การใส่ข้อความท้ายอีเมล เช่น ข้อมูลติดต่อบริษัท ข้อความแจ้งเตือนความลับ หรือข้อความทางกฎหมาย ช่วยให้อีเมลขององค์กรดูเป็นมาตรฐานเดียวกัน และเพิ่มความน่าเชื่อถือในการสื่อสาร
Google Workspace มีฟีเจอร์ Append footer ที่ช่วยให้แอดมินสามารถเพิ่ม Footer ให้ผู้ใช้ในองค์กรได้แบบอัตโนมัติ ไม่ต้องให้พนักงานตั้งค่าเองทีละคน ช่วยให้จัดการรูปแบบอีเมลของทั้งองค์กรได้ง่ายขึ้น
- ต้องใช้บัญชีแอดมิน Google Workspace ในการตั้งค่า
- รองรับการใช้งาน HTML พื้นฐานสำหรับจัดรูปแบบข้อความ
ขั้นตอนการเพิ่มข้อความท้ายอีเมลให้ผู้ใช้ใน Google Workspace
หลังจากเข้าสู่ระบบ Google Admin Console ด้วยบัญชีแอดมินแล้ว
ให้คลิกที่ Apps > Google Workspace > Gmail
เลือก Compliance
จากนั้นเลือก OU ที่ต้องการตั้งค่า
เลื่อนมาที่หัวข้อ Append footer แล้วคลิก Configure
ระบบจะแสดงหน้าต่างตั้งค่าขึ้นมา จากนั้นกรอกข้อความที่ต้องการให้แสดงท้ายอีเมลในส่วน Append footer
โดยสามารถใช้ HTML พื้นฐานได้ เช่น:
- <b> สำหรับตัวหนา
- <br> สำหรับขึ้นบรรทัดใหม่
ตัวเลือกเพิ่มเติม
- ส่วนที่ 1 และ 2 เป็นตัวเลือกเพิ่มเติม หากยังไม่ต้องการกำหนดค่า สามารถเว้นว่างไว้ได้
- Font, Background และ Font Color สามารถเว้นว่างได้เช่นกัน หากไม่ต้องการปรับแต่งรูปแบบข้อความ ระบบจะใช้รูปแบบมาตรฐานของ Gmail ให้โดยอัตโนมัติ
- Append the footer to messages being sent within your organization
- เปิดใช้งานตัวเลือกนี้ หากต้องการให้ Footer แสดงในอีเมลที่ส่งภายในองค์กรด้วย
- หากไม่เปิดใช้งาน ระบบจะแสดง Footer เฉพาะอีเมลที่ส่งไปยังผู้รับภายนอกองค์กรเท่านั้น
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า
- หากมีการตั้งค่า Multiple rules หลายรายการ อาจเกิดการทับกันของกฎได้
- หากส่งอีเมลผ่านแอปภายนอกหรือ API บางประเภท Footer อาจไม่ถูกเพิ่มอัตโนมัติ
- หาก Footer ยังไม่แสดง อาจต้องรอระบบอัปเดตสักระยะ
การเพิ่ม Footer ให้กับอีเมลขององค์กร ช่วยให้การสื่อสารดูเป็นมาตรฐานมากขึ้น และเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับทุกอีเมลที่ส่งออก
ใช้งาน Google Workspace สำหรับธุรกิจได้ง่ายขึ้น ด้วยบริการจาก hostatom
คลิกดูรายละเอียดแพ็กเกจ
