Copilot Prompts ใน Word สร้างเอกสารได้เร็วขึ้นกว่าที่คิด

Microsoft Copilot ใน Word ช่วยให้การสร้างเอกสารเป็นเรื่องง่ายขึ้น ไม่ว่าจะเป็นรายงานประชุม แผนงาน บทความ หรือสรุปข้อมูลต่าง ๆ เพียงพิมพ์คำสั่งที่ชัดเจน ระบบก็สามารถร่างเนื้อหาให้ได้ทันที ลดเวลาเริ่มต้นงานจากศูนย์ และช่วยจัดโครงสร้างเอกสารให้เป็นระบบมากขึ้น

บทความนี้สรุปวิธีใช้งาน Copilot ใน Word แบบเข้าใจง่าย พร้อมเทคนิคการเขียน Prompt ให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามต้องการ

“ช่วยร่างสัญญาเบื้องต้นสำหรับลูกค้า SME ภาษาเป็นกันเองแต่สุภาพ”

ส่วนใน Excel เราสามารถถามว่า

“สรุปยอดขายแยกตามภูมิภาคให้หน่อย แล้วทำกราฟเปรียบเทียบให้ดูเข้าใจง่าย”

Copilot จะช่วยย่อย แปลง และจัดรูปแบบให้ออกมาเป็นตาราง รายงาน หรือกราฟให้เลย โดยไม่ต้องเขียนสูตรยาว ๆ หรือสร้าง Pivot เองทุกครั้งอีกแล้ว

คู่มือนี้จะสอน ทีละขั้น ตั้งแต่การเปิด Copilot ใน Word และ Excel, การเขียน Prompt แบบภาษาคน, จนถึงการตรวจและปรับผลลัพธ์ให้ตรงกับงานจริง เหมาะกับคนที่ไม่เคยใช้มาก่อน แต่ต้องการเริ่มใช้ให้เป็นในองค์กร

ส่วนที่ 1 – ก่อนเริ่มใช้ Copilot ใน Word และ Excel

สิ่งที่ต้องมี

เพื่อให้สามารถใช้งาน Copilot ได้อย่างสมบูรณ์ ควรตรวจสอบเงื่อนไขดังนี้

1. มี License ที่รองรับ Copilot เช่น Microsoft 365 พร้อม Copilot
2. ใช้งานผ่าน Word เวอร์ชันที่รองรับ เช่น Word บนเว็บ หรือ Word เวอร์ชันล่าสุด
3. บัญชีผู้ใช้ได้รับสิทธิ์การใช้งานจากผู้ดูแลระบบ

หากไม่เห็นปุ่ม Copilot ให้ตรวจสอบตามลำดับนี้

• ตรวจสอบประเภท License ว่ารองรับ Copilot หรือไม่
• ตรวจสอบว่าใช้งาน Word เวอร์ชันล่าสุด
• ตรวจสอบสิทธิ์จากผู้ดูแลระบบ Microsoft 365

บางองค์กรอาจต้องเปิดใช้งานฟีเจอร์เพิ่มเติมในฝั่ง Admin ก่อนจึงจะใช้งานได้

ถ้าใช้องค์กรใหญ่ แนะนำให้เช็กกับ IT / Admin ว่าบัญชีของเรามีสิทธิ์ใช้ Copilot in Word/Excel แล้วหรือยัง

ส่วนที่ 2 – ใช้ Copilot Prompts ใน Word: ให้ AI ร่าง แก้ และสรุปเอกสาร

Copilot ใน Word อยู่ตรงไหน?

เปิด Word ผ่าน Microsoft 365

เข้าสู่ระบบที่ http://office.com แล้วเลือกแอป Word
สามารถสร้างเอกสารใหม่โดยกด Create blank document

• เมื่อเปิดเอกสารใหม่/ว่าง ๆ จะเห็นกล่อง Draft with Copilot หรือ (โลโก้เล็ก ๆ บนหน้าเอกสาร หรือใน Ribbon แท็บ Home)
• หรือในแถบด้านบน (Ribbon) จะมีปุ่ม Copilot / Draft with Copilot

ถ้าเห็นไอคอนนี้ แปลว่าพร้อมใช้งานแล้ว

สั่งให้ Copilot ร่างเอกสารใหม่จากภาษาธรรมชาติ

ในช่องข้อความของ Copilot ให้พิมพ์สิ่งที่ต้องการให้ช่วยสร้าง เช่น

• ช่วยร่างรายงานการประชุมทีมการตลาด
• สรุปแผนงานโครงการในรูปแบบหัวข้อย่อย
• เขียนบทความแนะนำบริการในโทนมืออาชีพ

ยิ่งระบุรายละเอียดชัดเจน ผลลัพธ์จะยิ่งตรงความต้องการมากขึ้น

ยกตัวอย่างเช่น อยากให้ Copilot ร่างเอกสารจาก 0 เช่น ใบเสนอราคา, รายงานประชุม, แผนโครงการ

ขั้นตอนการทำ มีดังนี้:

Login เข้าบัญชี Microsoft 365 ของคุณ โดยพิมพ URL: office.com

คลิก Apps แล้วเลือก Word

คลิกที่ Create blank document

คลิกที่ปุ่ม Copilot

จะมีช่องให้พิมพ์คำสั่ง (Prompt)

ตัวอย่าง Prompt:

• ช่วยร่างรายงานการประชุมสำหรับทีมการตลาด สรุปเป้าหมายประจำไตรมาส โทนทางการ แต่อ่านง่าย แบ่งหัวข้อเป็น 1. วัตถุประสงค์ 2. แผนงาน 3. ตัวชี้วัดสำคัญ
• สร้างร่างสัญญาว่าจ้างฟรีแลนซ์ด้านออกแบบกราฟิก ภาษาไทย ทางการ มีหัวข้อ ขอบเขตงาน ระยะเวลา การชำระเงิน และทรัพย์สินทางปัญญา

จากนั้นคลิกที่ลูกศร → ตามภาพ

Copilot จะร่างเอกสารให้ ดังภาพหากต้องการเป็นไฟล์ Word ให้คลิกที่ จัดทำเป็นไฟล์ Word

จากนั้นคลิกที่ … (More options)

เลือก Open in Word

ระบบจะสร้างไฟล์ Word ให้ ดังภาพ

ใช้ Copilot กับ “เอกสารที่มีอยู่แล้ว”

หากเรามีเอกสารอยู่แล้ว แต่อยากให้ Copilot ช่วยย่อ ขยาย เปลี่ยนโทน ทำให้เป็น bullet หรือสรุปเป็นหัวข้อ เราสามารถใช้ Copilot ช่วยได้ ยกตัวอย่างเช่น

1. ให้ Copilot สรุปทั้งเอกสาร
   • เปิดเอกสารที่มีอยู่
   • คลิกไอคอน Copilot
   • ใช้ Prompt เช่น “ช่วยสรุปเนื้อหาเอกสารนี้เป็น bullet 5 ข้อ เน้นส่วนที่เกี่ยวกับราคากับการรับประกัน”
2. ปรับปรุงย่อหน้าให้กระชับ/มืออาชีพขึ้น
   • ไฮไลต์ย่อหน้าที่ต้องการ
   • คลิก Copilot แล้วเลือกคำสั่งเช่น “Rewrite” หรือพิมพ์เองว่า “ทำให้ข้อความนี้กระชับขึ้น แต่ยังคงใจความเดิม”
     “เปลี่ยนโทนให้เป็นทางการมากขึ้น เหมาะกับส่งลูกค้าธุรกิจ”
3. ให้ Copilot ช่วยจัดโครง / หัวข้อจากเนื้อหายาว ๆ
   • ไฮไลต์หลายย่อหน้า
   • ขอให้ Copilot “จัดหัวข้อย่อยและลำดับเนื้อหาให้ใหม่ ให้เหมือน outline ของคู่มือใช้งาน”

เทคนิคเขียน Prompt ให้ได้ผลลัพธ์ดีขึ้น

Copilot ทำงานตามคำสั่งที่ได้รับ ดังนั้นการเขียน Prompt ให้ชัดเจนคือกุญแจสำคัญ

ให้คิด Prompt ตามโครงนี้ (จำง่ายแบบ 4 ส่วน):

[บทบาท/ชนิดเอกสาร] + [เนื้อหา/เรื่อง] + [โทนภาษา] + [รูปแบบผลลัพธ์]

โครงสร้าง Prompt ที่แนะนำ

1. ระบุประเภทงาน
   เช่น รายงานประชุม บทความ แผนงาน สรุปข้อมูล
2. ระบุรูปแบบที่ต้องการ
   เช่น สรุปเป็นหัวข้อย่อย แบ่งเป็น 3 ส่วน หรือจัดรูปแบบเป็นทางการ
3. ระบุความยาว
   เช่น ประมาณ 1 หน้า A4 หรือไม่เกิน 500 คำ
4. ระบุโทนภาษา
   เช่น มืออาชีพ เป็นกันเอง หรือเชิงวิเคราะห์

ตัวอย่าง Prompt ที่ชัดเจน

• ช่วยเขียนรายงานการประชุมทีมขาย สรุปประเด็นหลัก ปัญหา และแผนดำเนินการต่อ จัดเป็นหัวข้อย่อย ความยาวประมาณ 1 หน้า A4
• ช่วยร่างบทความแนะนำบริการ Cloud VPS ในโทนมืออาชีพ เข้าใจง่าย เหมาะสำหรับผู้เริ่มต้น

ยิ่งบอกชัดว่า ต้องการอะไร / ให้ใครอ่าน / โทนแบบไหน / ยาวประมาณไหน Copilot ก็ยิ่งตอบได้ใกล้ใจมากขึ้น

ใช้ Copilot ช่วยปรับปรุงเอกสารเดิมได้หรือไม่

นอกจากการสร้างเอกสารใหม่ Copilot ยังช่วย

• สรุปเนื้อหาจากเอกสารที่มีอยู่
• ปรับโทนภาษาให้เป็นทางการหรืออ่านง่ายขึ้น
• จัดโครงสร้างใหม่ให้ชัดเจนขึ้น
• ขยายหรือย่อเนื้อหาให้เหมาะสมกับวัตถุประสงค์

เพียงเลือกข้อความที่ต้องการ แล้วสั่งให้ Copilot ช่วยปรับแก้ตามคำอธิบายที่ระบุ

Copilot ใน Word ช่วยให้การเริ่มต้นเขียนเอกสารไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
เพียงมี License ที่รองรับ และเขียน Prompt ให้ชัดเจน ก็สามารถสร้างร่างเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที

สำหรับองค์กรที่ใช้งาน Microsoft 365 การเปิดใช้งาน Copilot อย่างถูกต้อง จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดเวลาการร่างเอกสาร และทำให้ทีมโฟกัสกับงานที่สำคัญได้มากขึ้น

hostatom ให้บริการ:

• Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ
  • รวม Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams และบริการคลาวด์ครบชุด
  • รองรับการใช้งาน Microsoft 365 Copilot (ตามแพ็กเกจและสิทธิ์การใช้งานของ Microsoft)
  • ทีมงานคนไทยช่วยดูแลเรื่องการตั้งค่า, สิทธิ์การใช้งาน, ความปลอดภัย และการใช้งานร่วมกับ Copilot

หากองค์กรของท่านเซียนอยากเริ่มใช้ Copilot ให้คุ้มกับค่า License มากที่สุด ทั้งใน Word, Excel และแอปอื่น ๆ

👉 ดูรายละเอียดและแพ็กเกจ Microsoft 365 โดย hostatom ได้ที่
https://www.hostatom.com/microsoft-365/