หากคุณเคยเจอเหตุการณ์ที่ไม่สะดวกตอบอีเมลทันที ไม่ว่าจะเป็นช่วงลาพักร้อน ติดประชุม หรือไม่ได้เข้าออฟฟิศ การตั้งค่า Automatic Replies ใน Outlook Web จะช่วยส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติให้ผู้ที่ติดต่อเข้ามาทราบสถานะของคุณ และทำให้การสื่อสารดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
โดยสามารถตั้งค่าได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
Log in เข้าระบบ Outlook ด้วยบัญชีของคุณ (https://outlook.office.com/)
คลิกที่ Settings ที่มุมขวาบน
คลิกที่ Account
คลิกที่ Automatic replies
เปิดใช้งาน Turn on automatic replies
หากต้องการกำหนดช่วงเวลาการตอบกลับอัตโนมัติ ให้ติ๊ก ✓ เลือก Send replies only during a time period
กำหนดวันและเวลาเริ่มต้น รวมถึงวันและเวลาสิ้นสุดที่ต้องการให้ระบบส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติ
ใส่ข้อความตอบกลับสำหรับผู้ติดต่อภายในองค์กร เช่น เพื่อนร่วมงานหรือผู้ใช้งานที่อยู่ในโดเมนเดียวกัน
หากต้องการให้ระบบส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติไปยังผู้ติดต่อภายนอกองค์กรด้วย สามารถตั้งค่าเพิ่มเติมได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
- หากต้องการให้ระบบส่งข้อความตอบกลับไปยังผู้ส่งภายนอกองค์กรด้วย ให้ติ๊ก ✓ เลือก Send replies outside your organization
- หากต้องการส่งข้อความตอบกลับเฉพาะผู้ติดต่อภายนอกที่อยู่ในรายชื่อ Contacts เท่านั้น ให้ติ๊ก ✓ เลือก Send replies only to contacts
จากนั้นใส่ข้อความตอบกลับสำหรับผู้ติดต่อภายนอกองค์กร
คลิกที่ Save เพื่อบันทึกการตั้งค่า หลังจากตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว เมื่อมีผู้ส่งอีเมลเข้ามาในช่วงเวลาที่กำหนด ระบบจะส่งข้อความตอบกลับอัตโนมัติให้ตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้
การตั้งค่า Automatic Replies เป็นฟีเจอร์เล็ก ๆ ที่ช่วยให้การจัดการอีเมลเป็นระบบมากขึ้น โดยเฉพาะในช่วงที่คุณไม่สามารถตอบกลับได้ทันที หากต้องการใช้งาน Outlook และ Microsoft 365 ให้เหมาะกับการทำงานขององค์กร hostatom พร้อมให้คำแนะนำและดูแลการใช้งานอย่างครบวงจร
👉 ดูแพ็กเกจ https://www.hostatom.com/microsoft-365/
📞 0-2107-3466
