หากผู้ใช้ต้องการใช้ Google Workspace ผ่านโปรแกรมหรือแอปพลิเคชันต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานผ่าน Outlook, ThunderBird, Apple Mail หรือแอปพลิเคชันที่มีในโทรศัพท์ การทำเช่นนี้อาจทำให้บัญชีของผู้ใช้เกิดความเสี่ยง ดังนั้น ผู้ใช้จึงควรต้องทำการเปิดการเข้าถึงเพื่อที่จะใช้งานโปรแกรมหรือแอปต่างๆ ได้ โดยมีขั้นตอนการทำ ดังนี้
1. ทำการ Login เข้าสู่ระบบ โดยใส่ E-mail หรือเบอร์โทรของผู้ใช้ตามที่ลงทะเบียนไว้กับ Google จากนั้นกดปุ่ม Next
2.ใส่รหัสผ่านของผู้ใช้ จากนั้นกดปุ่ม Next
3. ที่มุมบนด้านขวามือ คลิกที่ Google Account => Manage your Google Account
4. Security => Less secure app access => Turn on access (not recommended)
7. ทำการเปิด Allow less secure apps (อนุญาตแอปที่มีความปลอดภัยน้อยลง) โดยเลื่อนไปทางขวา ดังภาพ
หมายเหตุ: ต้องให้ทาง Admin เปิดระบบให้ใช้งานผ่าน Admin Console ก่อนจึงจะพบเมนูนี้