ภายในองค์กร มักมีห้องประชุมและอุปกรณ์ส่วนกลางที่ต้องใช้งานร่วมกัน หากไม่มีระบบจัดการที่ชัดเจน อาจเกิดปัญหาการจองซ้ำ หรือไม่ทราบว่าห้องประชุมและอุปกรณ์ใดว่างอยู่ในช่วงเวลานั้น
Google Workspace มีฟีเจอร์ Resource Calendar ที่ช่วยให้แอดมินสามารถเพิ่มห้องประชุมและอุปกรณ์เข้าไปในระบบ เพื่อให้พนักงานจองและใช้งานผ่าน Google Calendar ได้โดยตรง ช่วยให้การจัดการทรัพยากรภายในองค์กรเป็นระเบียบและสะดวกมากยิ่งขึ้น
- ต้องใช้บัญชีผู้ดูแลระบบ (Admin)
- ควรมีการตั้งค่า Building และ Floor ไว้ล่วงหน้า หากต้องการระบุตำแหน่งของห้องประชุมหรืออุปกรณ์
- ฟีเจอร์นี้รองรับ Google Workspace Business Standard, Business Plus และ Enterprise
ขั้นตอนการตั้งค่าห้องประชุม (Resource Calendar) ผ่าน Google Admin Console
หลังจากเข้าสู่ระบบ Google Admin Console ด้วยบัญชีแอดมินแล้ว
ให้ไปที่ Buildings and resources
คลิก Open ในแท็บ Resource management
คลิกไอคอน + (Add resource) เพื่อเพิ่มห้องประชุมหรืออุปกรณ์ใหม่
เพื่อสร้างข้อมูลเหล่านี้ก่อน
กรอกรายละเอียด Resource ตามต้องการ โดยช่องที่มีเครื่องหมาย * เป็นข้อมูลบังคับที่ต้องกรอก
- Category: เลือกประเภทของ Resource
- Type: ระบุประเภทของ Resource Building
- Building และ Floor: ระบุตำแหน่งของห้องประชุมหรืออุปกรณ์ (ต้องทำการสร้างที่ส่วน Manage Buildings)
- Floor section (ถ้ามี): ระบุโซนหรือพื้นที่ย่อยภายในชั้นนั้น
- Resource name: ตั้งชื่อที่ต้องการให้ผู้ใช้งานเห็นใน Google Calendar
- Capacity: ระบุจำนวนผู้ใช้งานหรือจำนวนอุปกรณ์ที่รองรับ
- Features (ถ้ามี): เพิ่มข้อมูลสิ่งอำนวยความสะดวกของห้องหรืออุปกรณ์
- User visible description: เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมสำหรับผู้ใช้งานขณะจอง Resource
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Add resource
เมื่อเสร็จแล้วระบบจะแสดง Resource ในรายการ และสามารถกลับมาแก้ไขหรือลบภายหลังได้
ผลลัพธ์หลังการตั้งค่า
เมื่อผู้ใช้สร้างกิจกรรมใน Google Calendar จะสามารถค้นหาและเลือกห้องประชุมหรืออุปกรณ์ที่สร้างไว้ได้จากช่อง Add rooms or resources เพื่อจองใช้งานได้ทันที
หากต้องการใช้งาน Google Workspace ให้เหมาะกับการทำงานในองค์กรมากขึ้น hostatom พร้อมช่วยดูแลและให้คำแนะนำ
ด้านการใช้งานอย่างเหมาะสม
