หลายองค์กรมีพนักงานที่ต้องรับบทบาทหลายหน้าที่ หรือใช้ชื่ออีเมลหลายแบบในการสื่อสาร เช่น sale@company.com และ marketing@company.com แต่จะสะดวกกว่าถ้าคุณใช้เพียงบัญชีเดียวแล้วรับเมลจากหลายชื่อได้ นั่นคือสิ่งที่เรียกว่า Alias หรือชื่ออีเมลสำรองนั่นเอง

วันนี้เรามาเรียนรู้วิธีเพิ่ม Alias อีเมล ใน Google Workspace ง่าย ๆ กันค่ะ

ขั้นตอนการตั้งค่า Alias อีเมล

สำหรับผู้ดูแลระบบ (Admin)

Login ที่ https://admin.google.com ด้วยบัญชีแอดมิน Google Workspace

ไปที่เมนู Directory > Users

เลือกชื่อผู้ใช้ที่ต้องการเพิ่ม Alias

คลิกที่ User information > ที่ Alternate email address (email alias) คลิกที่รูปดินสอ

ใส่ชื่ออีเมลที่ต้องการ เช่น payment@yourdomain.com
จากนั้นคลิก “SAVE“

หลังจากบันทึกแล้ว อีเมลที่ส่งไปยัง alias จะถูกส่งเข้าบัญชีหลักโดยอัตโนมัติ

สำหรับผู้ใช้งาน (User): ใช้ Alias ส่งอีเมลออก

เข้า Gmail > คลิกรูปฟันเฟือง > See all settings

ไปที่แท็บ Accounts and Import

ในหัวข้อ Send mail as คลิก Add another email address

ใส่ชื่อ และ alias อีเมลที่ตั้งไว้ เช่น payment@yourdomain.com
จากนั้นคลิกที่ “Next Step >>“

เพื่อให้ระบบส่ง Linkไปยังอีเมลผู้ใช้ที่เพิ่ม Alias ไว้
ให้คลิกที่ “Send Verification“

ระบบจะส่งLink ไปยังอีเมลผู้ใช้ที่เพิ่ม Alias ไว้ ให้กลับไปดูที่ Inbox ของอีเมล แต่หากไม่ได้ให้คลิก “Resend email” เพื่อมห้ระบบส่ง Link ไปให้ใหม่
จากนั้นคลิก “Close Window“

คลิกที่ Link เพื่อยืนยัน จากนั้นก็สามารถส่งอีเมลด้วยชื่อ Alias ได้แล้ว

เมื่อตั้งเสร็จแล้ว คุณสามารถเลือกชื่อผู้ส่ง (From) ขณะเขียนอีเมลได้

ข้อควรรู้:

• Alias ไม่ใช่บัญชีแยก แต่เป็นชื่อเสริมของบัญชีเดียวกัน
• ไม่สามารถ Login ด้วย alias ได้
• รองรับการรับและส่งอีเมลได้เหมือนอีเมลหลัก

Alias ช่วยให้คุณบริหารจัดการอีเมลธุรกิจได้ง่ายขึ้น ภายใต้บัญชีเดียว ไม่ต้องสลับบัญชีไปมา และยังเพิ่มภาพลักษณ์มืออาชีพอีกด้วย หากคุณต้องการให้ทีมงานตั้งค่าให้ครบทุกขั้นตอน พร้อมอบรมและดูแลระบบอีเมลของคุณ hostatom พร้อมดูแลครบวงจร