8 การตั้งค่าความปลอดภัยที่แอดมินควรเปิดใน Google Workspace และ Microsoft 365

8 การตั้งค่าด้านความปลอดภัยที่แอดมินควรเปิด

ต่อไปนี้คือเช็กลิสต์แบบทำตามได้จริง ใช้ได้ทั้ง Google Workspace  และ Microsoft 365

1. เปิดการยืนยันตัวตน 2 ชั้นให้ทุกคน (2-Step Verification / MFA)
   ให้ผู้ใช้ต้องยืนยันเพิ่มอีกขั้นตอนเวลาเข้าสู่ระบบ เช่น รหัสจากแอป หรือการยืนยันบนมือถือ ช่วยลดโอกาสโดนยึดบัญชีแม้รหัสผ่านหลุด
   
   
2. บังคับใช้รหัสผ่านที่เดายาก และกันรหัสผ่านซ้ำ
   ตั้งนโยบายให้รหัสผ่านแข็งแรงขึ้น และไม่ให้ใช้รหัสเดิมซ้ำ ๆ วิธีนี้กันปัญหารหัสเดียวใช้ทั้งชีวิตได้ดีมาก
   
   
3. เปิดแจ้งเตือนความปลอดภัยให้แอดมิน (Security Alerts)
   ตั้งให้ระบบแจ้งเตือนทันทีเมื่อเจอเหตุการณ์เสี่ยง เช่น มีการล็อกอินแปลก ๆ เปลี่ยนรหัสผ่านผิดปกติ หรือมีการส่งต่ออีเมลแบบน่าสงสัย แอดมินจะได้รู้ก่อนเรื่องบานปลาย
   
   
4. จำกัดสิทธิ์แอดมินให้เท่าที่จำเป็น (Admin Roles)
   ไม่ควรมีแอดมินเต็มสิทธิ์หลายคนเกินไป แนะนำแยกบทบาทเป็นคนดูแลผู้ใช้ คนดูแลอุปกรณ์ คนดูแลความปลอดภัย แล้วให้สิทธิ์เท่าที่ต้องใช้จริง ลดความเสี่ยงจากบัญชีแอดมินหลุดทีเดียวจบ
   
   
5. เปิดการป้องกันการส่งต่ออีเมลอัตโนมัติที่ผิดปกติ
   มิจฉาชีพชอบตั้งกฎให้ส่งต่ออีเมลไปหาตัวเองแบบเงียบ ๆ ถ้าเปิดการเตือน หรือการจำกัดไว้ จะช่วยกันเคสเงินโอนผิดบัญชีหรือข้อมูลหลุดจากอีเมลได้มาก
   
   
6. ตั้งค่านโยบายการแชร์ไฟล์ (Sharing Policy)
   กำหนดว่าไฟล์แชร์ออกนอกองค์กรได้แค่ไหน ใครมีสิทธิ์แชร์ลิงก์สาธารณะได้หรือไม่ และควรเปิดการแจ้งเตือนเมื่อมีการแชร์ผิดปกติ เพื่อลดปัญหาไฟล์หลุดโดยไม่ตั้งใจ
   
   
7. เปิดระบบป้องกันข้อมูลรั่วไหล (Data Loss Prevention – DLP)
   ไม่ต้องเริ่มยาก แค่ตั้งกติกาง่าย ๆ เช่น ห้ามส่งเลขบัตรประชาชน เลขบัญชี หรือข้อมูลลูกค้าบางประเภทออกนอกองค์กรโดยไม่ตั้งใจ ระบบจะช่วยเตือนหรือบล็อกตามที่กำหนด
   
   
8. เปิดระบบบันทึกและตรวจสอบย้อนหลัง (Audit Log)
   เวลาเกิดเหตุ เช่น ใครล็อกอินจากที่ไหน ใครดาวน์โหลดไฟล์ ใครส่งอีเมลออกไป ระบบควรมีบันทึกให้ตรวจสอบได้ เพื่อไล่หาสาเหตุและปิดช่องโหว่ได้เร็ว