เวลาทำงานร่วมกันบน Google Docs, Sheets หรือ Slides หลายครั้งเรามักอยากรู้ว่า
“มีใครเข้ามาดูไฟล์นี้บ้าง?” หรือ “ทีมงานเข้ามาอัปเดตงานล่าสุดเมื่อไหร่?”
ฟีเจอร์ Activity Dashboard ใน Google Workspace ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณเห็นภาพการใช้งานไฟล์ได้ชัดเจนขึ้น ทั้งจำนวนคนที่เปิดดู และช่วงเวลาที่มีการเข้าถึง
แต่ในมุมขององค์กร โดยเฉพาะฝั่งแอดมิน อาจไม่ได้ต้องการแค่ดูข้อมูล อย่างเดียว เพราะยังต้องคำนึงถึงเรื่อง “ความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้งาน” และ “นโยบายภายในองค์กร” ด้วย
ในคู่มือนี้ เราจะพาไปดูวิธีตั้งค่า Activity Dashboard ผ่าน Google Admin Console แบบเข้าใจง่าย เพื่อให้คุณสามารถควบคุมการแสดงข้อมูลได้เหมาะสมกับการใช้งานจริงในองค์กร
- การปิด Activity Dashboard ไม่กระทบสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ (เป็นเพียงการซ่อนข้อมูลการดู)
- บางฟีเจอร์ใช้งานได้เฉพาะแพ็กเกจ Google Workspace Business Standard ขึ้นไป
- การตั้งค่าอาจใช้เวลาสูงสุดประมาณ 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล แนะนำให้รอสักระยะก่อนตรวจสอบผลลัพธ์
ขั้นตอนการตั้งค่า Activity Dashboard
คลิก Apps > Google Workspace > Drive and Docs
เลื่อนลงมาที่หัวข้อ Activity Dashboard Settings
เลือก Organizational Unit (OU) ที่ต้องการตั้งค่า
คลิก Edit เพื่อตั้งค่า Users’ view history
ในแท็บนี้ คุณสามารถกำหนดได้ว่า ผู้ใช้จะสามารถ “ซ่อนชื่อของตัวเอง” เวลาดูไฟล์ของผู้อื่นได้หรือไม่
- On: ผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าจะเปิดเผยชื่อ หรือซ่อนชื่อของตัวเอง
- Off: ผู้ใช้ไม่สามารถเลือกได้ และระบบจะไม่แสดงชื่อให้ผู้อื่นเห็น
จากนั้นคลิก Save
คลิก Edit เพื่อตั้งค่า Access to view history
ในแท็บนี้ คุณสามารถกำหนดได้ว่า “เจ้าของไฟล์จะเห็นรายชื่อผู้เข้าชมหรือไม่”
- On เห็นรายชื่อคนที่เปิดดูไฟล์
- Off ไม่เห็นว่าใครดูไฟล์
คลิก Save เพื่อบันทึก
- ถ้าต้องการใช้งานแบบเต็มฟีเจอร์ แนะนำให้เปิดทั้ง Users’ view history และ Access to view history
- ถ้าองค์กรเน้นความเป็นส่วนตัว อาจเลือกปิดการแสดงรายชื่อผู้ใช้งาน
- หากเปิดใช้งาน Force visibility ผู้ใช้จะไม่สามารถซ่อนชื่อได้ และทุกการเข้าดูไฟล์จะถูกบันทึกทันที
- การตั้งค่าใน OU ย่อย อาจไม่รับค่าจาก OU หลัก หากมีการ Override
Activity Dashboard เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันมีความโปร่งใสมากขึ้น และช่วยให้เจ้าของไฟล์ติดตามการใช้งานได้ง่าย แต่การตั้งค่าที่เหมาะสมก็สำคัญไม่แพ้กัน เพื่อให้ทั้งการติดตามงาน และ ความเป็นส่วนตัว อยู่ในจุดที่สมดุล
หากต้องการจัดการ Google Workspace ให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กร พร้อมตั้งค่าความปลอดภัยต่าง ๆ อย่างถูกต้อง
hostatom พร้อมช่วยดูแลและแนะนำให้คุณใช้งานได้อย่างมั่นใจในทุกวัน
