Restore Data เป็นฟีเจอร์ใน Google Workspace ที่ช่วยให้ผู้ดูแลระบบกู้คืนอีเมลใน Gmail และไฟล์ใน Google Drive (My Drive) ของผู้ใช้ได้ หากข้อมูลถูกลบโดยไม่ตั้งใจหรือเกิดข้อผิดพลาดในการใช้งาน
ในคู่มือนี้ เราจะพาไปดูวิธีกู้คืนข้อมูลผ่าน Google Admin Console แบบทีละขั้นตอน พร้อมข้อควรรู้ก่อนเริ่มกู้คืนข้อมูล
- ต้องใช้บัญชี Google Workspace Admin ที่มีสิทธิ์กู้คืนข้อมูล
- รองรับการกู้คืนข้อมูลใน Gmail และ Google Drive (My Drive) เท่านั้น
- กู้คืนข้อมูลได้ตามช่วงวันที่ ไม่สามารถเลือกเฉพาะไฟล์หรืออีเมลได้
- สามารถกู้คืนข้อมูลย้อนหลังได้สูงสุด 25 วัน และไม่รองรับ Shared drives
ขั้นตอนการกู้คืนไฟล์และอีเมลที่ลบถาวรใน Google Workspace
หลังจากเข้าสู่ระบบ Google Admin Console แล้ว ให้คลิกที่ Directory
เลือก Users
ไปที่ผู้ใช้ที่ต้องการกู้คืนข้อมูล แล้วคลิกที่ More options
คลิกที่ Restore data
ในหน้าต่าง Restore data ให้กำหนดรายละเอียดดังนี้
- Date range เลือกช่วงวันที่ข้อมูลถูกลบ (ย้อนหลังได้สูงสุด 25 วัน)
- Application เลือกบริการที่ต้องการกู้คืนไฟล์
- Gmail
- Drive
เสร็จแล้วคลิกที่ Restore เพื่อให้ระบบกู้คืนไฟล์
เมื่อเริ่มกู้คืนข้อมูล ระบบจะแสดงข้อความยืนยัน โดยระยะเวลาดำเนินการขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูล
- Gmail อีเมลที่กู้คืนจะกลับไปยังตำแหน่งเดิม เช่น Inbox หรือ All Mail
- Google Drive ระบบจะกู้คืนไฟล์ใน My Drive (เฉพาะไฟล์ที่ผู้ใช้เป็นเจ้าของ)
- หากโครงสร้างโฟลเดอร์มีการเปลี่ยนแปลง ตำแหน่งของไฟล์ที่กู้คืนอาจไม่เหมือนเดิม
- หากจำวันที่ลบข้อมูลไม่ได้ แนะนำให้เลือกช่วงวันที่กว้างขึ้น (ไม่เกิน 25 วัน)
- หากไฟล์เคยถูกแชร์ไว้ก่อนถูกลบ อาจต้องแชร์สิทธิ์ให้ผู้ใช้อีกครั้งหลังการกู้คืน
- หลังจากกู้คืนข้อมูลแล้ว แนะนำให้แจ้งผู้ใช้ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่ได้รับคืน
แม้ Restore Data จะช่วยกู้คืนข้อมูลได้ แต่การดำเนินการต้องอยู่ภายในระยะเวลาที่ Google กำหนด ดังนั้น หากพบว่ามีการลบข้อมูลสำคัญ ควรรีบดำเนินการโดยเร็ว เพื่อเพิ่มโอกาสในการกู้คืนข้อมูลได้สำเร็จ
