ในยุคที่การทำงานร่วมกันกลายเป็นเรื่องปกติ การ “แชร์เอกสาร” ผ่าน Google Drive จึงกลายเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ทุกองค์กรต้องใช้ แต่เคยสงสัยไหมว่า… เรากำลังแชร์แบบปลอดภัยแล้วจริงหรือเปล่า? เพราะหากตั้งค่าผิดเพียงนิดเดียว ข้อมูลสำคัญก็อาจรั่วไหลสู่คนนอกได้แบบไม่รู้ตัว
บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักวิธี แชร์ไฟล์อย่างมืออาชีพ ปลอดภัย และควบคุมได้ 100% ด้วยเครื่องมือใน Google Drive ที่หลายคนอาจยังไม่รู้ว่ามีอยู่ พร้อมเทคนิคพิเศษที่ควรรู้ทุกครั้งก่อนกด “แชร์”
สิทธิ์ในการเข้าถึง: แชร์ให้ถูกคน ถูกระดับ
เมื่อคลิกขวา → เลือก “แชร์ (Share)” → ใส่อีเมลผู้รับ → จะมี 3 สิทธิ์หลักให้เลือก:
- Viewer (ผู้ดู): ดูได้เท่านั้น
- Commenter (ผู้แสดงความคิดเห็น): คอมเมนต์ได้ แต่แก้ไขไม่ได้
- Editor (ผู้แก้ไข): แก้ไขไฟล์ได้เต็มรูปแบบ
คำแนะนำ: ถ้าเป็นไฟล์สำคัญ อย่าให้ Editor ถ้าไม่จำเป็น
ตั้งวันหมดอายุ: แชร์แบบมีขอบเขตเวลา
ฟีเจอร์นี้เหมาะมากสำหรับ:
- ไฟล์เสนอรายงานให้ลูกค้า
- ไฟล์รับสมัครงาน
- เอกสารที่ต้องหมดอายุภายในวัน/สัปดาห์
วิธีตั้ง:
หลังแชร์เสร็จ คลิกไอคอนดินสอหลังชื่อผู้รับ => เลือก “Add Expiration”
ตั้งวันหมดอายุได้ เช่น 7 วัน, 30 วัน, หรือกำหนดเอง
แชร์ลิงก์แบบ Public อันตรายแค่ไหน?
ตัวเลือก “Anyone with the link can view” สะดวก แต่ อันตรายมาก หากลิงก์หลุด
- ทุกคนที่ได้ลิงก์สามารถดูได้ทันที
- ไม่สามารถระบุว่าใครเปิดดูบ้าง
ทางเลือกที่ดีกว่า: จำกัดเฉพาะโดเมนขององค์กร เช่น *@yourcompany.com
เทคนิคที่คนมักพลาด
| พลาดแบบไหน | ทางแก้ที่ควรทำ |
|---|---|
| แชร์แล้วลืมปิดสิทธิ์แก้ไข | ใช้ “Viewer” แล้วเพิ่มคอมเมนต์แทน |
| ลืมลบสิทธิ์เมื่อโครงการจบ | ใช้ “วันหมดอายุ” หรือ “Remove access” |
| แชร์ไฟล์ที่เชื่อมจาก Google Sheet แล้วลิงก์เปิดหมด | ตรวจสอบไฟล์ใน Sheet → Share Settings ทีละไฟล์ |
| ส่งผิดไฟล์โดยพิมพ์อีเมลคล้ายกัน | เปิด “Data loss prevention” (เฉพาะ Admin) |
ฟีเจอร์อื่นที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัย
- Notify people: ส่งอีเมลแจ้งเตือนผู้รับ (แนะนำให้เปิดไว้เสมอ)
- Prevent Downloading: จำกัดการดาวน์โหลด / Copy / Print (ใน Advanced settings)
- View Activity: ตรวจสอบว่าใครเปิดไฟล์เมื่อไหร่
hostatom ช่วยดูแล Google Workspace ของคุณแบบมืออาชีพ
หากองค์กรของคุณใช้ Google Drive ผ่าน Google Workspace และต้องการจัดการสิทธิ์ผู้ใช้ให้รัดกุม
hostatom พร้อมให้บริการครบวงจร ตั้งแต่ติดตั้งจนถึงดูแลหลังการใช้งาน โดยให้คำปรึกษาภาษาไทยแบบเข้าใจง่าย
ดูรายละเอียดบริการ Google Workspace จาก hostatom