ผู้ดูแลระบบสามารถจัดการตั้งค่าในหน้าการรักษาความปลอดภัยซึ่งมีผลกับผู้ใช้ทั้งหมดได้ ในการใช้งานบัญชีอีเมลร่วมกับ Microsoft Outlook นั้นผู้ใช้จะต้องทำการเปิดการเข้าถึงจึงจะใช้งานโปรแกรมหรือแอปต่างๆ ได้ แต่การที่ผู้ใช้จะสามารถเปิดการเข้าถึงได้นั้น จะต้องได้รับอนุญาตจากผู้ดูแลระบบเสียก่อน ซึ่งขั้นตอนในการค่าอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถเปิดการเข้าถึงได้นั้น มีขั้นตอนการทำ ดังนี้

1. ให้ Login เข้าสู่หน้า Admin Console ที่ https://admin.google.com

2. ใส่ E-mail หรือเบอร์โทรของผู้ใช้ตามที่ลงทะเบียนไว้กับ Google  จากนั้นกดปุ่ม Next

3. ใส่รหัสผ่านของผู้ใช้ จากนั้นกดปุ่ม Next

4. เมื่อเข้าสู่หน้า Admin Console ให้เลือก Security (ความปลอดภัย)

5. เลือก Basic Settings (การตั้งค่าพื้นฐาน)

6. ที่ Less secure apps (แอปที่มีความปลอดภัยน้อยกว่า) เลือก Go to settings for less secure apps >>(ไปที่การตั้งค่าสำหรับแอปที่มีความปลอดภัยน้อยกว่า)

7. ให้เลือก Allow users to manage their access to less secure apps (อนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงแอปที่มีความปลอดภัยน้อยลง) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเปิดการใช้งาน less secure apps เองได้ จากนั้นกดปุ่ม save

หมายเหตุ : 

• Enforce access to less secure apps for all users (Not Recommended)  (บังคับการเข้าถึงแอปที่มีความปลอดภัยน้อยกว่าสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด) คือ การเปิดใช้งาน less secure apps ให้กับผู้ใช้ทุกคน โดยไม่จำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ใช้ก่อน 
• Disable access to less secure apps for all users (Not Recommended)  (ปิดการเข้าถึงแอปที่มีความปลอดภัยน้อยกว่าสำหรับผู้ใช้ทั้งหมด) คือ การปิดการใช้งาน  less secure apps ของผู้ใช้ทุกคนโดยไม่จำเป็นต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้ใช้ก่อน