“หากคุณเพิ่งเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace แต่ไม่รู้จะเริ่มจากตรงไหน?”
บทความนี้จะพาคุณไปทำความรู้จักกับ เจ้าตัวแพลตฟอร์มการทำงานออนไลน์นี้ให้มากขึ้น ช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งานได้ง่าย และเข้าใจฟีเจอร์สำคัญที่จำเป็นต่อธุรกิจคุณโดยไม่ต้องเสียเวลาลองผิดลองถูก มาเริ่มกันเลยดีกว่า !

Google Workspace คืออะไร ?

Google Workspace (ชื่อเดิม: G Suite) เป็นชุดเครื่องมือสำหรับการทำงานออนไลน์ ที่รวม Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat และอื่น ๆ ไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องง่าย สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็น การส่งอีเมล ประชุมออนไลน์ การจัดเก็บและแชร์เอกสาร ที่รองรับการแก้ไขเอกสารแบบเรียลไทม์ ขอแค่คุณมีอินเทอร์เน็ต ไม่ต้องติดตั้งซอฟแวร์เพิ่มเติมก็สามารถใช้งานได้ทันที

ทำความรู้จักแอปหลัก ของ Google Workspace – ใช้งานยังไง ?

Google Workspace มีหลายแอปที่ช่วยให้การทำงานเป็นเรื่องง่าย เรามาดูกันว่ามีอะไรบ้าง และใช้งานยังไง

แอป	การใช้งานหลัก
Google Docs	พิมพ์และแก้ไขเอกสาร แชร์ให้ทีมร่วมทำได้แบบเรียลไทม์
Google Sheets	วิเคราะห์ข้อมูลและสร้างตารางคำนวณอัตโนมัติได้ง่าย ๆ
Google Slides	ทำพรีเซนเทชันแบบออนไลน์ พร้อมธีมและอนิเมชันพื้นฐาน
Google Meet	ใช้ประชุมออนไลน์ได้จากทุกที่ พร้อมรองรับการแชร์หน้าจอ
Google Drive	ที่เก็บไฟล์ออนไลน์ ปรับสิทธิ์การเข้าถึง และแชร์เอกสารให้ทีมได้ง่าย ๆ
Google Chat	แชทและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
Gmail	อีเมลธุรกิจที่ปลอดภัยและใช้งานง่าย

ใครบ้างที่ควรใช้ Google Workspace ?

เจ้าของธุรกิจ
หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ การจะใช้อีเมลบริษัทอย่างเช่น @yourcompany.com จะช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้แบรนด์คุณได้มากขึ้น แถมยังสามารถเก็บไฟล์เอกสารต่าง ๆ ไว้ใน Drive ได้อย่างปลอดภัย ไม่ต้องระแวงว่าข้อมูลจะหาย หรือโดนแฮกง่าย ๆ

ฟรีเเลนซ์ & ครีเอเตอร์
สำหรับสายนี้ การส่งงานให้ลูกค้าในแต่ละครั้งจะกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้น เพราะคุณสามารถแชร์ไฟล์ผ่าน Drive ได้ เรียลไทม์ ไม่ต้องแนบไฟล์หนัก ๆ ไปกับอีเมล ทำงานง่ายขึ้น ติดต่อกันได้ตลอดอีกต่างหาก

นักเรียน & ครู
ลองมาดูสายการศึกษากันบ้าง…ทั้งนักเรียนและครูสามารถทำการเรียนการสอนออนไลน์ได้ง่าย ๆ ผ่าน Google Meet หรือจะจัดตารางเรียน ตารางสอนผ่าน Google Calendar ก็สามารถทำได้เลย คุณจะไม่พลาดนัดสำคัญอีกต่อไป

เครื่องมือเสริมของ Google Workspace

นอกจากแอปหลักแล้ว Google Workspace ยังมีเครื่องมือเสริมที่ช่วยให้ทำงานง่ายขึ้นอย่าง Gemini และ Extension อีกด้วย ! เครื่องมือเสริมที่พูดถึง ก็คือ Gemini AI และ Google Workspace Extension นั่นเอง แต่คนส่วนใหญ่อาจจะกำลังสับสนว่าทั้งสองตัวนี้ทำงานต่างกันยังไง ตารางนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจง่ายขึ้น

เครื่องมือเสริม	การทำงานหลัก
Gemini เป็น AI ผู้ช่วยอัจฉริยะที่ช่วยให้การทำงานใน Google Workspace สะดวกขึ้น	ช่วยสรุปข้อมูล, เขียนอีเมล, แนะนำข้อความในแชทที่เหมาะสมใน Gmail ได้
Google Workspace Extensions คือส่วนขยายใน Google Workspace	เป็นส่วนขยายที่ช่วยเพิ่มฟังก์ชันพิเศษ เช่น Grammarly (ใช้เช็กแกรมม่า) Docusign (เซ็นเอกสารออนไลน์)

วิธีเข้าใช้งาน Google Workspace เบื้องต้น

การเข้าใช้งาน Google Workspace มีวิธีเข้าหลัก ๆ อยู่ 3 วิธี

การเข้าใช้งานผ่านหน้า Google

• ไปที่ Google.com https://www.google.com/
• คลิกที่ Google Apps (ไอคอนจุด 9 จุดมุมขวาบน)
• เลือกแอปที่ต้องการใช้งาน

การเข้าใช้งานผ่าน URL โดยตรง

สามารถเข้าแอปที่ต้องการได้โดยตรงผ่าน URL

• Google Docs – docs.google.com
• Google Sheets – sheets.google.com
• Google Slides – slides.google.com
• Gmail – mail.google.com
• Google Meet – meet.google.com
• Google Drive – drive.google.com

การเข้าใช้งานผ่านมือถือ

คุณสามารถดาวน์โหลดแอปที่ต้องการจาก..

• Google Play Store (สำหรับ Android)
• App Store (สำหรับ iOS)
• จากนั้นล็อกอินด้วยบัญชี Google Workspace ของคุณ

การใช้งาน “แอปหลัก” ของ Google Workspace เบื้องต้น

Gmail – อีเมลโดเมนบริษัทแบบมืออาชีพ

การใช้ Gmail โดเมนบริษัทก็ใช้งานปกติเหมือนกับ Gmail ทั่วไปที่เราคุ้นเคยเลย แต่สิ่งที่พิเศษกว่า ก็คือ คุณจะได้ใช้ อีเมลในรูปแบบ @yourcompany.com ที่ช่วยเสริมดีกรีความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจของคุณ แถมยังลดความเสี่ยงจากสแปมได้มากขึ้น ถ้าคุณเพิ่งเริ่มใช้งาน หรือยังไม่มั่นใจว่าจะล็อกอินยังไง คุณสามารถดูวิธีได้ที่ วิธี login เข้าใช้งาน Gmail

นอกจากนี้ Gmail ยังมีระบบฟิลเตอร์และป้ายกำกับ (Label) ช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมาย และค้นหาง่ายสบายตาขึ้น เช่น การแยกอีเมลลูกค้าออกจากอีกเมลภายในบริษัท ซึ่งมีวิธีการทำเพียงไม่ยากเช่นกัน สามารถดูวิธีตั้งค่าได้ที่ คู่มือการตั้งค่าป้ายกำกับและตัวกรองใน Gmail เพื่อจัดระเบียบอีเมล

Google Drive – ที่เก็บไฟล์ออนไลน์สำหรับทีม

อย่างที่เกริ่น ๆ ไปช่วงแรก ถ้าอยากให้ทีมทำงานร่วมกันสะดวกขึ้น แอปนี้ก็ถือว่าช่วยได้เยอะ โดยเฉพาะฟีเจอร์ Shared Drive ที่ออกแบบมาให้ทุกคนในทีมเข้าถึงไฟล์ชุดเดียวกันได้ ลองดูวิธีง่าย ๆ ได้ที่ วิธีสร้าง Shared Drive ใน Google Drive อย่างง่าย ๆ และ การเชิญสมาชิกให้เข้าร่วม Shared Drive ใน Google Drive

นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ได้ตามความเหมาะสม เช่น สามารถกำหนดให้คนนั้นดุได้อย่างเดียว หรือสามารถกำหนดให้แก้ไขเอกสารได้ด้วย ฟังก์ชันนี้ช่วยจัดการเอกสารในทีมได้เป็นระเบียบและปลอดภัยมากขึ้น ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ การใช้งานสิทธิ์ใน Shared Drive

Google Docs / Sheets/ Slides – สร้างเอกสาร ชีต สไลด์ สไลด์

ไม่ว่าจะเป็นเอกสารประเภทไหน ก็สามารถสร้างและแก้ไขได้ง่าย ผ่าน Google Docs, Sheets และ Slides แบบออนไลน์ (ขอแค่มีอินเทอร์เน็ต) และยังเข้าถึงงานได้จากทุกอุปกรณ์ ทั้งคอม แท็บเล็ต มือถือ ที่สำคัญยังสามารถแชร์ไฟล์ให้ทีมได้ซึ่งมาพร้อมฟีเจอร์เพิ่มความสะดวกในการทำงานอย่าง Comment และ Suggestion Mode ที่เพื่อนร่วมงานของคุณสามารถแนะนำหรือเสนอการแก้ไข โดยไม่ต้องยุ่งกับไฟล์ต้นฉบับ ดูรายละเอียดลิงก์เพื่อเริ่มต้นใช้งาน

• วิธีการใช้งาน Google Docs: พิมพ์ แชร์ และคอมเมนต์เอกสาร
• คู่มือการใช้งาน Google Sheets เบื้องต้น
• วิธีใช้งาน Google Slides

Google Meet – ห้องประชุมออนไลน์ ใช้งานง่าย

ถ้ามองหาแอปจัดประชุมออนไลน์กับทีมแบบรวดเร็ว และไม่ต้องเสียเวลาลงแอป แค่เข้าไปที่ meet.google.com แล้วคลิก “New Meeting” ก็สร้างห้องประชุมได้ทันที จากนั้นก็สามารถแชร์ลิงก์ให้ทีมได้เลย ง่ายแถม สะดวกสุด ๆ นอกจากนี้
ภายในยังมีฟีเจอร์เด่น ๆ อย่าง Background Blur และ Noise Cancellation ที่ช่วยให้ประชุมราบรื่นขึ้น สำหรับใครที่ใช้งานครั้งแรก ดูการใช้งานได้ที่ การประชุมทางวิดีโอของ Google Meet

การประชุม Google Meet นั้นสามารถประชุมได้ฟรี แต่หากต้องบันทึกการประชุมไว้ดูย้อนหลังหรือแชร์ต่อ ก็ต้องอัปเกรดเป็นเวอร์ชันเสียเงินเพื่อเพิ่มความสะดวกให้ประชุมไหลลื่นมากขึ้น ดูรายละเอียดเพิ่มเติมที่ Google Meet: ฟีเจอร์ฟรี vs แบบเสียเงิน

แอปที่กล่าวมาด้านบนนี้ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของบริการ Google Workspace เท่านั้น ยังมีแอปอื่น ๆ อีกมากมาย สามารถเข้าไปดูได้ที่ Google Workspace Application หรือศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมแบบละเอียดได้ที่ Google Workspace

สรุปสั้น ๆ Google Workspace เป็นชุดเครื่องมือที่ช่วยให้คุณทำงานออนไลน์ และจัดการงานได้ง่ายขึ้นในที่เดียว เพราะสามารถทำให้คุณประหยัดเวลา และงานยังมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอีกด้วย

“ถ้าอยากเริ่มต้นใช้งาน Google Workspace ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องเสียเวลาตั้งค่าเองให้ยุ่งยาก พร้อมใช้งานได้ครบทุกฟีเจอร์” สมัครแพ็กเกจที่เหมาะกับคุณได้ที่ hostatom วันนี้ ! แล้วให้เราจัดการทุกอย่างให้คุณตั้งแต่การตั้งค่าเริ่มต้นจนถึงการใช้งานจริง ดูแพ็กเกจและสมัครใช้งาน เพื่อให้ธุรกิจของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น 💓