เคยไหม…เจออีเมลสแปมจากโดเมนเดิม ๆ ส่งเข้ามาซ้ำ ๆ แม้จะบล็อกไปแล้วก็ยังไม่หมดไปสักที
สำหรับการใช้งานในองค์กรที่มีผู้ใช้งานหลายคน การให้แต่ละคนกดบล็อกเองใน Gmail อาจช่วยได้แค่บางส่วน และควบคุมได้ไม่ทั่วถึง
เรามีแนวทางที่ง่ายและได้ผลกว่าคือ “การบล็อกจากต้นทาง” ผ่าน Google Admin Console เพื่อไม่ให้อีเมลจากโดเมนเหล่านั้นเข้ามาในระบบตั้งแต่แรก นอกจากจะช่วยลดสแปมได้แบบชัดเจน ยังช่วยลดความเสี่ยงจากอีเมลหลอกลวง (Phishing) และทำให้การดูแลระบบอีเมลง่ายขึ้น
- สามารถเลือกได้ว่าจะใช้กับทั้งองค์กร หรือเฉพาะบาง OU
- วิธีนี้เป็นการบล็อกตั้งแต่ต้นทาง เมื่อบล็อกแล้วอีเมลจะไม่เข้า Inbox หรือ Spam อีกต่อไป
ขั้นตอนบล็อกโดเมนใน Google Admin Console
เข้าสู่ระบบ Google Admin Console ด้วยบัญชีแอดมิน
ไปที่ Apps > Google Workspace > Gmail
เลือก Spam, Phishing and Malware
คลิก Configure ที่หัวข้อ Blocked senders
ตั้งชื่อกฎ เช่น Block spam domains จากนั้นคลิก Create or edit list
เลือก Add Blocked List ที่ปรากฎบนหน้าต่างใหม่
ตั้งชื่อ (เช่น Spam Domains List)
จากนั้นคลิก Add หรือ Add Address แล้วใส่โดเมนที่ต้องการบล็อก
คลิก Save
กลับมาหน้าตั้งค่ากฎ แล้วเลือก Use existing list
เลือกรายการที่สร้างไว้
ตั้งค่าตัวเลือกอื่น ๆ เพิ่มเติม ได้แก่
Edit the default rejection notice
- ตั้งข้อความแจ้งกลับผู้ส่ง (สามารถเว้นว่างได้)
Optionals : ตั้งค่าข้อยกเว้นสำหรับโดเมนที่อนุญาต
- ระบบจะเปิดตัวเลือกนี้ให้อัตโนมัติ ซึ่งหมายความว่า หากอีเมลถูกส่งมาจากอีเมลหรือโดเมนที่อยู่ในรายการอนุญาต (Approved senders list) ระบบจะไม่บล็อกอีเมลนั้น (คุณสามารถคลิก Create or edit list เพื่อเพิ่มรายการอนุญาตได้)
- แต่หากองค์กรของคุณยังไม่มีรายการอนุญาต สามารถปล่อยค่าเริ่มต้นไว้ได้เลยโดยไม่ต้องแก้ไข
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่าได้เลย
- หากต้องบล็อกหลายโดเมน แนะนำให้รวมไว้ใน Address list เดียว จะจัดการง่ายกว่า
- ควรทดสอบกับ OU กลุ่มเล็กก่อนใช้งานจริงทั้งองค์กร เพื่อลดผลกระทบกับอีเมลที่จำเป็น
การบล็อกโดเมนผ่าน Google Admin Console ช่วยจัดการสแปมได้ตรงจุด เพราะสามารถป้องกันอีเมลไม่พึงประสงค์ได้ตั้งแต่ก่อนถึงผู้ใช้
เหมาะมากสำหรับองค์กรที่ต้องการควบคุมอีเมลแบบรวมศูนย์ และช่วยลดภาระการจัดการของผู้ใช้งานในระยะยาว
ให้การจัดการอีเมลองค์กรง่ายและปลอดภัยยิ่งขึ้น ด้วย Google Workspace จาก hostatom พร้อมทีมช่วยดูแลครบวงจร
👉 ดูรายละเอียดเพิ่มเติม: https://www.hostatom.com/google-workspace/
