หากผู้ใช้เผลอลบอีเมลหรือไฟล์สำคัญออกจาก Trash จนไม่สามารถกู้คืนด้วยตัวเองได้ ผู้ดูแลระบบ Google Workspace สามารถใช้ฟีเจอร์ Restore data ผ่าน Google Admin Console เพื่อกู้คืนข้อมูลที่ถูกลบถาวรภายในระยะเวลาที่ Google กำหนด โดยมีขั้นตอนดังนี้
- ต้องใช้บัญชี Google Workspace Admin ที่มีสิทธิ์กู้คืนข้อมูลของผู้ใช้
- รองรับการกู้คืนอีเมลใน Gmail และไฟล์ใน My Drive ส่วน Shared drives มีขั้นตอนแยกต่างหาก
- กู้คืนข้อมูลได้ภายใน 25 วันหลังจากถูกลบถาวรออกจาก Trash
- กู้คืนข้อมูลตามช่วงวันที่ที่เลือก ไม่สามารถเลือกเฉพาะไฟล์หรืออีเมลแต่ละรายการได้
- ไม่รองรับการกู้คืนอีเมลฉบับร่างที่ถูกลบ หรือข้อความที่ถูกลบจาก Spam
ขั้นตอนการกู้คืนไฟล์และอีเมลที่ลบถาวรใน Google Workspace
หลังจากเข้าสู่ระบบ Google Admin Console แล้ว ให้คลิกที่ Directory
เลือก Users
ไปที่ผู้ใช้ที่ต้องการกู้คืนข้อมูล จากนั้นคลิก More options ที่บัญชีผู้ใช้นั้น
คลิกที่ Restore data
ในหน้าต่าง Restore data ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้
- Date range เลือกช่วงวันที่ข้อมูลถูกลบถาวร โดยสามารถเลือกย้อนหลังได้สูงสุด 25 วัน
- Application เลือกบริการที่ต้องการกู้คืนข้อมูล ได้แก่
Gmail
Drive
เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว คลิก Restore เพื่อเริ่มกู้คืนข้อมูล
ระบบจะเริ่มดำเนินการกู้คืน โดยอาจใช้เวลาหลายวัน ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่ต้องกู้คืน
- Gmail สามารถตรวจสอบอีเมลที่กู้คืนได้ใน Inbox ของผู้ใช้
- Google Drive ไฟล์ที่กู้คืนจะกลับไปยังตำแหน่งเดิมใน My Drive ของผู้ใช้ก่อนถูกลบ
- หากจำวันที่ลบข้อมูลไม่ได้ ควรตรวจสอบประวัติการลบก่อน เพื่อเลือกช่วงวันที่ให้ใกล้เคียงที่สุด
- หากไฟล์ใน Google Drive เคยถูกแชร์ให้ผู้อื่น อาจต้องแชร์ไฟล์อีกครั้งหลังการกู้คืน
- ก่อนกู้คืนไฟล์ใน Google Drive ควรตรวจสอบพื้นที่เก็บข้อมูลให้เพียงพอ เพื่อป้องกันการกู้คืนหยุดชะงัก
- หลังจากกู้คืนข้อมูลแล้ว ควรให้ผู้ใช้ตรวจสอบว่าได้รับอีเมลและไฟล์ครบถ้วนหรือไม่
Restore data ช่วยให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace กู้คืนอีเมลและไฟล์ที่ถูกลบถาวรได้ผ่าน Google Admin Console โดยไม่ต้องดำเนินการจากบัญชีของผู้ใช้โดยตรง อย่างไรก็ตาม การกู้คืนต้องอยู่ภายใน 25 วันหลังจากข้อมูลถูกลบถาวร หากพบว่ามีการลบข้อมูลสำคัญ ควรรีบดำเนินการเพื่อไม่ให้เกินระยะเวลาที่กำหนด
