ยุคนี้เราไม่จำเป็นต้อง “เก่ง Word” หรือ “โปร Excel” ถึงจะเขียนเอกสารสวย ๆ หรือวิเคราะห์ข้อมูลได้ดีอีกต่อไป เพราะ Microsoft Copilot เข้ามาเป็นผู้ช่วยที่ “ฟังภาษาคน” รู้เรื่อง แล้วแปลงเป็นเอกสารหรือการวิเคราะห์ให้เราอัตโนมัติ

ใน Word เราสามารถสั่ง Copilot ว่า

“ช่วยร่างสัญญาเบื้องต้นสำหรับลูกค้า SME ภาษาเป็นกันเองแต่สุภาพ”

ส่วนใน Excel เราสามารถถามว่า

“สรุปยอดขายแยกตามภูมิภาคให้หน่อย แล้วทำกราฟเปรียบเทียบให้ดูเข้าใจง่าย”

Copilot จะช่วยย่อย แปลง และจัดรูปแบบให้ออกมาเป็นตาราง รายงาน หรือกราฟให้เลย โดยไม่ต้องเขียนสูตรยาว ๆ หรือสร้าง Pivot เองทุกครั้งอีกแล้ว

คู่มือนี้จะสอน ทีละขั้น ตั้งแต่การเปิด Copilot ใน Word และ Excel, การเขียน Prompt แบบภาษาคน, จนถึงการตรวจและปรับผลลัพธ์ให้ตรงกับงานจริง เหมาะกับคนที่ “ไม่เคยใช้มาก่อน” แต่ต้องการเริ่มใช้ให้เป็นในองค์กร

ส่วนที่ 1 – ก่อนเริ่มใช้ Copilot ใน Word และ Excel

สิ่งที่ต้องมี

ก่อนใช้ Copilot ต้องเช็ก 3 อย่างนี้ก่อน:

1. มีสิทธิ์ใช้งาน Copilot
   • ต้องเป็น Microsoft 365 แพลนที่มี Copilot หรือ Copilot for Microsoft 365 / Copilot Pro
   • ส่วนใหญ่จะเป็นแพ็กเกจสาย Business / Enterprise ที่เปิดใช้ Copilot เพิ่มเติม
2. ใช้ Word / Excel เวอร์ชันที่รองรับ Copilot
   • แนะนำใช้ Microsoft 365 Apps เวอร์ชันล่าสุด (เดสก์ท็อป) หรือ Word/Excel for the web
   • ควรอัปเดตโปรแกรมให้เป็นเวอร์ชันใหม่เสมอ
3. เปิดการใช้งาน Connected Experiences / AI Features
   • บางเคสต้องเปิดการใช้บริการที่ “วิเคราะห์เนื้อหา” เพื่อให้ Copilot อ่านเอกสารแล้วช่วยเราได้เต็มที่

ถ้าใช้องค์กรใหญ่ แนะนำให้เช็กกับ IT / Admin ว่าบัญชีของเรามีสิทธิ์ใช้ Copilot in Word/Excel แล้วหรือยัง

ส่วนที่ 2 – ใช้ Copilot Prompts ใน Word: ให้ AI ร่าง แก้ และสรุปเอกสาร

Copilot ใน Word อยู่ตรงไหน?

ใน Word รุ่นใหม่ที่มี Copilot:

• เมื่อเปิดเอกสารใหม่/ว่าง ๆ จะเห็นกล่อง Draft with Copilot หรือ (โลโก้เล็ก ๆ บนหน้าเอกสาร หรือใน Ribbon แท็บ Home)
• หรือในแถบด้านบน (Ribbon) จะมีปุ่ม Copilot / Draft with Copilot

ถ้าเห็นไอคอนนี้ แปลว่าพร้อมใช้งานแล้ว

สั่งให้ Copilot “ร่างเอกสารใหม่” จากภาษาธรรมชาติ

ยกตัวอย่างเช่น “อยากให้ Copilot ร่างเอกสารจาก 0 เช่น ใบเสนอราคา, รายงานประชุม, แผนโครงการ“

ขั้นตอนการทำ มีดังนี้:

Login เข้าบัญชี Microsoft 365 ของคุณ โดยพิมพ URL: office.com

คลิก “Apps” → “Word”

คลิกที่ “Create blank document“

คลิกที่ปุ่ม “Copilot”

จะมีช่องให้พิมพ์คำสั่ง (Prompt)

ตัวอย่าง Prompt:

• “ช่วยร่างรายงานการประชุมสำหรับทีมการตลาด สรุปเป้าหมายประจำไตรมาส โทนทางการ แต่อ่านง่าย แบ่งหัวข้อเป็น 1. วัตถุประสงค์ 2. แผนงาน 3. ตัวชี้วัดสำคัญ”
• “สร้างร่างสัญญาว่าจ้างฟรีแลนซ์ด้านออกแบบกราฟิก ภาษาไทย ทางการ มีหัวข้อ ขอบเขตงาน ระยะเวลา การชำระเงิน และทรัพย์สินทางปัญญา”

จากนั้นคลิกที่ลูกศร → ตามภาพ

Copilot จะร่างเอกสารให้ ดังภาพหากต้องการเป็นไฟล์ Word ให้คลิกที่ “จัดทำเป็นไฟล์ Word“

จากนั้นคลิกที่ … (More options)

เลือก “Open in Word”

ระบบจะสร้างไฟล์ Word ให้ ดังภาพ

ใช้ Copilot กับ “เอกสารที่มีอยู่แล้ว”

หากเรามีเอกสารอยู่แล้ว แต่อยากให้ Copilot ช่วย “ย่อ / ขยาย / เปลี่ยนโทน / ทำให้เป็น bullet / สรุปเป็นหัวข้อ” เราสามารถใช้ Copilot ช่วยได้ ยกตัวอย่างเช่น

1. ให้ Copilot สรุปทั้งเอกสาร
   • เปิดเอกสารที่มีอยู่
   • คลิกไอคอน Copilot
   • ใช้ Prompt เช่น “ช่วยสรุปเนื้อหาเอกสารนี้เป็น bullet 5 ข้อ เน้นส่วนที่เกี่ยวกับราคากับการรับประกัน”
2. ปรับปรุงย่อหน้าให้กระชับ/มืออาชีพขึ้น
   • ไฮไลต์ย่อหน้าที่ต้องการ
   • คลิก Copilot → เลือกคำสั่งเช่น “Rewrite” หรือพิมพ์เองว่า “ทำให้ข้อความนี้กระชับขึ้น แต่ยังคงใจความเดิม”
     “เปลี่ยนโทนให้เป็นทางการมากขึ้น เหมาะกับส่งลูกค้าธุรกิจ”
3. ให้ Copilot ช่วยจัดโครง / หัวข้อจากเนื้อหายาว ๆ
   • ไฮไลต์หลายย่อหน้า
   • ขอให้ Copilot “จัดหัวข้อย่อยและลำดับเนื้อหาให้ใหม่ ให้เหมือน outline ของคู่มือใช้งาน”

เทคนิคเขียน Prompt สำหรับ Word

ให้คิด Prompt ตามโครงนี้ (จำง่ายแบบ 4 ส่วน):

[บทบาท/ชนิดเอกสาร] + [เนื้อหา/เรื่อง] + [โทนภาษา] + [รูปแบบผลลัพธ์]

ตัวอย่าง:

• “ช่วยร่างจดหมายเชิงธุรกิจถึงลูกค้าเก่าที่ไม่ได้ติดต่อกัน 1 ปี โทนสุภาพแต่เป็นกันเอง สั้นไม่เกิน 1 หน้า A4”
• “ช่วยแปลงเนื้อหานี้ให้เป็นคู่มือใช้งานแบบทีละขั้นตอน พร้อมหัวข้อย่อยและ bullet point”
• “สรุปรายงานฉบับนี้ให้ผู้บริหารอ่านภายใน 5 นาที โทนมืออาชีพ แยกเป็นหัวข้อ 1. ภาพรวม 2. ความเสี่ยง 3. ข้อเสนอแนะ”

ยิ่งบอกชัดว่า ต้องการอะไร / ให้ใครอ่าน / โทนแบบไหน / ยาวประมาณไหน Copilot ก็ยิ่งตอบได้ใกล้ใจมากขึ้น

เพื่อใช้ Copilot ใน Word ได้เต็มประสิทธิภาพ จำเป็นต้องอยู่บนแพลตฟอร์ม Microsoft 365 ที่รองรับ Copilot และอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ

hostatom ให้บริการ:

• Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ
  • รวม Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams และบริการคลาวด์ครบชุด
  • รองรับการใช้งาน Microsoft 365 Copilot (ตามแพ็กเกจและสิทธิ์การใช้งานของ Microsoft)
  • ทีมงานคนไทยช่วยดูแลเรื่องการตั้งค่า, สิทธิ์การใช้งาน, ความปลอดภัย และการใช้งานร่วมกับ Copilot

หากองค์กรของท่านเซียนอยากเริ่มใช้ Copilot ให้คุ้มกับค่า License มากที่สุด ทั้งใน Word, Excel และแอปอื่น ๆ

👉 ดูรายละเอียดและแพ็กเกจ Microsoft 365 โดย hostatom ได้ที่
https://www.hostatom.com/microsoft-365/