เมื่อมีพนักงานลาออกหรือย้ายแผนก ผู้ดูแลระบบ (Admin) ของ Google Workspace จำเป็นต้องจัดการบัญชีผู้ใช้งานให้ถูกต้อง ทั้งเพื่อป้องกันข้อมูลสำคัญสูญหาย และปิดสิทธิ์การเข้าถึงระบบขององค์กรอย่างปลอดภัย
บทความนี้จะแนะนำความแตกต่างระหว่างการ “ระงับบัญชี (Suspend)” กับ “ลบบัญชีผู้ใช้ (Delete)” พร้อมเช็กลิสต์ก่อนลบ วิธีลบ และวิธีกู้คืนผู้ใช้ที่ถูกลบใน Google Admin Console แบบละเอียด
ภาพรวม: ลบผู้ใช้ vs ระงับผู้ใช้ (Suspend vs Delete)
ก่อนตัดสินใจลบบัญชีผู้ใช้ ควรรู้ก่อนว่ามีอีกตัวเลือกคือการ “ระงับบัญชี (Suspend)”
- Suspend user
- ผู้ใช้ล็อกอินไม่ได้
- ข้อมูลอีเมลและไฟล์ยังอยู่ในระบบ
- ใช้สิทธิ์ (License) ต่อไปอยู่
- Delete user
- ลบบัญชีผู้ใช้ออกจากระบบ
- สามารถเลือกโอนข้อมูลไปให้ผู้ใช้คนอื่นได้
- หลังผ่านช่วงเวลาที่กำหนด ข้อมูลจะกู้คืนไม่ได้
- License จะถูกคืนกลับมาให้แอดมินจัดสรรใหม่
💡 คำแนะนำ
- ควรใช้ Suspend เมื่อ ต้องการ “หยุดการใช้งานชั่วคราว” เช่น พนักงานลาพักยาว หรืออยู่ระหว่างตรวจสอบ
- ควรใช้ Delete เมื่อ พนักงานลาออกถาวร และได้จัดการเรื่องโอนข้อมูล/ความเป็นเจ้าของ (ownership) เรียบร้อยแล้ว
เช็กลิสต์ก่อนลบบัญชีผู้ใช้
- ยืนยันกับ HR หรือผู้จัดการโดยตรงว่า “ต้องการลบบัญชีถาวร” แล้ว
- ตรวจสอบว่าได้ โอนอีเมลสำคัญ ให้ผู้จัดการหรือผู้รับช่วงต่อเรียบร้อย
- ตรวจสอบว่าได้ โอนไฟล์ใน Google Drive / My Drive ไปยังบัญชีอื่นแล้ว
- ถ้าผู้ใช้อยู่ใน Shared drive ให้ตรวจสอบเจ้าของไฟล์/สิทธิ์การเข้าถึงใน Shared drive ว่าไม่มีไฟล์สำคัญที่ผูกกับ user นี้เพียงคนเดียว
- ตรวจสอบ ปฏิทิน (Calendar) ที่ผู้ใช้นัดประชุมต่าง ๆ ว่าต้องเปลี่ยนเจ้าของหรือเพิ่มผู้ดูแลร่วม
- ตรวจสอบระบบอื่น ๆ ที่ผูกกับอีเมลนี้ เช่น CRM, HRM, ระบบภายในองค์กร ว่ามีการเปลี่ยนแปลงอีเมลเรียบร้อย
⚠️ คำเตือน : การลบผู้ใช้โดยไม่ได้โอนข้อมูล อาจทำให้เอกสารสัญญา ข้อมูลลูกค้า หรือไฟล์ทำงานสำคัญ “หายไปจากทีม” โดยไม่รู้ตัว แนะนำให้ทำเช็กลิสต์ทุกครั้งก่อนกดลบ
วิธีลบบัญชีผู้ใช้ใน Google Admin Console
ให้ Login เข้าสู่หน้า Admin Console ด้วย URL: admin.google.com
ล็อกอินด้วยบัญชีผู้ดูแลระบบ (Admin) ของ Google Workspace จากนัันคลิก Next
ใส่รหัสผ่านของแอดมินจากนั้นกดปุ่ม Next
คลิกที่ Directory เลือก Users
เลือกผู้ใช้ที่ต้องการลบ จากนั้นคลิกที่ “More Options“
เลือก “Delete users“
ระบบจะแสดงหน้าต่างเพื่อให้เลือกว่าต้องการโอนย้ายข้อมูล (Transfer) อะไรบ้าง
- Data in Gmail: จะเป็นการโอนย้ายข้อมูลอีเมลโดยใช้วิธี Migration
- Data in Classroom: โอนย้ายข้อมูลใน Classroom
- Data in other apps: โอนย้ายข้อมูลจาก Apps อื่นๆ ได้แก่
- Drive And Docs: โอนย้ายข้อมูลใน Google Drive และ Docs ซึ่งถ้าหากต้องการโอนย้ายข้อมูลที่ไม่ได้แชร์ ให้ทำเครื่องหมายถูกหน้าข้อความ (Also include data that is not shared with anyone)
- Calendar: โอนย้ายข้อมูลในปฏิทิน ซึ่งถ้าหากต้องการโอนข้อมูลของผู้ใช้ที่ต้องการลบในปฏิทินนี้ ให้ให้ทำเครื่องหมายถูกหน้าข้อความ (Also Release all calendar resources booked in event organized by this user)
- Looker Studio: โอนย้ายข้อมูลสร้างรายงานและแดชบอร์ดของ Google ซึ่งหากต้องการโอนย้ายข้อมูลที่ไม่ได้แชร์กับผู้อื่นด้วย ให้ทำเครื่องหมายถูกหน้าข้อความ (Include assets that are not shared with anyone)
ซึ่งหาไม่ต้องการโอนย้ายข้อมูลใดๆ ให้เลือก “Don’t transfer data” แล้วกด “DELETE USER” ได้เลย
แต่หากต้องการโอนย้ายข้อมูล ให้เลือก “Transfer” โดยให้ใส่ข้อมูลดังนี้
- Select the user you want to transfer (user name)’s data to (for example, a manager): ให้ใส่ชื่อบัญชีปลายทางที่ต้องการโอนย้ายข้อมูลไปเก็บไว้
⚠️ หมายเหตุ: บัญชีปลายทางที่จะโอนย้ายไปต้องอยู่ในองค์กรเดียวกัน หรือใช้โดเมนเดียวกันเท่านั้น
- Select data to transfer: เลือกข้อมูลที่จะโอนย้าย โดยทำเครื่องหมายถูกหน้าข้อความที่ต้องการ
จากนั้นคลิก “DELETE USER“
ระบบจะแสดงหน้าต่างขึ้นมา แจ้งว่า
“กำลังมีการโอนย้ายข้อมูลของผู้ใช้งานรายนี้ คุณจะได้รับอีเมลเมื่อการโอนย้ายเสร็จสมบูรณ์ และบัญชีผู้ใช้จะถูกลบ
ระหว่างที่การโอนย้ายยังดำเนินอยู่ บัญชีของผู้ใช้จะถูกระงับเพื่อป้องกันไม่ให้เข้าถึงบัญชีได้
หลังจากลบบัญชีแล้ว คุณจะมีเวลา 20 วันในการกู้คืนบัญชี หลังจากนั้นข้อมูลทั้งหมดจะถูกลบอย่างถาวร“
แล้วคลิกที่ข้อความ “OK”
ระบบจะทำการลบข้อมูลผู้ใช้ออก ดังภาพ
⚠️ หมายเหตุ: หลังลบแล้ว ผู้ใช้จะไม่สามารถล็อกอิน และไม่รับเมลใหม่ได้
เมลที่ส่งมาหลังจากนั้นอาจตีกลับ (bounce) หรือถูกส่งตามกฎที่คุณตั้งไว้ (เช่น forward ไปยังบัญชีอื่น ถ้ามีการกำหนด)
ข้อควรระวังเมื่อ “ลบ” ผู้ใช้
- ข้อมูลผู้ใช้จะถูกเก็บไว้ชั่วคราวเท่านั้น
- โดยทั่วไป คุณสามารถ กู้คืนผู้ใช้ที่ถูกลบได้ภายใน 20 วัน นับจากวันที่ลบ หลังจากนั้นจะกู้คืนไม่ได้อีก และข้อมูลจะถูกลบออกจากระบบถาวร
- ไฟล์ใน Google Drive
- ถ้าไม่ได้โอนย้ายไฟล์ตอนลบผู้ใช้ ไฟล์จะถูกลบหลังครบระยะเวลาที่กำหนด (โดยปกติไม่เกิน 20 วัน หลังลบผู้ใช้)
- บริการอื่น ๆ
- Gmail, Calendar, Contacts, Chat, Meet ฯลฯ จะถูกปิดการเข้าถึงทั้งหมด
- นัดประชุมที่ผู้ใช้นั้นเป็นเจ้าของ อาจได้รับผลกระทบ (เช่น ไม่มีเจ้าของห้องประชุม)
- กรณีต้องเก็บข้อมูลระยะยาว
- ถ้าองค์กรมีข้อกำหนดด้านกฎหมาย/Compliance (เช่น ต้องเก็บเมลนานหลายปี) แนะนำให้ใช้ Google Vault หรือโซลูชันสำรองข้อมูลเพิ่มเติม
วิธีกู้คืนบัญชีผู้ใช้ที่ลบไปแล้ว (ภายใน 20 วัน)
ก่อนเริ่มกู้คืนให้ตรวจสอบ:
- ยังไม่เกินระยะเวลาที่ Google กำหนดหลังจากลบผู้ใช้ (เช่น ภายใน 20 วัน)
- มี License ของ Google Workspace ว่างพร้อมใช้งานอย่างน้อย 1 License
- ทราบอีเมลเดิมของผู้ใช้ที่ถูกลบ
ขั้นตอนกู้คืนผู้ใช้จาก Recently deleted users
เข้าสู่ระบบ Admin Console
เหมือนขั้นตอนในส่วนที่ “วิธีลบบัญชีผู้ใช้ใน Google Admin Console” – เข้าสู่ https://admin.google.com ด้วยบัญชี Admin
คลิก “Users“
ที่เมนูด้านบนคลิกที่ “More options” แล้วเลือกที่ “Recently deleted users“
เลือก user ที่ต้องการกู้คืน และทำการตรวจสอบวันที่ลบว่า ยังไม่เกิน 20 วัน จากนั้นคลิก “Recover“
ระบบจะแสดงหน้าต่างขึ้นมาโดยมีข้อความ ดังนี้
- Will not be recover: การกู้คืนนี้จะไม่รวม
- Licenses ที่มอบหมาย
- Will be recover: การกู้คืนนี้จะรวม
- ข้อมูลผู้ใช้ทั้งหมด เช่น เบอร์โทร, ที่อยู่, ข้อมูลผู้ใช้ และอื่นๆ
- สมาชิกใน Group
- อีเมลทั้งหมดใน Gmail
- ข้อมูลใน Drive และสิทธิ์การเข้าถึง
จากนั้นคลิกที่ “Continue“
ระบบจะให้คุณเลือกว่า User นี้จะถูกย้ายไปอยู่ในองค์กรใด จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม “Recover”
ระบบทำการกู้คืน user ที่ลบไป ดังภาพ
⚠️ หมายเหตุ: การกู้คืนจะสำเร็จได้ ต้องมี ไลเซนส์ Google Workspace ว่าง ไม่เช่นนั้นระบบอาจแจ้งเตือนให้เพิ่มไลเซนส์ก่อนจึงจะกู้คืนได้
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการลบและกู้คืนผู้ใช้
ถาม: ลบผู้ใช้แล้วเกิน 20 วัน ยังมีวิธีกู้คืนไหม?
ตอบ: โดยทั่วไปแล้วไม่สามารถกู้คืน “บัญชีผู้ใช้” ได้อีก แต่ถ้ามีการโอนข้อมูลไว้ก่อน หรือไฟล์อยู่ใน Shared drive ข้อมูลส่วนหนึ่งอาจยังเหลืออยู่ในบัญชีผู้รับโอนหรือใน Shared drive
ถาม: ถ้าเผลอเลือก Don’t transfer data จะทำอย่างไร?
ตอบ: หากยังอยู่ในช่วงเวลากู้คืน ให้ลองกู้คืนผู้ใช้จาก Recently deleted users ก่อน แล้วค่อยจัดการโอนข้อมูลใหม่ แต่ถ้าพ้นช่วงเวลากู้คืนแล้ว โอกาสได้ข้อมูลกลับมาจะน้อยลงมาก
ถาม: ทำไมกด Restore user ไม่ได้?
ตอบ: สาเหตุที่เจอบ่อยคือ
- ไม่มี License ว่าง
- ผู้ใช้ไม่ได้อยู่ในรายการ Recently deleted users แล้ว
- สิทธิ์ของ admin ไม่เพียงพอ (ต้องใช้ super admin หรือ admin ที่มีสิทธิ์จัดการผู้ใช้)
💡 คำแนะนำ
แนะนำให้มีอย่างน้อย 1–2 License สำรองไว้เสมอสำหรับกรณีต้องกู้คืนผู้ใช้ด่วน ลดปัญหา “Restore ไม่ได้เพราะไม่มี License ว่าง”
เคล็ดลับการจัดการบัญชีผู้ใช้เมื่อพนักงานลาออก
เพื่อให้การจัดการง่ายขึ้นและลดความเสี่ยงเรื่องข้อมูล แนะนำแนวทางดังนี้:
- ใช้กลุ่มอีเมล (Group) เช่น sales@, support@ แทนการใช้บัญชีบุคคลเป็นช่องทางหลักกับลูกค้า
- เมื่อพนักงานลาออก ให้
- โอนข้อมูลเมลและไฟล์ให้ผู้จัดการหรือผู้รับช่วงต่อ
- Suspend บัญชีชั่วคราวก่อน ถ้าต้องการตรวจสอบอะไรเพิ่มเติม
- เมื่อเรียบร้อยแล้วค่อย Delete เพื่อนำ License กลับมาใช้ใหม่
- กำหนดนโยบายภายในเกี่ยวกับการเก็บรักษาข้อมูลหลังพนักงานลาออก เช่น ต้องเก็บข้อมูลงานกี่วัน/กี่เดือน
การลบบัญชีผู้ใช้ใน Google Admin Console ควรทำอย่างรอบคอบ โดยวางแผนและโอนย้ายไฟล์หรือข้อมูลที่จำเป็นให้เรียบร้อยก่อน เพราะหลังจากลบแล้วจะสามารถกู้คืนบัญชีได้ภายใน 20 วันเท่านั้น เมื่อพ้นระยะเวลานี้ทั้งบัญชีและข้อมูลจะถูกลบถาวร หากยังไม่มั่นใจว่าควรลบบัญชีดีหรือไม่ แนะนำให้ใช้การ Suspend เพื่อระงับการใช้งานชั่วคราวแทน เพื่อความปลอดภัยของข้อมูลในระบบนะคะ
หากองค์กรของคุณใช้งานหรือกำลังจะเริ่มใช้ Google Workspace แล้วต้องการทีมผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลเรื่อง
- ตั้งค่าเริ่มต้น Google Admin Console
- ย้ายข้อมูลอีเมลจากระบบเดิม
- ให้คำปรึกษาการจัดการผู้ใช้ การลบ/กู้คืนผู้ใช้ และการตั้งค่าอื่น ๆ
คุณสามารถเลือกใช้บริการ Google Workspace จาก hostatom ได้เลย
รายละเอียดและแพ็กเกจโปรโมชั่น ดูได้ที่:
👉 https://www.hostatom.com/google-workspace/
ทีมงาน hostatom คนไทยพร้อมช่วยเหลือคุณตลอด 24/7 ทั้งทางโทรศัพท์ อีเมล และช่องทางออนไลน์ต่าง ๆ
เพื่อให้การจัดการผู้ใช้ใน Google Workspace ของคุณปลอดภัยและเป็นระบบที่สุด
