การประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก มักเจอปัญหาคุยไม่ทั่วถึง บางคนไม่ได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็น หรือการพูดคุยหลุดโฟกัสได้ง่าย
ฟีเจอร์ Breakout Rooms ใน Microsoft Teams จึงเข้ามาช่วยให้คุณสามารถแบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่มย่อย เพื่อให้แต่ละทีมได้พูดคุยหรือทำงานเฉพาะด้านได้อย่างเป็นระเบียบมากขึ้น
ในคู่มือนี้ เราจะพาคุณไปดูวิธีสร้างและใช้งาน Breakout Rooms แบบง่าย ๆ ที่สามารถนำไปใช้ได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทีม การทำเวิร์กช็อป หรือการระดมไอเดียภายในองค์กร
- ต้องเป็นผู้จัดประชุม (Organizer) เท่านั้นถึงจะสร้าง Breakout Rooms ได้
- แนะนำให้ใช้ Microsoft Teams เวอร์ชัน Desktop (Windows / Mac)
- บนมือถือสามารถใช้งานได้ แต่บางฟีเจอร์อาจไม่ครบ
ขั้นตอนการแบ่งห้องย่อยใน Microsoft Teams (Breakout Rooms)
พิมพ์ Microsoft Teams ในช่องค้นหา แล้วคลิกเปิดแอป
ไปที่เมนู Calendar แล้วคลิก Meet now เพื่อเริ่มประชุมใหม่
ใส่รายละเอียดการประชุม แล้วกด Start meeting
ตั้งค่ากล้องและเสียงให้เรียบร้อย แล้วกด Join now
เมื่อเข้าสู่ห้องประชุมแล้ว คลิกเลือก Breakout Rooms แถบเมนูด้านบน
ใส่รายละเอียดห้องย่อย ดังนี้
- 1) ระบุจำนวนห้องที่ต้องการสร้าง
- 2) กำหนดรูปแบบการแบ่งผู้เข้าร่วมในห้องย่อย โดย Teams จะให้เลือก 3 แบบ:
- Automatically ให้ระบบจัดกลุ่มให้โดยอัตโนมัติ เหมาะกับการประชุมทั่วไป
- Manually ผู้จัดเลือกเองว่าใครอยู่ห้องไหน เหมาะกับการแบ่งทีมงาน
- Let people choose ให้ผู้เข้าร่วมเลือกห้องเอง เหมาะกับ Workshop หรือกิจกรรมอิสระ
- 3) คลิก Create rooms เพื่อสร้างห้องย่อย
ระบบจะสร้างห้องย่อยให้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถกด Assign participants เพื่อจัดผู้เข้าร่วมตามที่ตั้งไว้ได้เลย
เลือกผู้เข้าร่วมและห้องที่ต้องการ จากนั้นกด Save
ผู้จัดประชุมสามารถเข้าไปในแต่ละห้องเพื่อดูการทำงาน ช่วยตอบคำถาม หรือคอยติดตามความคืบหน้าของแต่ละกลุ่มได้แบบเรียลไทม์ และเมื่อจบกิจกรรม ระบบจะย้ายผู้เข้าร่วมทั้งหมดกลับมายังห้องหลักโดยอัตโนมัติ
- ก่อนแยกห้อง ควรอธิบายโจทย์หรือเป้าหมายให้ชัดเจน จะช่วยให้แต่ละกลุ่มทำงานได้ตรงจุด
- ถ้ามีหลายกลุ่ม แนะนำให้ใช้ Manual เพื่อจัดคนให้สมดุล และกระจายบทบาทในแต่ละทีม
- หลังจบ Breakout Rooms ควรมีช่วง ให้แต่ละกลุ่มสรุปผล เพื่อให้ทุกคนเข้าใจภาพรวมตรงกัน
“เปลี่ยนประชุมธรรมดา ให้มีส่วนร่วมมากขึ้น”
ไม่ว่าจะเป็นการแบ่งทีม คุยงาน หรือทำกิจกรรมร่วมกัน ก็ทำได้ง่ายในไม่กี่คลิก
