การมอบ Admin Role ผ่าน Google Group เป็นวิธีที่หลายองค์กรใช้ เพราะช่วยจัดการสิทธิ์ได้ง่ายขึ้น แต่พอถึงเวลาต้องยกเลิกสิทธิ์ หลายคนกลับไม่แน่ใจว่าควรถอดสิทธิ์ทั้งกลุ่มเลย หรือแค่ลบสมาชิกบางคนออกจากกลุ่มก็พอ
แม้ทั้งสองวิธีจะดูคล้ายกัน แต่ผลลัพธ์ในระบบต่างกันชัดเจนมาก คู่มือนี้จะช่วยอธิบายความแตกต่างให้เข้าใจง่าย เพื่อให้คุณเลือกวิธีได้ถูกต้อง และไม่กระทบผู้ใช้อื่นโดยไม่จำเป็น
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Admin Role ถูกมอบผ่าน Google Group ไม่ใช่รายบุคคล
- ตรวจสอบว่าผู้ใช้ไม่ได้รับสิทธิ์ซ้ำจาก Group หรือ Role อื่น
- หากถอดสิทธิ์ทั้งกลุ่ม สมาชิกทุกคนจะสูญเสียสิทธิ์ทันที
ขั้นตอนยกเลิกสิทธิ์ Admin Role ที่มอบผ่าน Google Group
ถ้า Admin Role ถูกกำหนดผ่าน Google Group คุณสามารถยกเลิกสิทธิ์ได้ 2 วิธี ขึ้นอยู่กับว่าต้องการปรับทั้งกลุ่ม หรือเฉพาะบางคนในทีม
ตามขั้นตอนด้านล่างนี้
วิธีที่ 1: นำ Google Group ออกจากการกำหนด Admin Role
เหมาะกับกรณี
- ไม่ต้องการให้กลุ่มนี้มีบทบาทแอดมินอีกต่อไป
- ต้องการปิดสิทธิ์ของทุกคนในทีมพร้อมกัน
ขั้นตอน
เข้าสู่ระบบ Google Admin Console ด้วยบัญชีแอดมิน
ไปที่เมนู Account แล้วเลือก Admin roles
เลือก Role ที่ต้องการ
ไปที่ส่วน Admins
เลือก Group Mail ที่ต้องการยกเลิก
คลิก Unassign role
คลิกยืนยันอีกครั้ง
หลังยกเลิกแล้ว Google Group นี้จะไม่ได้รับ Admin Role อีกต่อไป และสมาชิกทุกคนจะสูญเสียสิทธิ์ทันที
วิธีที่ 2: ปรับสิทธิ์เฉพาะบุคคลโดยนำผู้ใช้ออกจาก Google Group
เหมาะกับกรณี
- ต้องการปรับสิทธิ์เฉพาะบางบัญชี
- สมาชิกที่เหลือยังต้องคงสิทธิ์เดิมไว้
ขั้นตอน
ไปที่หน้ารวมของ Admin แล้วเข้าเมนู Directory > จากนั้นเลือก Groups
เปิด Group Mail ที่ใช้กำหนดสิทธิ์แอดมิน
คลิก Members
Remove ผู้ใช้ที่ต้องการถอดออกจากกลุ่ม
Remove member อีกครั้งเพื่อยืนยันการลบสมาชิก
เมื่อผู้ใช้ออกจากกลุ่ม สิทธิ์ Admin Role ที่ผูกกับกลุ่มนั้นจะถูกยกเลิกโดยอัตโนมัติ
- ควรตรวจสอบ Audit log หลังดำเนินการ เพื่อยืนยันว่าการยกเลิกสิทธิ์มีผลแล้ว
- ตรวจทานสมาชิกใน Google Group เป็นระยะ เพื่อลดปัญหาสิทธิ์ค้างหรือสิทธิ์เกินจำเป็น
การเข้าใจความแตกต่างของสองแนวทางนี้ จะช่วยให้การบริหารสิทธิ์ใน Google Workspace เป็นระบบมากขึ้น และช่วยให้โครงสร้างแอดมินขององค์กรมีความชัดเจนในระยะยาว
หากสนใจใช้งานหรือปรึกษาเกี่ยวกับ Google Workspace ติดต่อ hostatom เพื่อรับคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญได้เลย
https://www.hostatom.com/google-workspace/
