ในยุคที่การทำงานร่วมกันกลายเป็นเรื่องปกติ การ “แชร์เอกสาร” ผ่าน Google Drive จึงกลายเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ทุกองค์กรต้องใช้ แต่เคยสงสัยไหมว่า… เรากำลังแชร์แบบปลอดภัยแล้วจริงหรือเปล่า? เพราะหากตั้งค่าผิดเพียงนิดเดียว ข้อมูลสำคัญก็อาจรั่วไหลสู่คนนอกได้แบบไม่รู้ตัว
บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักวิธี แชร์ไฟล์อย่างมืออาชีพ ปลอดภัย และควบคุมได้ 100% ด้วยเครื่องมือใน Google Drive ที่หลายคนอาจยังไม่รู้ว่ามีอยู่ พร้อมเทคนิคพิเศษที่ควรรู้ทุกครั้งก่อนกด “แชร์”
สิทธิ์ในการเข้าถึง: แชร์ให้ถูกคน ถูกระดับ
เมื่อคลิกขวา → เลือก “แชร์ (Share)” → ใส่อีเมลผู้รับ → จะมี 3 สิทธิ์หลักให้เลือก:
- Viewer (ผู้ดู): ดูได้เท่านั้น
- Commenter (ผู้แสดงความคิดเห็น): คอมเมนต์ได้ แต่แก้ไขไม่ได้
- Editor (ผู้แก้ไข): แก้ไขไฟล์ได้เต็มรูปแบบ
คำแนะนำ: ถ้าเป็นไฟล์สำคัญ อย่าให้ Editor ถ้าไม่จำเป็น
ตั้งวันหมดอายุ: แชร์แบบมีขอบเขตเวลา
ฟีเจอร์นี้เหมาะมากสำหรับ:
- ไฟล์เสนอรายงานให้ลูกค้า
- ไฟล์รับสมัครงาน
- เอกสารที่ต้องหมดอายุภายในวัน/สัปดาห์
วิธีตั้ง:
หลังแชร์เสร็จ คลิกไอคอนดินสอหลังชื่อผู้รับ => เลือก “Add Expiration”
ตั้งวันหมดอายุได้ เช่น 7 วัน, 30 วัน, หรือกำหนดเอง
แชร์ลิงก์แบบ Public อันตรายแค่ไหน?
ตัวเลือก “Anyone with the link can view” สะดวก แต่ อันตรายมาก หากลิงก์หลุด
- ทุกคนที่ได้ลิงก์สามารถดูได้ทันที
- ไม่สามารถระบุว่าใครเปิดดูบ้าง
ทางเลือกที่ดีกว่า: จำกัดเฉพาะโดเมนขององค์กร เช่น *@yourcompany.com
เทคนิคที่คนมักพลาด
| พลาดแบบไหน | ทางแก้ที่ควรทำ |
|---|---|
| แชร์แล้วลืมปิดสิทธิ์แก้ไข | ใช้ “Viewer” แล้วเพิ่มคอมเมนต์แทน |
| ลืมลบสิทธิ์เมื่อโครงการจบ | ใช้ “วันหมดอายุ” หรือ “Remove access” |
| แชร์ไฟล์ที่เชื่อมจาก Google Sheet แล้วลิงก์เปิดหมด | ตรวจสอบไฟล์ใน Sheet → Share Settings ทีละไฟล์ |
| ส่งผิดไฟล์โดยพิมพ์อีเมลคล้ายกัน | เปิด “Data loss prevention” (เฉพาะ Admin) |
ฟีเจอร์อื่นที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัย
- Notify people: ส่งอีเมลแจ้งเตือนผู้รับ (แนะนำให้เปิดไว้เสมอ)
- Prevent Downloading: จำกัดการดาวน์โหลด / Copy / Print (ใน Advanced settings)
- View Activity: ตรวจสอบว่าใครเปิดไฟล์เมื่อไหร่
เพียงแค่ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะสม กำหนดวันหมดอายุของลิงก์ และหลีกเลี่ยงการแชร์แบบสาธารณะ ก็ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับไฟล์บน Google Drive ได้มากขึ้น หากคุณต้องการใช้งาน Google Workspace อย่างมั่นใจ พร้อมระบบที่เสถียรและการดูแลตลอด 24 ชั่วโมง สามารถเลือกใช้บริการผ่าน hostatom ได้เลยค่ะ
hostatom ช่วยดูแล Google Workspace ของคุณแบบมืออาชีพ
หากองค์กรของคุณใช้ Google Drive ผ่าน Google Workspace และต้องการจัดการสิทธิ์ผู้ใช้ให้รัดกุม
hostatom พร้อมให้บริการครบวงจร ตั้งแต่ติดตั้งจนถึงดูแลหลังการใช้งาน โดยให้คำปรึกษาภาษาไทยแบบเข้าใจง่าย
ดูรายละเอียดบริการ Google Workspace จาก hostatom