ลายเซ็นอีเมลอาจดูเป็นแค่รายละเอียดเล็ก ๆ แต่จริง ๆ แล้วช่วยให้ทุกข้อความของคุณดูน่าเชื่อถือขึ้นได้ทันที
หลายคนยังต้องคอยพิมพ์หรือแทรกลายเซ็นเองทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นตอนเขียนเมลใหม่หรือกดตอบกลับ ซึ่งทั้งเสียเวลาและมีโอกาสลืมได้ง่าย
การตั้งค่า Email Signature ให้แสดงอัตโนมัติใน Gmail เป็นตัวช่วยง่าย ๆ ที่ตั้งค่าแค่ครั้งเดียว แต่ใช้งานได้ยาว ๆ ทำให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพและมีรูปแบบเดียวกันทุกครั้งที่ส่ง
- ต้องสร้าง Email Signature ไว้ล่วงหน้าอย่างน้อย 1 รายการ
- หากยังไม่ได้สร้าง ระบบจะไม่แสดงเมนู Signature defaults
- รองรับเฉพาะ Gmail บนเว็บ (Desktop)
- ยังไม่สามารถตั้งค่าผ่านแอปมือถือได้
ขั้นตอนตั้งค่า Email Signature ให้แสดงอัตโนมัติใน Gmail
เข้าสู่ระบบ Gmail ผ่านเว็บเบราว์เซอร์
คลิกไอคอน ⚙️ Settings มุมขวาบน
เลือก See all settings
ไปที่แท็บ General
เลื่อนลงมาที่หัวข้อ Signature
จากนั้นตั้งค่าตามนี้
- Email address
เลือกบัญชีอีเมลที่ต้องการตั้งค่าลายเซ็น
- For new emails use
เลือกลายเซ็นที่ต้องการใช้กับอีเมลใหม่ (แนะนำให้ใช้ลายเซ็นแบบเต็ม เช่น ชื่อ ตำแหน่ง เบอร์ และโลโก้บริษัท)
- On reply/forward use
เลือกลายเซ็นสำหรับการตอบกลับหรือส่งต่อ (อาจใช้แบบย่อ เพื่อไม่ให้อีเมลยาวเกินไป)
คลิก Save Changes เพื่อบันทึกการตั้งค่า
- เมื่อกด Compose (เขียนอีเมลใหม่) Gmail จะใส่ลายเซ็นให้อัตโนมัติตามที่ตั้งไว้
- เมื่อกด Reply หรือ Forward ระบบจะเลือกใช้ลายเซ็นตามที่กำหนดไว้เช่นกัน
- หากต้องการใช้ลายเซ็นเดียวกันทุกกรณี สามารถเลือกตัวเดียวกันทั้ง 2 ช่องได้เลย
- หากต้องการแยกลายเซ็น (เช่น เมลใหม่/ตอบกลับ) ก็สามารถสร้างหลายลายเซ็นแล้วเลือกใช้งานได้
- การเพิ่มโลโก้บริษัท เบอร์โทร และเว็บไซต์ จะช่วยให้อีเมลดูน่าเชื่อถือมากขึ้น
เพียงตั้งค่า Email Signature อัตโนมัติใน Gmail ก็ช่วยให้การสื่อสารดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น พร้อมทั้งลดขั้นตอนการทำงานซ้ำ ๆ ในแต่ละวัน
หากธุรกิจของคุณต้องการใช้งานอีเมลภายใต้โดเมนบริษัท พร้อมระบบที่ปลอดภัยและบริหารจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพ
hostatom พร้อมให้บริการ Google Workspace แบบครบวงจร ไปจนถึงการดูแลระบบและให้คำแนะนำแพ็กเกจที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ
