การนัดประชุมกับลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือพาร์ตเนอร์ บางครั้งอาจต้องสอบถามเวลาว่างกันหลายรอบ กว่าจะได้ช่วงเวลาที่สะดวกตรงกัน
Offer available times to meet เป็นฟีเจอร์ใน Gmail ที่ช่วยให้คุณส่งช่วงเวลาว่างสำหรับนัดหมายให้ผู้รับเลือกได้โดยตรงจากอีเมล เมื่อผู้รับเลือกเวลาที่สะดวก ระบบจะสร้างนัดหมายใน Google Calendar ให้อัตโนมัติ
ในคู่มือนี้ เราจะพาไปดูวิธีใช้งานแบบทีละขั้นตอน
- ใช้งานได้ผ่าน Gmail เวอร์ชันเว็บ (Desktop) เท่านั้น
- ฟีเจอร์นี้ออกแบบมาสำหรับการนัดหมายกับผู้รับ 1 คน
- หากส่งอีเมลถึงหลายคน ผู้ที่เลือกเวลานัดหมายได้ก่อนจะได้รับการยืนยันนัดหมาย และ ช่วงเวลาที่เลือกแล้วจะไม่สามารถเลือกซ้ำได้
ขั้นตอนการเสนอเวลาสำหรับนัดหมายใน Gmail (Offer available times to meet)
หลังจากเข้าสู่ระบบ Gmail แล้ว
- คลิกที่ Compose เพื่อเขียนอีเมลใหม่
- หากต้องการตอบกลับอีเมลเดิม ให้คลิก Reply
คลิกที่ Set up a time to meet ตรงแถบเครื่องมือด้านล่าง
เลือก Propose times you’re free
กำหนดระยะเวลาการประชุม (Duration)
คลิก Add a date แล้วเลือกวันที่และช่วงเวลาที่ต้องการเสนอ
ตรวจสอบช่วงเวลาให้เรียบร้อย แล้วคลิกที่ Next
ในหัวข้อ More info สามารถเพิ่มรายละเอียดได้หากต้องการ เช่น ลิงก์ Google Meet, สถานที่นัดหมาย, เบอร์โทร หรือหากยังไม่ต้องการระบุรายละเอียด ก็สามารถกลับมาแก้ไขภายหลังได้ที่ส่วนนี้
จากนั้นคลิกที่ Add to email
วันเวลานัดหมายจะปรากฎในอีเมล
- เขียนข้อความและระบุผู้รับที่ต้องการให้เรียบร้อย แล้วคลิก Send เพื่อส่งอีเมล
- ช่วงเวลาที่เสนอจะสามารถจองผ่าน Booking page ได้ภายใน 30 วัน
- เมื่อผู้รับเลือกช่วงเวลานัดหมาย ระบบจะสร้างนัดหมายใน Google Calendar และส่งอีเมลยืนยันให้โดยอัตโนมัติ
- หากต้องการนัดหมายผู้เข้าร่วมหลายคนพร้อมกัน แนะนำให้สร้างอีเวนต์ผ่าน Google Calendar โดยตรง
- ตรวจสอบ Time zone ให้ถูกต้อง ระบบจะแสดงเวลาตาม Time zone ของผู้รับโดยอัตโนมัติ
Offer available times to meet ช่วยลดขั้นตอนการนัดหมายผ่านอีเมล ให้ผู้รับเลือกช่วงเวลาที่สะดวกได้ด้วยตนเอง พร้อมสร้างนัดหมายใน Google Calendar โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับการนัดหมายกับลูกค้า คู่ค้า หรือเพื่อนร่วมงานแบบตัวต่อตัว
ใช้งาน Google Workspace ได้เต็มประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วยบริการจาก hostatom ที่พร้อมให้คำแนะนำด้านการตั้งค่า การดูแลระบบ และการใช้งานสำหรับองค์กร
