หลายคนใช้งาน Gmail เป็นเครื่องมือหลักในการสื่อสารและจัดเก็บข้อมูลสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร ใบเสนอราคา รายงาน หรือการติดต่อกับลูกค้าและคู่ค้า เมื่อใช้งานไปสักระยะ จำนวนอีเมลที่สะสมก็เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ทำให้การค้นหาอีเมลฉบับเดิมใช้เวลานานกว่าที่ควร โดยเฉพาะเมื่อจำรายละเอียดอีเมลได้เพียงบางส่วน
Gmail มีคำสั่งที่ช่วยให้การค้นหาอีเมลรวดเร็วและแม่นยำมากขึ้น โดยไม่ต้องเลื่อนหาใน Inbox ทีละฉบับ บทความนี้จะแนะนำ 3 คำสั่งพื้นฐาน
ที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที
1) ค้นหาจากผูัส่ง (from:)
หากจำได้ว่าใครเป็นผู้ส่งอีเมลมา สามารถใช้คำสั่ง from: เพื่อค้นหาอีเมลจากผู้ส่งรายนั้นโดยเฉพาะ เช่น from:hostatom หรือ from:support@company.com จากนั้น Gmail จะแสดงเฉพาะอีเมลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ระบุ
คำสั่งนี้เหมาะสำหรับการค้นหาอีเมลสำคัญที่เคยได้รับจากบุคคลหรือองค์กรใดองค์กรหนึ่ง เช่น
- ใบเสนอราคาจากผู้ให้บริการ
- เอกสารจากลูกค้าหรือคู่ค้า
- อีเมลแจ้งเตือนจากระบบต่าง ๆ
- ข้อมูลการสั่งซื้อหรือการชำระเงิน
เมื่อทราบชื่อผู้ส่งอยู่แล้ว การใช้ from: จะช่วยลดเวลาในการค้นหาได้มากกว่าการค้นหาด้วยคำทั่วไป
2) ค้นหาเฉพาะอีเมลที่มีไฟล์แนบ (has:attachment)
หากกำลังมองหาเอกสาร รูปภาพ หรือไฟล์ที่เคยส่งและรับผ่านอีเมลสามารถใช้คำสั่ง has:attachment เพื่อกรองเฉพาะอีเมลที่มีไฟล์แนบ
ได้ทันที ช่วยลดจำนวนผลลัพธ์และทำให้ค้นหาไฟล์สำคัญได้ง่ายขึ้น
ตัวอย่างไฟล์ที่มักค้นหาด้วยคำสั่งนี้ ได้แก่
- ไฟล์ PDF
- ใบเสนอราคา
- รายงานการประชุม
- รูปภาพ
- ไฟล์ Excel และ PowerPoint
3) ค้นหาตามช่วงเวลา (newer_than:)
ในหลายกรณีอาจจำไม่ได้ว่าได้รับอีเมลวันไหน แต่พอจำช่วงเวลาได้คร่าว ๆ คำสั่ง newer_than: จะช่วยจำกัดผลลัพธ์ให้อยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ ทำให้ค้นหาอีเมลได้รวดเร็วขึ้น
ตัวอย่างการใช้งาน
- newer_than:30d ค้นหาอีเมลในช่วง 30 วันที่ผ่านมา
- newer_than:6m ค้นหาอีเมลในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา
- newer_than:1y ค้นหาอีเมลในช่วง 1 ปีล่าสุด
คำสั่งนี้เหมาะสำหรับการค้นหา
- อีเมลเกี่ยวกับโปรเจกต์ล่าสุด
- เอกสารที่ได้รับในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา
- การสนทนาที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง
- ข้อมูลที่ต้องการอ้างอิงย้อนหลัง
💡 เคล็ดลับเพิ่มเติม: ใช้คำสั่งร่วมกันเพื่อการค้นหาที่แม่นยำยิ่งขึ้น
นอกจากการใช้งานแต่ละคำสั่งแยกกันแล้ว Gmail ยังสามารถนำคำสั่งหลายแบบมาใช้งานร่วมกันได้ เพื่อช่วยจำกัดผลลัพธ์และค้นหาอีเมล
ได้ตรงกับความต้องการมากขึ้น
ตัวอย่างเช่น
from:hostatom has:attachment
เพื่อค้นหาอึเมลจาก hostatom ที่มีไฟล์แนบhas:attachment newer_than:30d
เพื่อค้นหาอีเมลที่มีไฟล์แนบภายใน 30 วันที่ผ่านมาfrom:hostatom has:attachment newer_than:30d
เพื่อค้นหาอีเมลจาก hostatom ที่มีไฟล์แนบ และได้รับภายใน 30 วันที่ผ่านมา
ยิ่งระบุเงื่อนไขให้ละเอียดมากขึ้น ผลลัพธ์ที่ได้ก็จะยิ่งแม่นยำขึ้น ช่วยลดเวลาในการค้นหาอีเมล เอกสาร หรือข้อมูลสำคัญได้อย่างมาก โดยเฉพาะผู้ที่มีอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน ครั้งต่อไปที่ต้องค้นหาอีเมลเก่า ลองใช้คำสั่งเหล่านี้ร่วมกัน อาจช่วยประหยัดเวลาและทำให้การใช้งาน Gmail ง่ายขึ้นกว่าที่คิด
Google Workspace ยังมีฟีเจอร์อีกมากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดการอีเมล การทำงานร่วมกันบนเอกสาร
หรือการประชุมออนไลน์ หากใช้งานฟีเจอร์ต่าง ๆ ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ก็สามารถช่วยให้การทำงานในองค์กรสะดวกและคล่องตัวมากยิ่งขึ้น
หากองค์กรของคุณกำลังมองหาบริการ Google Workspace พร้อมทีมงานช่วยดูแลการใช้งาน hostatom พร้อมให้บริการและคำแนะนำ
โดยทีมผู้เชี่ยวชาญ
⭐ ดูรายละเอียดบริการ
