ในการประชุมแบบแบ่งห้องย่อย (Breakout Rooms) หากต้องการแจ้งข้อมูลให้ทุกกลุ่มพร้อมกัน ไม่จำเป็นต้องเข้าไปทีละห้องให้เสียเวลา
Microsoft Teams มีฟีเจอร์ Broadcast message (Make an announcement) ที่ช่วยให้คุณส่งข้อความไปยังทุกห้องย่อยได้ในครั้งเดียว ไม่ว่าจะเป็นการแจ้งเตือนเวลา สรุปงาน หรือเรียกทุกคนกลับห้องหลัก ก็สามารถทำได้แบบเรียลไทม์
- ต้องมีการเปิดใช้งาน Breakout Rooms อยู่ก่อนหน้า
- ต้องเป็นผู้จัดประชุม (Organizer) เท่านั้น จึงจะสามารถใช้งานฟีเจอร์ได้
- ข้อความจะถูกส่งไปในแชทของแต่ละห้องย่อยที่เปิดใช้งาน (ไม่แสดงในห้องหลัก)
ขั้นตอนส่งข้อความไปยังทุกห้องย่อยที่เปิดใช้งาน
เข้าสู่ระบบ Microsoft Teams แล้วไปที่เมนู Calendar จากนั้นคลิกไอคอน Meet now เพื่อเริ่มการประชุม
หลังจากตั้งค่าการประชุมเบื้องต้นเรียบร้อยแล้ว
ให้คลิกเมนู Rooms เพื่อสร้างห้องย่อย (Breakout Rooms) สำหรับแบ่งผู้เข้าร่วมประชุม
สร้างห้องย่อย แล้วคลิก Create rooms
หลังจากจัดผู้เข้าร่วมในแต่ละห้องแล้ว ให้คลิกไอคอน Make an announcement
จะไม่สามารถใช้ฟีเจอร์ Make an announcement ได้
พิมพ์ข้อความที่ต้องการ เช่น “เหลือเวลาอีก 3 นาที โปรดสรุปการประชุม”
แล้วคลิก Send
เสร็จเรียบร้อย ข้อความนั้นจะถูกส่งไปยังทุกห้องย่อยทันทีในรูปแบบแชท
- ควรใช้ข้อความสั้น ๆ เพื่อสื่อสารให้เข้าใจง่ายที่สุด
- ส่งประกาศเป็นช่วง ๆ (เริ่ม / ใกล้หมดเวลา) จะช่วยให้ทุกกลุ่มทำงานทัน
- หากสำคัญมาก แนะนำพูดซ้ำในห้องหลัก เผื่อบางคนไม่ได้ดูแชท
การส่งข้อความไปยังทุกห้องย่อยช่วยให้การสื่อสารระหว่างกิจกรรมเป็นไปอย่างต่อเนื่อง โดยไม่ต้องเสียเวลาเข้าไปทีละห้อง ช่วยให้ทุกกลุ่มได้รับข้อมูลพร้อมกัน และทำงานได้ตามจังหวะเดียวกันมากขึ้น
หากต้องการให้ Microsoft Teams ตอบโจทย์การใช้งานในทีมของคุณมากขึ้น
hostatom พร้อมแนะนำแพ็กเกจ Microsoft 365 ที่เหมาะกับองค์กร เพื่อให้ใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพตั้งแต่วันแรก
👉 ดูรายละเอียดเพิ่มเติม https://www.hostatom.com/microsoft-365/
