การทำงานร่วมกันในองค์กร หลายครั้งอาจมีหลายตำแหน่งเข้ามาช่วยงาน และมักต้องมีบัญชี Google Workspace สำหรับเข้าถึงอีเมล ไฟล์ และเครื่องมือทำงานต่าง ๆ ของบริษัท
การสร้างบัญชีผู้ใช้แยก จะช่วยให้จัดการสิทธิ์ได้ง่ายขึ้น และลดความเสี่ยงจากการใช้งานบัญชีร่วมกันภายในองค์กร
- ต้องใช้บัญชี Super Admin หรือ Admin ที่มีสิทธิ์จัดการผู้ใช้งาน
- บัญชีที่สร้างจะนับเป็น License ตามแพ็กเกจที่องค์กรใช้งาน
- หากมีผู้ใช้หลายคน แนะนำให้แยก OU เพื่อจัดการได้ง่ายขึ้น
ขั้นตอนการสร้างบัญชีผู้ใช้ผ่าน Google Admin Console
เลือก Users
จากนั้นคลิก Add new user เพื่อสร้างผู้ใช้ใหม่
กรอกข้อมูลผู้ใช้งาน ดังนี้
- First name : ชื่อผู้ใช้งาน
- Last name : ชื่อแผนก หรือชื่อโปรเจกต์
- Primary email : ชื่ออีเมลที่ต้องการใช้งาน
เลือกเงื่อนไขการตั้งรหัสผ่าน โดยสามารถกำหนดเอง หรือใช้รหัสผ่านที่ระบบสร้างให้อัตโนมัติก็ได้
เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว ให้คลิก Add new user เพื่อบันทึก
หลังจากสร้างบัญชีเรียบร้อยแล้ว ระบบจะแสดงอีเมลและรหัสผ่านของผู้ใช้ ให้คัดลอกข้อมูลดังกล่าวและส่งต่อให้ผู้ใช้งานทันที
การสร้างบัญชีผู้ใช้อย่างเป็นระบบตั้งแต่แรก จะช่วยให้การบริหาร Google Workspace ในระยะยาวง่ายขึ้น ทั้งด้านการจัดการผู้ใช้ สิทธิ์การเข้าถึง และนโยบายขององค์กร
หากต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับการใช้งาน Google Workspace สำหรับธุรกิจ hostatom พร้อมช่วยคุณได้ทุกขั้นตอน
