การปล่อยอีเมลไว้ในโฟลเดอร์ Deleted Items โดยไม่ลบออกอย่างสม่ำเสมอ อาจดูเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่เมื่อสะสมต่อเนื่องจะส่งผลต่อพื้นที่
จัดเก็บของ Mailbox โดยตรง โดยเฉพาะองค์กรที่มีอีเมลเข้าออกจำนวนมาก หากไม่มีการจัดการอย่างเหมาะสม อาจทำให้พื้นที่ใกล้เต็มเร็ว
กว่าที่คิดและกระทบต่อการใช้งานในระยะยาว
ใน Outlook Web มีตัวเลือกที่ช่วยลบอีเมลในโฟลเดอร์ Deleted Items โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ Sign out ออกจากระบบ ช่วยให้กล่องจดหมายเป็นระเบียบ ลดภาระการจัดการ และควบคุมพื้นที่จัดเก็บได้ง่ายขึ้น คู่มือนี้จะแนะนำขั้นตอนการตั้งค่าแบบเข้าใจง่าย ทำตามได้ทันที
Log in เข้าระบบ Outlook ด้วยบัญชีของคุณ (https://outlook.office.com/)
คลิกที่ Settings
คลิกที่ Mail และคลิกที่ Message handling
ในหัวข้อ Message options ให้ติ๊ก ✓ ที่ Empty my deleted items folder
คลิกที่ Save เพื่อบันทึก หลังจากนี้ ทุกครั้งที่ Sign out จาก Outlook Web ระบบจะลบอีเมลใน Deleted Items ให้อัตโนมัติ
- การตั้งค่านี้จะทำงานเฉพาะเมื่อผู้ใช้งาน Sign out ผ่าน Outlook Web เท่านั้น
- อีเมลที่ถูกลบอาจถูกเก็บไว้ชั่วคราวใน Recoverable Items ตามนโยบายของ Microsoft 365
- การเก็บรักษาข้อมูลอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับ Retention Policy ที่องค์กรกำหนดไว้
- หากองค์กรมีการตั้งค่า Retention Policy ไว้ ควรตรวจสอบให้แน่ใจก่อนเปิดใช้งาน เพื่อป้องกันผลกระทบต่อการเก็บข้อมูลสำคัญ
การดูแลพื้นที่จัดเก็บอีเมลอย่างสม่ำเสมอ คือส่วนหนึ่งของการบริหารระบบที่มีประสิทธิภาพ ฟีเจอร์นี้ช่วยลดภาระผู้ใช้งานและป้องกันปัญหา Mailbox เต็มโดยไม่จำเป็น เหมาะกับองค์กรที่ต้องการบริหารจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณต้องการโซลูชัน Microsoft 365
ที่เหมาะกับธุรกิจ โฮสอะตอมยินดีให้คำแนะนำเพิ่มเติมตลอด 24 ชั่วโมง
