สูตร (Formula) คือคำสั่งที่ใช้ให้ Google Sheets คำนวณข้อมูลให้เราโดยอัตโนมัติ โดยเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย “=” จากนั้นตามด้วยชื่อฟังก์ชันหรือรูปแบบการคำนวณ เช่น รวมตัวเลข หาค่าเฉลี่ย หรือเปรียบเทียบเงื่อนไขต่าง ๆ

ใน Google Sheets มีฟังก์ชันให้เลือกใช้งานมากมาย แต่สำหรับผู้เริ่มต้น แนะนำให้ลองใช้สูตรพื้นฐานที่เข้าใจง่ายก่อน เพราะเป็นสูตรที่เจอบ่อย ใช้ได้กับหลายสถานการณ์ และช่วยให้ทำงานได้สะดวกขึ้นแบบไม่ซับซ้อน

ฟังก์ชันพื้นฐานใน Google Sheets ที่ควรรู้

สำหรับผู้เริ่มต้น ฟังก์ชันเหล่านี้ถือเป็นตัวช่วยสำคัญในการคำนวณและจัดการข้อมูลได้สะดวกยิ่งขึ้น (ใช้บ่อยมาก)

• SUM – ใช้รวมค่าตัวเลขหลายช่องเข้าด้วยกัน
• AVERAGE – ใช้หาค่าเฉลี่ยของข้อมูลในช่วงที่เลือก
• MIN / MAX – ใช้หาค่าต่ำสุดหรือค่าสูงสุดในชุดข้อมูล
• COUNT – ใช้นับจำนวนเซลล์ที่เป็นตัวเลข
• COUNTA – ใช้นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูล ไม่ว่าจะเป็นตัวเลขหรือข้อความ
• IF – ใช้กำหนดเงื่อนไขให้แสดงผลลัพธ์ที่ต่างกัน เช่น ถ้าข้อมูลตรงตามเงื่อนไขให้แสดงข้อความหนึ่ง ถ้าไม่ตรงให้แสดงอีกข้อความหนึ่ง

ขั้นตอนการใส่สูตรใน Google Sheets

ขั้นตอนที่ 1 คลิกเซลล์ที่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์ เช่น ยอดรวม

ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอก่อนใส่สูตร
เครื่องหมายนี้ใช้ระบุว่าเซลล์ดังกล่าวจะถูกกำหนดให้แสดงผลจากสูตร

ขั้นตอนที่ 3 พิมพ์ชื่อฟังก์ชันที่ต้องการใช้งาน
เช่น หากต้องการใช้ฟังก์ชัน SUM ให้พิมพ์ว่า =SUM
หรือ หากต้องการใช้ฟังก์ชัน SUM ให้พิมพ์ว่า =AVERAGE และสูตรอื่น ๆ ก็ใช้หลักการพิมพ์ในวิธีนี้เช่นเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 4 ดับเบิ้ลคลิกฟังก์ชันที่ต้องการใช้งาน

ขั้นตอนที่ 5 ดูคำแนะนำ (Tooltip) ที่ปรากฏขณะพิมพ์สูตร
Google Sheets จะแสดงคำแนะนำโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มพิมพ์ชื่อฟังก์ชัน ซึ่งจะแสดงรูปแบบการใช้งานที่ถูกต้อง พร้อมบอกลำดับข้อมูลที่ต้องกรอกภายในวงเล็บ ช่วยให้ใส่สูตรได้อย่างถูกต้อง และลดข้อผิดพลาดได้มาก โดยเฉพาะสำหรับผู้เริ่มต้น
ดังรูป

ขั้นตอนที่ 6 ระบุช่วงข้อมูลที่ต้องการใช้งานร่วมกับฟังก์ชัน
สามารถดำเนินการได้ 2 วิธี:

• พิมพ์ช่วงเซลล์ด้วยตนเอง เช่น C2:C12
• หรือใช้เมาส์คลิกลากเลือกช่วงเซลล์ → ระบบจะระบุช่วงให้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 7 กด Enter เพื่อดูผลลัพธ์ที่ปรากฏในเซลล์

เทคนิคเพิ่มเติมที่ควรทราบ

นอกจากการใส่สูตรพื้นฐานแล้ว Google Sheets ยังมีลูกเล่นเล็ก ๆ ที่ช่วยให้การทำงานสะดวกและแม่นยำยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการคัดลอกสูตรแบบอัตโนมัติ การดูคำแนะนำขณะพิมพ์ ไปจนถึงการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเบื้องต้น เทคนิคเหล่านี้อาจดูเล็กน้อย แต่ช่วยประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดได้มากทีเดียว

การคัดลอกสูตรด้วย Fill Handle

เพื่อให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น มาดูจากตัวอย่างนี้กันเลย:
เซลล์ที่แสดงค่า 500 เป็นผลลัพธ์จากการคูณ “จำนวนสินค้า × ราคาต่อหน่วย” ของวันที่ 01/04/2025
ตอนนี้เราต้องการให้เซลล์อื่น ๆ คำนวณด้วยสูตรเดียวกัน ซึ่งจะใช้การคัดลอกสูตรด้วย Fill Handle เข้ามาช่วยคำนวณ

เริ่มต้นได้ดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1 คลิกเซลล์ที่มีสูตรอยู่แล้ว
เลือกเซลล์ที่คำนวณค่าได้แล้ว (เช่น เซลล์ที่แสดง 500) เพื่อใช้เป็นต้นแบบในการคัดลอกสูตรไปยังแถวอื่น ๆ

ขั้นตอนที่ 2 มองหาจุดเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของเซลล์ (Fill Handle) แล้วคลิกค้างที่จุดนั้น

ขั้นตอนที่ 3 ลากไปยังทิศทางที่ต้องการคัดลอกสูตร
คลิกค้างที่ Fill Handle แล้วลากลงด้านล่าง หรือไปทางขวา ตามจำนวนเซลล์ที่ต้องการคัดลอก

เมื่อเลือกช่วงครบแล้ว ให้ปล่อยเมาส์ → สูตรจะถูกคัดลอกไปยังเซลล์อื่นโดยอัตโนมัติ โดยระบบจะเปลี่ยนอ้างอิงเซลล์ให้เหมาะสมกับแต่ละแถวโดยอัตโนมัติ

คำแนะนำการใช้งานฟังก์ชัน

การใช้งานสูตรควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย = เสมอ สะกดชื่อฟังก์ชันให้ถูกต้อง และใช้ข้อมูลที่เหมาะสม เช่น ตัวเลขแทนข้อความ นอกจากนี้ ระบบบางเครื่องอาจใช้ ; แทน , ในการคั่นค่าในสูตร

และหากต้องการตรวจสอบว่าสูตรในแต่ละเซลล์ถูกต้องหรือไม่ สามารถทำได้หลายวิธี เช่น:

• ดับเบิ้ลคลิกที่เซลล์ เพื่อดูขอบเขตการอ้างอิงของสูตร
• กด Ctrl + ~ เพื่อแสดงสูตรทั้งหมดในชีตแทนค่าที่คำนวณแล้ว
• ใช้ฟังก์ชัน =FORMULATEXT(E2) จากตัวอย่าง เพื่อแสดงสูตรของเซลล์ใดเซลล์หนึ่งโดยเฉพาะ

ดังแสดงในภาพด้านล่าง

แค่เข้าใจการใส่สูตรและเทคนิคพื้นฐานเหล่านี้ คุณก็สามารถใช้งาน Google Sheets ได้ง่ายขึ้น ทั้งคำนวณ จัดการข้อมูล และสร้างรายงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ