เวลาทำงานร่วมกันบน Google Docs, Sheets หรือ Slides หลายคนอาจต้องการตรวจสอบว่า มีใครเข้ามาดูไฟล์บ้าง หรือมีการเข้าถึงไฟล์ล่าสุดเมื่อไหร่
Activity Dashboard ใน Google Workspace ช่วยให้ตรวจสอบข้อมูลการเข้าชมไฟล์ได้ง่ายขึ้น ทั้งผู้ที่เข้าชมและช่วงเวลาที่มีการเข้าถึง
ซึ่งแอดมินสามารถกำหนดการแสดงและการเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้ให้เหมาะกับความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้และนโยบายภายในองค์กรได้
- การปิด Activity Dashboard ไม่กระทบสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ (เป็นเพียงการซ่อนข้อมูลการดู)
- บางฟีเจอร์ใช้งานได้เฉพาะแพ็กเกจ Google Workspace Business Standard ขึ้นไป
- การตั้งค่าอาจใช้เวลาสูงสุดประมาณ 24 ชั่วโมงจึงจะมีผล แนะนำให้รอสักระยะก่อนตรวจสอบผลลัพธ์
ขั้นตอนการตั้งค่า Activity Dashboard
คลิก Apps > Google Workspace > Drive and Docs
เลื่อนลงมาที่หัวข้อ Activity Dashboard Settings
เลือก Organizational Unit (OU) ที่ต้องการตั้งค่า
ที่หัวข้อ Users’ view history คลิก Edit
ส่วนนี้ใช้กำหนดว่า ใครบ้างที่สามารถเห็นข้อมูลการเข้าชมแบบรายบุคคลใน Activity Dashboard โดยมี 3 ตัวเลือก
- เลือก On เพื่อแสดงรายชื่อผู้เข้าชม
- เลือก On – Only within organization เพื่อจำกัดการแสดงประวัติการเข้าชมไว้ภายในองค์กร
- เลือก Off หากไม่ต้องการแสดงรายชื่อผู้เข้าชม
จากนั้นคลิก Save แล้วกลับไปยังหน้าการตั้งค่าก่อนหน้า
ที่หัวข้อ Access to view history คลิก Edit
ส่วนนี้ใช้กำหนดว่า เราสามารถดูได้หรือไม่ว่า มีใครเข้ามาดูไฟล์ของเราบ้าง
- เลือก On เพื่ออนุญาตให้ดูข้อมูลการเข้าชม
- เลือก Off เพื่อปิดการเข้าถึงข้อมูลส่วนนี้
คลิก Save เพื่อบันทึก
- ถ้าต้องการใช้งานแบบเต็มฟีเจอร์ แนะนำให้เปิดทั้ง Users’ view history และ Access to view history
- ถ้าองค์กรเน้นความเป็นส่วนตัว อาจเลือกปิดการแสดงรายชื่อผู้ใช้งาน
- หากเปิดใช้งาน Force visibility ผู้ใช้จะไม่สามารถซ่อนชื่อได้ และทุกการเข้าดูไฟล์จะถูกบันทึกทันที
- การตั้งค่าใน OU ย่อย อาจไม่รับค่าจาก OU หลัก หากมีการ Override
Activity Dashboard เป็นฟีเจอร์ที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันมีความโปร่งใสมากขึ้น และช่วยให้เจ้าของไฟล์ติดตามการใช้งานได้ง่าย แต่การตั้งค่าที่เหมาะสมก็สำคัญไม่แพ้กัน เพื่อให้ทั้งการติดตามงาน และ ความเป็นส่วนตัว อยู่ในจุดที่สมดุล
หากต้องการจัดการ Google Workspace ให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กร พร้อมตั้งค่าความปลอดภัยต่าง ๆ อย่างถูกต้อง
hostatom พร้อมช่วยดูแลและแนะนำให้คุณใช้งานได้อย่างมั่นใจในทุกวัน
