Google Workspace (ชื่อเดิมคือ Google G Suite) เป็นเครื่องมือที่ใช้งานบนอินเทอร์เน็ตที่ถูกออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งานขององค์กร สามารถทำงานร่วมกันได้ เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ และใช้งานได้ง่าย และสามารถใช้ที่ไหนก็ได้ ที่มีอินเทอร์เน็ต รวมไปถึงใช้งานได้บนทุกอุปกรณ์ และไม่จำเป็นต้องติดตั้ง software แบบระบบเก่าๆ

จากการที่ Google มีแอปต่างๆ ที่มีประสิทธิภาพทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่ นี่เอง จึงเป็นเหตุให้ผู้ใช้งานหรือองค์กรต่างๆ หันมาใช้งาน Google Workspace กันมากขึ้น

สำหรับคนที่อยากรู้ว่า Google Workspace คืออะไร และมีฟีเจอร์หรือแอปอะไรบ้าง สามารถดูได้ที่ Google Workspace คืออะไร

ซึ่งในตอนนี้ องค์กรใหญ่ๆ ระดับโลก, โรงเรียน หรือหน่วยงานรัฐบาล เช่น Colgate-Palmolive, Nielsen, All Nippon Airways หรือ City of Los Angeles เป็นต้น (อ้างอิง: Google Workspace Our Customers) ต่างก็หันมาใช้บริการ Google Workspace กันมากขึ้น

องค์กรระดับโลกอย่าง Colgate-Palmolive ก็เลือกใช้ Google Workspace ผลลัพธ์ที่ได้คือ

• ช่วยย้ายข้อมูลผู้ใช้จำนวน 28,000 รายไปยัง Google Workspace ภายใน 6 เดือน
• มีการทำงานร่วมกันบนไดร์ฟเพิ่มขึ้น 94%
• ใน 1 เดือนมีการใช้ประชุมออนไลน์ผ่าน Google Meet 57,000 ชั่วโมง
• ปรับปรุงประสิทธิภาพของ Users ดีขึ้น โดยที่ข้อมูลยังได้รับการปกป้องให้ปลอดภัย

ข้อมูลจาก: Google Workspace Customer Story

แล้วทำไมองค์กรควรหันมาใช้งานบริการ Google Wokspace ได้แก่

1. ความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย

ด้วยทีมงาน Support ระดับโลกทำให้มั่นใจได้เลยว่า ข้อมูลของคุณจะปลอดภัยแน่ๆ รวมไปถึง Google ยังมี AI ที่เข้มงวดคอยกรองและตวจจับ Spam Mail หรือ Phishing Mail ซึ่งหากพบพฤติกรรม หรืออีเมลที่น่าสงสัยจะแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบทันที ดังคำกล่าวของ Google บอกไว้ว่า “security-first mindset.”

Google Workspace ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยแบบ 2 ขั้นตอน หากพบการ Login ผ่านอุปกรณ์ที่ไม่รู้จัก ระบบจะส่งข้อความไปยังเจ้าของบัญชีพร้อมรหัสยืนยันการเข้าใช้งาน

ด้วยระบบความปลอดภัยของ Google ข้อมูลจะอยู่บน Data Center ที่มีระบบรักษาความปลอดภัยแน่นหนา ซึ่งข้อมูลถูกเข้ารหัส (TLS) ทั้งหมด ไม่มีใครอ่านได้ แม้แต่พนักงานของเราหรือของ Google เองก็ตาม มั่นใจได้เลยว่าข้อมูลของท่านจะไม่หาย เพราะทาง Google มีระบบสำรองข้อมูล และ Google จะไม่มีการนำข้อมูลของลูกค้าไปใช้เพื่อจุดประสงค์อื่น หรือโฆษณาอีกด้วย

นอกจากนี้ Google ยังมีการรับประกันการบริการ (SLA) 99.9% อีกด้วย รวมไปถึงทีม Support ที่เชี่ยวชาญอีกด้วย และยังมีการตรวจสอบจากหน่วยงานอื่นๆ เป็นประจำอีกด้วย

นอกจากนี้ Google ยังมีรายงานเพื่อแสดงความโปร่งใสของการทำงาน โดยมีการแจ้งหรือประกาศให้ผู้ใช้งานทราบมาโดยตลอด ซึ่งสามารถดูรายงานเหล่านี้ได้ที่ Transparency Report

2. เมลเก่าไม่โอเค

เนื่องจากอีเมลเก่าที่ใช้งานอยู่เป็นอีเมลโฮสติ้ง หรือใช้งานอีเมล Webmail จากที่อื่น อาจเกิดปัญหาดังนี้

• อีเมลรับ-ส่งไม่ได้ คือประมาณว่าส่งอีเมลไปแล้วปลายทางไม่ได้รับ หรือมีคนส่งอีเมลมา แล้วไม่เข้ากล่อง inbox ของเรา ปัญหานี้จะหมดไป หากคุณใช้งาน Google Workspace เพราะ Server ของ Google มีความเสถียรมากกว่า รวมไปถึง Google นั้นมี Support ที่เชี่ยวชาญคอยให้ความช่วยเหลือในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นอีกด้วย
• ติด Limit ในกรณีที่ผู้ใช้งานอีเมลจากโฮสติ้ง หรือ Webmail บางที่อาจจะจำกัด Limit Attached ไฟล์ไว้ ทำให้เกิดปัญหาหากต้องส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินที่ทางโฮสติ้งกำหนดไว้ ซึ่งปัญหานี้จะหมดไป หากใช้ Google Workspace เพราะ คุณสามารถแชร์ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่นี้ได้ผ่านทาง Google Drive
• ระบบเมลโฮสติ้ง หรือ Webmail หน้าตาหรือการออกแบบมาให้ใช้งานยาก ไม่สะดวก แต่สำหรับ Google Workspace นั้น ถูกออกแบบมาเพื่อให้ใช้งานได้ง่าย ไม่ยุ่งยาก

3. การทำงานร่วมกัน

ถึงแม้ว่าจะอยู่ต่างที่ ต่างเวลากัน ด้วยเครื่องมือของ Google Workspace จะช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์ที่อยู่ใน Drive ได้ทุกที่ ทุกเวลาแบบ Realtime ไม่ต้องยุ่งยากดาวน์โหลด หรือแนบไฟล์ส่งงานกันทางอีเมล และยังแก้ปัญหาเปิดไฟล์ไม่ได้อีกด้วยทำให้ลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย

4. Video Conference

Google Meet จะช่วยให้องค์กรติดต่อ หรือคุยกันได้ง่ายขึ้น และปลอดภัยอีกทั้งยังสามารถแชร์ไฟล์งาน หรือหน้าจอได้อีกด้วย

5. มีส่วนเสริม หรือบริการเสริมอื่นๆ

Google ยังมีส่วนเสริมอื่นๆ จาก Third-Party หรือจากทางทีม Google เองมาให้ใช้งานร่วมกับแอปต่างๆ ของทาง Google ทำงานการทำงานง่ายขึ้น ประหยัดเวลามากขึ้นอีกด้วย สำหรับส่วนเสริมต่างๆ สามารถดูได้ที่ Google Workspace Marketplace

ซึ่งนอกจากนี้ยังมีความสามารถในการเก็บรักษาข้อมูล, การเก็บข้อมูลถาวร, การค้นหาข้อมูล และการส่งออกข้อมูลอีกด้วย

6. ง่ายต่อการดูแลระบบ

เนื่องจาก Google Workspace มี Admin Console ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าไปจัดการหรือตั้งค่าในการใช้งานต่างๆ ให้เหมาะสมกับองค์กรได้ อีกทั้งยังมีรายงานที่จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบตวบรวมข้อมูล และนำไปปรับใช้เพื่อเพิ่มความปลอดภัยหรือเพิ่มประสิทธิภาพในดารทำงานได้อีกด้วย

เมื่อเทคโนโลยีมีการพัฒนาต่อไปเรื่อยๆ ผู้นำขององค์กรก็ควรก้าวตามให้ทันกับโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลง เพื่อให้องค์กรก้าวหน้า และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Google Workspace ถือได้ว่า เป็นตัวช่วยที่จะทำให้องค์กรทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลาและช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้

สำหรับใครที่อ่านบทความนี้แล้ว สนใจอยากใช้ Google Workspace ทางโฮสอะตอมก็มีบริการ Google Workspace นะคะ สามารถดูรายละเอียดหรือสั่งซื้อได้ที่ https://www.hostatom.com/google-workspace/