การนัดประชุมในองค์กรจะง่ายขึ้น ถ้าทุกคนสามารถเช็กห้องว่างและจองใช้งานได้จากที่เดียว เพราะการจองผ่านแชทหรือสอบถามกันเอง
อาจทำให้เกิดปัญหาห้องถูกจองซ้ำ หรือไม่รู้ว่าช่วงเวลาไหนยังว่างอยู่
Google Calendar มีฟีเจอร์ Resource Calendar ที่ช่วยให้ผู้ใช้จองห้องประชุมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ได้โดยตรง พร้อมตรวจสอบตารางการใช้งานแบบเรียลไทม์ ทำให้การจัดประชุมเป็นระบบและลดความสับสนในการใช้งานทรัพยากรร่วมกัน
หากแอดมินได้สร้างห้องประชุมหรืออุปกรณ์ (Resource) ไว้ในระบบเรียบร้อยแล้ว ผู้ใช้ก็สามารถเลือกและจองใช้งานได้ทันทีผ่าน Google Calendar โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม
- ใช้งานด้วยบัญชี Google Workspace ขององค์กร
- ห้องประชุมหรืออุปกรณ์ต้องถูกแอดมินสร้างไว้ใน Resource Calendar แล้ว
- สามารถจองได้ทั้งผ่าน Google Calendar บนเว็บเบราว์เซอร์และแอป Google Calendar บนมือถือ
ขั้นตอนการจองห้องประชุมและอุปกรณ์ผ่าน Google Calendar
เปิด Google Calendar แล้วคลิกที่ Create > Event เพื่อสร้างประชุมใหม่
กำหนดชื่อการประชุม วัน และเวลาที่ต้องการใช้งาน จากนั้นคลิก Add rooms or location
เลือก Add rooms
คลิก Browse all rooms & resources
เลือกห้องประชุมหรืออุปกรณ์ที่ต้องการใช้งาน
หาก Resource ว่างในช่วงเวลาที่เลือก ระบบจะเพิ่มห้องประชุมหรืออุปกรณ์เข้าไปในอีเวนต์โดยอัตโนมัติ
ตรวจสอบรายละเอียดการประชุมให้เรียบร้อย แล้วคลิก Save
เมื่อบันทึกอีเวนต์เรียบร้อย ระบบจะจองห้องประชุมหรืออุปกรณ์ตามวันและเวลาที่กำหนดให้อัตโนมัติ
- แนะนำให้เผื่อเวลาการประชุมก่อนหรือหลังประมาณ 5 - 10 นาที เพื่อป้องกันการจองชนกับการประชุมอื่น
- หากมีห้องประชุมหลายห้อง สามารถใช้การค้นหาตามชื่อห้องหรืออาคาร เพื่อค้นหา Resource ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
- ตรวจสอบวันและเวลาให้ถูกต้องก่อนบันทึกอีเวนต์ เพราะระบบจะจอง Resource ตามช่วงเวลาที่กำหนดทันที
เปลี่ยนการจองห้องแบบเดิม ให้เป็นระบบด้วย Google Calendar ช่วยให้การบริหารห้องประชุมและอุปกรณ์มีประสิทธิภาพมากขึ้น พร้อมรองรับการทำงานร่วมกันของทุกคนในองค์กร
หากต้องการใช้งาน Google Workspace อย่างเต็มประสิทธิภาพ hostatom พร้อมให้คำปรึกษา ดูแลการติดตั้ง และช่วยตั้งค่าระบบให้เหมาะกับการใช้งานขององค์กรคุณ
