ในองค์กรที่ใช้ Google Workspace ผู้ใช้มักลืมรหัสผ่าน หรือจำเป็นต้องเปลี่ยนรหัสด่วนด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัย ผู้ดูแลระบบ (Admin) จึงต้องรู้วิธี “รีเซ็ตรหัสผ่าน” ให้ผู้ใช้ได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย

บทความนี้จะแนะนำขั้นตอนรีเซ็ตรหัสผ่านผ่าน Google Admin console แบบละเอียด พร้อมแนะนำแนวทางความปลอดภัยที่ควรทำหลังรีเซ็ตเสร็จ เพื่อให้ทั้งผู้ใช้และข้อมูลขององค์กรยังปลอดภัยอยู่เสมอ

ก่อนเริ่มต้นรีเซ็ตรหัสผ่าน

ก่อนลงมือ ให้ตรวจสอบและทำความเข้าใจเรื่องต่อไปนี้ก่อนเล็กน้อย

• ต้องใช้บัญชีที่มีสิทธิ์เป็น Admin ใน Google Workspace จึงจะรีเซ็ตรหัสผ่านให้ผู้ใช้คนอื่นได้
• เมื่อรีเซ็ตรหัสผ่าน ผู้ใช้จะต้องล็อกอินใหม่บนอุปกรณ์และแอปทุกเครื่องที่เคยใช้บัญชีนั้น
• หากบัญชีนั้นเปิดใช้ 2-Step Verification / การยืนยันตัวตนแบบสองขั้นตอน อยู่ ผู้ใช้จะยังต้องยืนยันตัวตนเพิ่มหลังเปลี่ยนรหัสผ่าน
• ควรแจ้งผู้ใช้ล่วงหน้าว่าจะมีการเปลี่ยนรหัสผ่าน และแจ้งให้เปลี่ยนรหัสใหม่ด้วยตัวเองอีกครั้งเมื่อสามารถล็อกอินได้

ให้ Login เข้าสู่หน้า Admin Console ด้วย URL: admin.google.com
ล็อกอินด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ (Admin) ของ Google Workspace จากนัันคลิก Next

ใส่รหัสผ่านของแอดมินจากนั้นกดปุ่ม Next

คลิกที่ Directory เลือก Users

หน้า Users จะแสดงรายชื่อผู้ใช้งานในโดเมนนี้ เลือก User ที่ต้องการเปลี่ยนรหัสผ่าน
คลิกที่ “Reset Password“

เมื่อคลิกแล้ว จะปรากฏหน้าต่าง Reset password ขึ้นมา ซึ่งเราจะเลือกได้ 2 วิธีในการตั้งรหัสผ่านใหม่

วิธีที่ 1: ให้ระบบสุ่มรหัสผ่านอัตโนมัติ

เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการให้ระบบสร้างรหัสผ่านที่คาดเดายากและปลอดภัย โดยไม่ต้องคิดรหัสเอง

• ในหน้าต่าง Reset password ให้เลือกตัวเลือก
  • Automatically generate a password จากนั้นคลิก “RESET“

เมื่อคลิก RESET แล้ว ระบบจะสร้างรหัสผ่านใหม่ให้โดยอัตโนมัติ และแสดงรหัสนั้นบนหน้าจอ
คัดลอกรหัสผ่านนี้ไว้ คลิกที่ “Copy password” หรือจะส่งรหัสผ่านไปให้อีเมลของ user โดยให้คลิกที่ “Email Password“

เลือกวิธีแจ้งรหัสผ่านให้ผู้ใช้ เช่น ผ่านช่องทางที่ปลอดภัยอย่าง Google Chat ส่วนตัว หรือโทรแจ้ง
เมื่อเรียบร้อยแล้วคลิกปุ่ม “DONE” เพื่อปิดหน้าต่าง

⚠️ คำแนะนำด้านความปลอดภัย

• ไม่ควรส่งรหัสผ่านใหม่ในห้องแชทที่มีหลายคน หรือช่องทางสาธารณะ
• แนะนำให้แจ้งผู้ใช้เสมอว่าให้เปลี่ยนรหัสผ่านใหม่ทันทีหลังจากล็อกอินได้

วิธีที่ 2: ผู้ดูแลระบบกำหนดรหัสผ่านเอง

วิธีนี้เหมาะเมื่อคุณต้องการตั้งรหัสผ่านชั่วคราวที่จำง่ายขึ้นสำหรับแจ้งผู้ใช้ (แต่ยังต้องมีความปลอดภัยเพียงพอ)

ในหน้าต่าง Reset password ให้เลือกตัวเลือก “Create password“
พิมพ์รหัสผ่านใหม่ลงในช่อง Password ควรตั้งให้มีความยาวเพียงพอ และมีทั้งตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์

💡 แนะนำให้ทำเครื่องหมายถูกที่

• Ask user to change their password when they sign in
  • เพื่อให้ผู้ใช้เปลี่ยนรหัสเป็นของตัวเองในครั้งแรกที่เข้าสู่ระบบ

คลิกปุ่ม “Reset”

เมื่อรีเซ็ตสำเร็จ ระบบจะแสดงหน้าจอยืนยันเช่นเดียวกับวิธีแรก
คัดลอกรหัสผ่านที่ตั้งไว้ และแจ้งให้ผู้ใช้ทราบผ่านช่องทางที่ปลอดภัย

คลิกปุ่ม “DONE” เพื่อปิดหน้าต่าง

หลังรีเซ็ตรหัสผ่านควรทำอย่างไรต่อ

เพื่อให้การเปลี่ยนรหัสผ่านครั้งนี้ปลอดภัยและไม่สร้างความสับสนให้ผู้ใช้ แนะนำให้แจ้งข้อมูลต่อไปนี้เพิ่มเติม

• ให้ผู้ใช้ล็อกอินด้วยรหัสผ่านใหม่ จากนั้นเปลี่ยนเป็นรหัสที่ตัวเองตั้งขึ้นและจำได้ง่าย (แต่ยังมีความปลอดภัยสูง)
• แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่า หากเคยล็อกอินบนมือถือหรืออุปกรณ์อื่น ๆ อาจต้องกรอกรหัสผ่านใหม่ทุกเครื่อง
• ในกรณีที่เปลี่ยนรหัสเพราะสงสัยว่าบัญชีอาจถูกผู้อื่นเข้าถึง
  • ให้ตรวจสอบกิจกรรมการเข้าสู่ระบบล่าสุด
  • แนะนำให้เปิดใช้ 2-Step Verification หากยังไม่เปิดใช้งาน

เคล็ดลับการตั้งรหัสผ่านที่ปลอดภัย

• อย่าใช้รหัสผ่านที่เดาง่าย เช่น 123456, password, qwerty หรือชื่อบริษัทตรง ๆ
• หลีกเลี่ยงการใช้ข้อมูลส่วนตัวตรง ๆ เช่น วันเกิด เลขโทรศัพท์
• ไม่ใช้รหัสผ่านเดียวกันกับบริการอื่นที่สำคัญ เช่น บริการธนาคารหรือบริการส่วนตัว
• แนะนำให้ใช้ตัวจัดการรหัสผ่าน (Password Manager) เพื่อช่วยจำและเก็บรหัสผ่านให้ปลอดภัยยิ่งขึ้น

การรีเซ็ตรหัสผ่านบน Google Workspace ผ่านหน้า Admin console ทำได้ไม่กี่ขั้นตอน ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกได้ว่าจะให้ Google สุ่มรหัสผ่านให้ หรือกำหนดรหัสเอง จากนั้นจึงส่งรหัสให้ผู้ใช้และบังคับให้เปลี่ยนรหัสเมื่อเข้าสู่ระบบครั้งแรก เพื่อให้การใช้งานยังคงปลอดภัยอยู่เสมอ

ถ้าองค์กรของคุณใช้งาน Google Workspace อยู่แล้ว หรือกำลังจะเริ่มใช้งาน แต่ยังไม่มั่นใจเรื่องการตั้งค่าด้านความปลอดภัย การจัดการผู้ใช้ หรือการดูแล Admin console ให้ถูกต้อง hostatom สามารถช่วยคุณได้ครบวงจร ไม่ว่าจะเป็น

• ออกแบบโครงสร้างบัญชีผู้ใช้และกลุ่ม (Users / Groups / Alias)
• วางนโยบายรหัสผ่าน การรีเซ็ตรหัสผ่าน และการเปิดใช้ 2-Step Verification
• ให้คำปรึกษาและอบรมการใช้งานสำหรับทั้งผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ทั่วไป
• ทีมซัพพอร์ตคนไทยพร้อมช่วยเหลือเมื่อติดปัญหาเกี่ยวกับ Google Workspace

ดูรายละเอียดแพ็กเกจ Google Workspace จาก hostatom ได้ที่
👉 https://www.hostatom.com/google-workspace/

หากต้องการให้ทีมงานช่วยดูแลตั้งแต่เริ่มต้น วางระบบ และดูแลต่อเนื่องระยะยาว ก็สามารถติดต่อ hostatom เพื่อให้ทีมผู้เชี่ยวชาญช่วยออกแบบและดูแลระบบอีเมลของคุณได้อย่างมั่นใจ 💙