เมื่อมีไฟล์ใน Shared drives ถูกลบโดยไม่ตั้งใจ ผู้ดูแลระบบอาจไม่ทราบว่าเกิดขึ้นเมื่อใดหรือใครเป็นผู้ดำเนินการ หากตรวจพบช้า ก็อาจส่งผล
กระทบต่อการทำงานของทีมได้
Google Workspace มีฟีเจอร์ที่ช่วยแจ้งเตือนเมื่อมีการลบไฟล์ใน Shared drives ตามเงื่อนไขที่กำหนด ทำให้ผู้ดูแลระบบสามารถติดตามเหตุการณ์และดำเนินการตรวจสอบได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
- ฟีเจอร์ Activity rules รองรับเฉพาะ Google Workspace บางแพ็กเกจ
- ต้องใช้บัญชี Google Workspace Admin ที่มีสิทธิ์จัดการ Activity rules
- การแจ้งเตือนจะทำงานเมื่อเหตุการณ์ตรงตามเงื่อนไขที่กำหนด
ขั้นตอนตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อมีการลบไฟล์ใน Shared drives
หลังจากเข้าสู่ระบบ Google Admin Console แล้ว ให้คลิกที่ Rules
คลิกที่ Create Rule แล้วเลือก Activity
ในหัวข้อ Rule details and scope
- Rule name ตั้งชื่อกฎ เช่น Alert – Shared Drive File Deleted
- Description เพิ่มคำอธิบายของกฎ (ไม่บังคับ)
จากนั้นคลิก Continue
ในหัวข้อ Conditions
- เลือก Data source เป็น Drive log events
- คลิก Add condition แล้วกำหนดค่า ดังนี้
- Attribute: Event
- Operator: is
- Value: delete
คลิก Continue
ในหัวข้อ Actions เลือกวิธีรับการแจ้งเตือนตามต้องการ
- Alert center เพื่อแสดงการแจ้งเตือนใน Google Admin Console
- Email notifications เพื่อส่งอีเมลแจ้งเตือน
- เลือกความถี่ในการแจ้งเตือน
- เลือกระดับ Severity ให้สอดคล้องกับการใช้งาน
- เลือกสถานะของกฎ
- Active เพื่อเริ่มใช้งานทันที
- Inactive หากต้องการบันทึกไว้ก่อน
คลิก Continue
ตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดอีกครั้ง แล้วคลิก Create rule
เมื่อสร้างกฎเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงรายการกฎพร้อมสถานะการทำงานในหน้า Rules
- หลังสร้างกฎแล้ว อาจใช้เวลาสักระยะก่อนที่การแจ้งเตือนจะเริ่มทำงาน
- การส่งอีเมลแจ้งเตือนรองรับเฉพาะผู้ใช้ภายในโดเมนขององค์กร
- สามารถสร้าง Activity rules เพิ่มเติมเพื่อติดตามเหตุการณ์อื่น ๆ ได้ เช่น การแชร์ไฟล์ การย้ายไฟล์ หรือการลบไฟล์
การตั้งค่าการแจ้งเตือนช่วยให้ผู้ดูแลระบบติดตามเหตุการณ์สำคัญได้รวดเร็ว และตรวจสอบปัญหาได้ทันเวลา เมื่อใช้งานร่วมกับการกู้คืนข้อมูลและระบบสำรองข้อมูล ก็จะช่วยให้การดูแลข้อมูลขององค์กรเป็นไปอย่างมั่นใจมากขึ้น
hostatom พร้อมให้คำแนะนำและดูแลการใช้งาน Google Workspace เพื่อให้การทำงานขององค์กรเป็นเรื่องง่าย
