เมื่อใช้งาน Outlook เป็นประจำ อีเมล ไฟล์แนบ และข้อมูลที่อยู่ในโฟลเดอร์ต่าง ๆ จะใช้พื้นที่ของ Mailbox เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ หากปล่อยจนพื้นที่จัดเก็บใกล้เต็ม อาจส่งผลต่อการใช้งานอีเมลได้
Outlook Web มีเมนู Storage ที่ช่วยให้คุณตรวจสอบได้ว่า Mailbox ใช้พื้นที่ไปแล้วเท่าไหร่ รวมถึงดูพื้นที่แต่ละโฟลเดอร์ใช้งาน และเลือกลบอีเมลเก่าที่ไม่จำเป็นเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่างได้ โดย Microsoft รองรับการลบรายการทั้งหมด หรือเลือกลบรายการที่มีอายุมากกว่า 3 เดือน 6 เดือน และ 12 เดือน ตามขั้นตอนต่อไปนี้
Log in เข้าระบบ Outlook ด้วยบัญชีของคุณ (https://outlook.office.com/)
คลิกที่ Settings
คลิกที่ Account และคลิกที่ Storage
ในหน้า Storage ระบบจะแสดงภาพรวมการใช้พื้นที่ของ Mailbox และแยกสัดส่วนโฟลเดอร์ต่าง ๆ เช่น
- Inbox อีเมลในกล่องจดหมายขาเข้า
- Deleted Items อีเมลที่อยู่ในรายการที่ถูกลบ
- Archive อีเมลที่จัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Archive
- Other อีเมลและข้อมูลจากโฟลเดอร์อื่น ๆ
เลื่อนลงมาในส่วน Manage storage เพื่อดูรายละเอียดการใช้พื้นที่ของแต่ละโฟลเดอร์ โดยจะแสดงข้อมูล เช่น
- Folder ชื่อโฟลเดอร์
- Size พื้นที่ที่โฟลเดอร์ใช้งาน
- Message Count จำนวนอีเมลภายในโฟลเดอร์
- Manage ตัวเลือกสำหรับจัดการอีเมลภายในโฟลเดอร์
วิธีเพิ่มพื้นที่ว่างให้ Mailbox
หากต้องการลบอีเมลที่ไม่จำเป็นออกเพื่อเพิ่มพื้นที่ว่าง ให้คลิกที่ Empty ที่ด้านหลังโฟลเดอร์ที่ต้องการจัดการ
เลือกช่วงเวลาของอีเมลที่ต้องการลบตามต้องการ โดยมีตัวเลือกดังนี้
- All ลบอีเมลทั้งหมดภายในโฟลเดอร์
- 3 months and older ลบอีเมลที่มีอายุ 3 เดือนขึ้นไป
- 6 months and older ลบอีเมลที่มีอายุ 6 เดือนขึ้นไป
- 12 months and older ลบอีเมลที่มีอายุ 12 เดือนขึ้นไป
คลิกที่ OK เพื่อยืนยัน ระบบจะลบอีเมลตามโฟลเดอร์และช่วงเวลาที่เลือก
เพียงเท่านี้ก็สามารถตรวจสอบพื้นที่จัดเก็บและจัดการอีเมลที่ไม่จำเป็นใน Outlook Web ได้แล้ว การตรวจสอบพื้นที่ Mailbox เป็นระยะจะช่วยลดปัญหาพื้นที่ใกล้เต็ม และทำให้มีพื้นที่เพียงพอสำหรับการใช้งานอีเมลภายในองค์กร
หากคุณกำลังมองหาบริการ Microsoft 365 เพื่อใช้งาน Outlook และเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันภายในองค์กร โฮสอะตอมมีบริการ Microsoft 365 พร้อมทีมงานให้คำแนะนำด้านการใช้งานและการตั้งค่า สามารถติดต่อทีมงานเพื่อสอบถามรายละเอียดหรือเลือกแพ็กเกจที่เหมาะกับการใช้งานขององค์กรได้เลย
👉 ดูแพ็กเกจ Microsoft 365
📞 0-2107-3466
