การใช้งานสูตร (Formula) คือหัวใจสำคัญที่ช่วยให้ Google Sheets คำนวณข้อมูลให้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการรวมตัวเลข หาค่าเฉลี่ย หรือเปรียบเทียบเงื่อนไขต่าง ๆ ทุกสูตรจะเริ่มต้นด้วย เครื่องหมาย = ตามด้วยชื่อฟังก์ชันหรือรูปแบบการคำนวณที่ต้องการ
Google Sheets มีสูตรให้เลือกใช้งานหลากหลาย แต่สำหรับผู้เริ่มต้น การเริ่มจากสูตรพื้นฐานที่เข้าใจง่ายจะช่วยให้ทำงานได้คล่องขึ้น และนำไปต่อยอดในขั้นสูงได้สะดวกยิ่งขึ้น ในคู่มือนี้จะพาไปดูตัวอย่างสูตรที่ควรรู้ พร้อมวิธีใช้งานแบบทีละขั้นตอน
ฟังก์ชันพื้นฐานใน Google Sheets ที่ควรรู้
สำหรับผู้เริ่มต้น ฟังก์ชันเหล่านี้ถือเป็นตัวช่วยสำคัญในการคำนวณและจัดการข้อมูลให้สะดวกและแม่นยำยิ่งขึ้น
- SUM
รวมค่าตัวเลขหลายช่องเข้าด้วยกัน - AVERAGE
หาค่าเฉลี่ยของข้อมูล - MIN / MAX
หาค่าต่ำสุดหรือค่าสูงสุดในชุดข้อมูล - COUNT
นับจำนวนเซลล์ที่มีตัวเลข - COUNTA
นับจำนวนเซลล์ที่มีข้อมูล (ทั้งตัวเลขและข้อความ) - IF
ตั้งเงื่อนไข เช่น ถ้าตรงเงื่อนไขให้แสดง A ถ้าไม่ตรงให้แสดง B
ขั้นตอนการใส่สูตรใน Google Sheets
คลิกเซลล์ที่ต้องการให้แสดงผลลัพธ์
เช่น เซลล์ที่ใช้แสดงยอดรวม
พิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ (=) เพื่อเริ่มต้นการเขียนสูตร
เครื่องหมายนี้เป็นตัวระบุว่าเซลล์จะใช้แสดงผลลัพธ์ที่ได้จากการคำนวณ ไม่ใช่ข้อความธรรมดา
พิมพ์ชื่อฟังก์ชันที่ต้องการใช้งานต่อจากเครื่องหมาย = เช่น
- หากต้องการรวมตัวเลข ให้พิมพ์ว่า =SUM
- หากต้องการหาค่าเฉลี่ย ให้พิมพ์ว่า =AVERAGE
หากต้องการใช้งานฟังก์ชันอื่น ๆ ก็สามารถพิมพ์ตามรูปแบบเดียวกัน
อีกวิธีที่สะดวกกว่าคือ ดับเบิลคลิกที่ชื่อฟังก์ชันที่ระบบแนะนำ เพื่อเลือกใช้งานโดยไม่ต้องพิมพ์เอง
ขณะพิมพ์สูตร Google Sheets จะแสดง คำแนะนำ (Tooltip) ของฟังก์ชันที่ใช้งานอยู่
โดยจะแสดงรูปแบบการเขียน พร้อมบอกว่าในวงเล็บควรใส่อะไร เช่น ช่วงเซลล์ หรือค่าที่ต้องการคำนวณ
ระบุช่วงข้อมูลที่ต้องการคำนวณ สามารถทำได้ 2 วิธี:
- พิมพ์ช่วงเซลล์ด้วยตนเอง เช่น C2:C12
- หรือคลิกลากเลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการ ระบบจะเติมช่วงลงในสูตรให้อัตโนมัติ
กด Enter เพื่อให้ระบบคำนวณและแสดงผลลัพธ์ในเซลล์
เทคนิคเพิ่มเติมที่ควรรู้
Google Sheets มีลูกเล่นเล็ก ๆ ที่ช่วยให้การใส่สูตรง่ายและแม่นยำยิ่งขึ้น เช่น:
การคัดลอกสูตรด้วย Fill Handle
ตัวอย่าง: เซลล์แสดงค่า 500 ซึ่งเป็นผลจากการคูณ “จำนวนสินค้า × ราคาต่อหน่วย” ของวันที่ 01/04/2025
ถ้าต้องการคำนวณในแถวอื่นด้วยสูตรเดียวกัน สามารถคัดลอกสูตรนี้ไปยังแถวถัดไปได้ทันที
วิธีใช้งาน:
คลิกเซลล์ที่มีสูตรอยู่ เช่น เซลล์ที่แสดงค่า 500 ดังรูป
เพื่อเตรียมคัดลอกสูตรไปยังแถวอื่น
มองหาจุดเล็ก ๆ ที่มุมล่างขวาของเซลล์ ซึ่งเรียกว่า Fill Handle (จุดจับลากสำหรับคัดลอกสูตร)
คลิกที่ Fill Handle ค้างไว้ แล้วลากลงไปยังเซลล์ที่ต้องการคัดลอกสูตร
➜ ระบบจะคัดลอกสูตรให้อัตโนมัติ และปรับการอ้างอิงเซลล์ให้เหมาะกับแต่ละแถวโดยไม่ต้องแก้ไขเอง
💡 คำแนะนำการใช้งานฟังก์ชันใน Google Sheets
- อย่าลืม ! ทุกสูตรต้องเริ่มต้นด้วยเครื่องหมาย
= - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสะกดชื่อฟังก์ชันถูกต้อง
- ใช้ข้อมูลให้เหมาะสมกับประเภทของฟังก์ชัน เช่น คำนวณต้องใช้ตัวเลข ไม่ใช่ข้อความ
- บางกรณี (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าภาษา/ภูมิภาคของเครื่อง) อาจต้องใช้ ; แทน , ในการคั่นค่าภายในสูตร
ตรวจสอบสูตรได้หลายวิธี เช่น:
- ดับเบิลคลิกเซลล์ เพื่อดูขอบเขตที่สูตรอ้างอิง
- กด Ctrl + ~ เพื่อแสดงสูตรทั้งหมดในชีต
แค่เข้าใจการใส่สูตรและเทคนิคพื้นฐานเหล่านี้ คุณก็จะสามารถใช้ Google Sheets ได้คล่องขึ้นทันที ไม่ว่าจะคำนวณ จัดการข้อมูล หรือสร้างรายงาน ก็กลายเป็นเรื่องง่ายเพียงไม่กี่คลิก
ใช้งาน Google Workspace ได้เต็มที่ ด้วยบริการดี ๆ จาก hostatom