเดอร์อีเมล
โดยมีเมนูหลักที่ควรรู้จักดังนี้
- Inbox กล่องจดหมายสำหรับดูอีเมลที่ได้รับ
- Sent Items ใช้ตรวจสอบอีเมลที่ส่งออกจากบัญชี
- Junk Email ใช้ตรวจสอบอีเมลที่ระบบจัดว่าเป็นอีเมลขยะ
- Search ช่องค้นหาอีเมลจากชื่อผู้ส่ง ที่อยู่อีเมล หัวข้อ หรือข้อความภายในอีเมล
การเปิดอ่านอีเมล
คลิกอีเมลที่ต้องการจากรายการใน Inbox
ตรวจสอบชื่อและ Email Address ของผู้ส่ง รวมถึงหัวข้อ เนื้อหา และไฟล์แนบ
5. ส่ง ตอบกลับ และส่งต่ออีเมล
หลังจากเข้าสู่ Outlook เรียบร้อยแล้ว สามารถทดลองส่งอีเมลเพื่อทดสอบว่าบัญชีพร้อมรับ – ส่งอีเมลได้ตามปกติ โดยทำตามขั้นตอนดังนี้
การส่งอีเมล
- คลิก New เพื่อเขียนอีเมลใหม่
- กรอกที่อยู่อีเมลผู้รับในช่อง To
- ระบุหัวข้ออีเมลในช่อง Add a subject
- พิมพ์ข้อความที่ต้องการส่ง
- ตรวจสอบผู้รับ หัวข้อ เนื้อหา และไฟล์แนบให้เรียบร้อย
- คลิก Send
- หากต้องการแนบไฟล์ สามารถคลิก Attach file แล้วเลือกไฟล์จากอุปกรณ์ก่อนส่งอีเมล
การตอบกลับอีเมล
- เปิดอีเมลที่ต้องการตอบกลับ
- คลิก Reply
- พิมพ์ข้อความที่ต้องการตอบกลับ
- ตรวจสอบข้อความ แล้วคลิก Send
การส่งต่ออีเมล
- เปิดอีเมลที่ต้องการส่งต่อ
- คลิก Forward
- กรอกที่อยู่อีเมลผู้รับในช่อง To
- เพิ่มข้อความประกอบได้ตามต้องการ
- ตรวจสอบผู้รับ เนื้อหา และไฟล์แนบที่ส่งต่อ แล้วคลิก Send
- หากต้องการส่งสำเนาอีเมลให้ผู้อื่น สามารถใช้ Cc เพื่อให้ผู้รับคนอื่นเห็นรายชื่อผู้รับสำเนา
- หากไม่ต้องการให้ผู้รับคนอื่นเห็นรายชื่อผู้รับสำเนา สามารถใช้ Bcc ได้
สุดท้าย แนะนำให้ลูกค้าลองทดสอบการใช้งานด้วยการส่งอีเมล 1 ฉบับ แล้วตอบกลับอีเมลที่ได้รับ หากสามารถทำได้ครบทั้งสองขั้นตอน แสดงว่าบัญชีพร้อมสำหรับการเริ่มต้นใช้งานอีเมล Microsoft 365 แล้ว
ทดลองรับ-ส่งอีเมล
เพื่อทดสอบการใช้งาน ให้ส่งอีเมลจากบัญชี Microsoft 365 ผ่าน Outlook ไปยังอีเมลอีกบัญชีหนึ่งที่สามารถตรวจสอบได้ หรืออีเมลของผู้ร่วมงาน แล้วให้ผู้รับตอบกลับ
จากนั้นตรวจสอบว่า
- ผู้รับได้รับอีเมลที่ส่งไป
- บัญชี Microsoft 365 ได้รับอีเมลตอบกลับ
หากรับและส่งได้ครบทั้งสองทาง แสดงว่าการทดสอบรับ-ส่งอีเมลเบื้องต้นสำเร็จ หากไม่พบอีเมล ให้ตรวจสอบโฟลเดอร์ Junk Email ของบัญชีผู้รับด้วย
6. ออกจากระบบ
เมื่อใช้งาน Outlook เสร็จแล้ว โดยเฉพาะบนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ที่ใช้งานร่วมกับผู้อื่น ควรออกจากระบบเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงอีเมลและข้อมูลภายในบัญชี
คลิกรูปโปรไฟล์ที่มุมขวาบน และคลิก Sign out เพื่อออกจากบัญชี
เมื่อตรวจสอบรายการข้างต้นครบถ้วนแล้ว ลูกค้าใหม่ก็สามารถเริ่มใช้งานอีเมล Microsoft 365 ผ่าน Outlook ได้อย่างมั่นใจ หากพบปัญหาในการเข้าสู่ระบบ ลืมรหัสผ่าน ตั้งค่า Multi-Factor Authentication (MFA) ไม่สำเร็จ หรือพบปัญหาอื่น ๆ ระหว่างการใช้งาน สามารถติดต่อทีม Support ของ hostatom ได้ตลอด 24 ชั่วโมง
ติดต่อเราได้ที่
📞 0-2107-3466
❤️ Website: hostatom.com
💚 Line: @hostatom
