เพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัยการแชร์ข้อมูลใน Shared Drive แอดมินสามารถทำการตั้งค่าจำกัดการแชร์ได้ ซึ่งในหัวข้อนี้จะแนะนำวิธีการตั้งค่า Shared Drive
การตั้งค่าการแชร์นี้สามารถทำได้ตั้งแต่แพคเกจ Google Workspace Business Standard ขึ้นไปเท่านั้น แพคเกจ Google Workspace Business Starter ไม่สามารถตั้งค่าการแชร์ได้
สำหรับขั้นตอนการทำมีดังนี้
Login เข้าสู่ Google ด้วยบัญชีของคุณ จากนั้นไปที่ Google Apps
คลิกที่ไอคอน “Drive”
ที่เมนูด้านซ้ายให้คลิกที่ “Shared drives”
คลิกที่จุดสามาจุด ด้านขวามือของ Share drive
เลือก Shared drive settings
ที่ Shared drive settings จะมีตัวเลือกให้เลือกขึ้นมาดังนี้
Access – การเข้าถึง
- Allow people outside of <organization name> to access files – อนุญาตให้คนนอกองค์กรเข้าถึงไฟล์ได้
- Allow people who aren’t shared drive member to access files – อนุญาตให้บุคคลที่ไม่ได้เป็นสมาชิกของ Shared Drive สามารถเข้าถึงไฟล์ได้
Role permissions – สิทธิ์ในการอนุญาต
- Allow content manager to share folders – อนุญาตให้ผู้จัดการเนื้อหาสามารถแชร์โฟลเดอร์ได้
- Allow viewers and commenters to download, print and copy files – อนุญาตให้ผู้ดูและผู้แสดงความคิดเห็นดาวน์โหลด, พิมพ์ และคัดลอกไฟล์ได้
ซึ่งค่า Default หรือค่าเริ่มต้นจะถูกติ๊กถูกหมดเลย หากต้องการจำกัดการเข้าถึงข้อใด ให้เอาเครื่องหมายถูกออก
จากนั้นคลิกที่ Done เพื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่า
