ทำไมองค์กรถึงควรใช้งาน Google Workspace

Google Workspace (ชื่อเดิมคือ Google G Suite) เป็นเครื่องมือที่ใช้งานบน cloud-hosted ที่ถูกออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งานขององค์กร สามารถทำงานร่วมกันได้ เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ และใช้งานได้ง่าย

จากการที่ Google มีแอปต่างๆ ที่มีประสิทธิภาพทำให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่ นี่เอง จึงเป็นเหตุให้ผู้ใช้งานหรือองค์กรต่างๆ หันมาใช้งาน Google Workspace กันมากขึ้น

สำหรับคนที่อยากรู้ว่า Google Workspace คืออะไร และมีฟีเจอร์หรือแอปอะไรบ้าง สามารถดูได้ที่ Google Workspace คืออะไร

ซึ่งในตอนนี้ องค์กรใหญ่ๆ ระดับโลก, โรงเรียน หรือหน่วยงานรัฐบาล เช่น Colgate-Palmolive, Nielsen, All Nippon Airways หรือ City of Los Angeles เป็นต้น (อ้างอิง: Google Workspace Our Customers) ต่างก็หันมาใช้บริการ Google Workspace กันมากขึ้น

องค์กรระดับโลกอย่าง Colgate-Palmolive ก็เลือกใช้ Google Workspace ผลลัพธ์ที่ได้คือ

  • ช่วยย้ายข้อมูลผู้ใช้จำนวน 28,000 รายไปยัง Google Workspace ภายใน 6 เดือน
  • มีการทำงานร่วมกันบนไดร์ฟเพิ่มขึ้น 94%
  • ใน 1 เดือนมีการใช้ประชุมออนไลน์ผ่าน Google Meet 57,000 ชั่วโมง
  • ปรับปรุงประสิทธิภาพของ Users ดีขึ้น โดยที่ข้อมูลยังได้รับการปกป้องให้ปลอดภัย

ข้อมูลจาก: Google Workspace Customer Story

แล้วทำไมองค์กรควรหันมาใช้งานบริการ Google Wokspace ได้แก่

1. เมลเก่าไม่โอเค

เนื่องจากอีเมลเก่าที่ใช้งานอยู่เป็นอีเมลโฮสติ้ง หรือใช้งานอีเมล Webmail จากที่อื่น อาจเกิดปัญหาดังนี้

  • อีเมลรับ-ส่งไม่ได้ คือประมาณว่าส่งอีเมลไปแล้วปลายทางไม่ได้รับ หรือมีคนส่งอีเมลมา แล้วไม่เข้ากล่อง inbox ของเรา ปัญหานี้จะหมดไป หากคุณใช้งาน Google Workspace เพราะ Server ของ Google มีความเสถียรมากกว่า รวมไปถึง Google นั้นมี Support ที่เชี่ยวชาญคอยให้ความช่วยเหลือในกรณีที่เกิดปัญหาขึ้นอีกด้วย
  • ติด Limit ในกรณีที่ผู้ใช้งานอีเมลจากโฮสติ้ง หรือ Webmail บางที่อาจจะจำกัด Limit Attached ไฟล์ไว้ ทำให้เกิดปัญหาหากต้องส่งไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เกินที่ทางโฮสติ้งกำหนดไว้ ซึ่งปัญหานี้จะหมดไป หากใช้ Google Workspace เพราะ คุณสามารถแชร์ไฟล์ที่มีขนาดใหญ่นี้ได้ผ่านทาง Google Drive
  • ระบบเมลโฮสติ้ง หรือ Webmail หน้าตาหรือการออกแบบมาให้ใช้งานยาก ไม่สะดวก แต่สำหรับ Google Workspace นั้น ถูกออกแบบมาเพื่อให้ใช้งานได้ง่าย ไม่ยุ่งยาก

2. การทำงานร่วมกัน

ถึงแม้ว่าจะอยู่ต่างที่ ต่างเวลากัน ด้วยเครื่องมือของ Google Workspace จะช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์ที่อยู่ใน Drive ได้ทุกที่ ทุกเวลาแบบ Realtime ไม่ต้องยุ่งยากดาวน์โหลด หรือแนบไฟล์ส่งงานกันทางอีเมล และยังแก้ปัญหาเปิดไฟล์ไม่ได้อีกด้วยทำให้ลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย

3. Video Conference

Google Meet จะช่วยให้องค์กรติดต่อ หรือคุยกันได้ง่ายขึ้น และปลอดภัยอีกทั้งยังสามารถแชร์ไฟล์งาน หรือหน้าจอได้อีกด้วย

4. มีส่วนเสริม หรือบริการเสริมอื่นๆ

Google ยังมีส่วนเสริมอื่นๆ จาก Third-Party หรือจากทางทีม Google เองมาให้ใช้งานร่วมกับแอปต่างๆ ของทาง Google ทำงานการทำงานง่ายขึ้น ประหยัดเวลามากขึ้นอีกด้วย สำหรับส่วนเสริมต่างๆ สามารถดูได้ที่ Google Workspace Marketplace

5. ความน่าเชื่อถือและความปลอดภัย

ด้วยทีมงาน Support ระดับโลกทำให้มั่นใจได้เลยว่า ข้อมูลของคุณจะปลอดภัยแน่ๆ รวมไปถึง Google ยังมี AI ที่เข้มงวดคอยกรองและตวจจับ Spam Mail หรือ Phishing Mail ซึ่งหากพบพฤติกรรม หรืออีเมลที่น่าสงสัยจะแจ้งเตือนผู้ดูแลระบบทันที

Google Workspace ยังมีระบบรักษาความปลอดภัยแบบ 2 ขั้นตอน หากพบการ Login ผ่านอุปกรณ์ที่ไม่รู้จัก ระบบจะวางข้อความไปยังเจ้าของบัญชีพร้อมรหัสยืนยันการเข้าใช้งาน

นอกจากนี้ Google ยังมีการรับประกันการบริการ (SLA) 99.9% อีกด้วย รวมไปถึงทีม Supoort ที่เชี่ยวชาญอีกด้วย

6. ง่ายต่อการดูแลระบบ

เนื่องจาก Google Workspace มี Admin Console ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าไปจัดการหรือตั้งค่าในการใช้งานต่างๆ ให้เหมาะสมกับองค์กรได้ อีกทั้งยังมีรายงานที่จะช่วยให้ผู้ดูแลระบบตวบรวมข้อมูล และนำไปปรับใช้เพื่อเพิ่มความปลอดภัยหรือเพิ่มประสิทธิภาพในดารทำงานได้อีกด้วย

เมื่อเทคโนโลยีมีการพัฒนาต่อไปเรื่อยๆ ผู้นำขององค์กรก็ควรก้าวตามให้ทันกับโลกที่กำลังเปลี่ยนแปลง เพื่อให้องค์กรก้าวหน้า และมีประสิทธิภาพมากขึ้น

Google Workspace ถือได้ว่า เป็นตัวช่วยที่จะทำให้องค์กรทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลาและช่วยลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้

สำหรับใครที่อ่านบทความนี้แล้ว สนใจอยากใช้ Google Workspace ทางโฮสอะตอมก็มีบริการ Google Workspace นะคะ สามารถดูรายละเอียดหรือสั่งซื้อได้ที่ https://www.hostatom.com/google-workspace/

Was this article helpful?

Related Articles