ในยุคดิจิทัล การทำงานร่วมกันและการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญ Google Woprkspace จึงมีบริการ Shared Drive ขึ้นมา เพื่อช่วยให้ทีมงานเข้าถึงเอกสารจากทุกที่ ทุกเวลา ทำให้องค์กรทำงานได้สะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ในบทความนี้เรามารู้จัก Shared Drive กันว่าคืออะไร ดียังไง และมีการใช้งานอย่างไร
📂 Shared Drive คืออะไร?
Shared Drive คือพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกัน โดยสามารถแชร์ข้อมูลหรือไฟล์ต่างๆ ให้กับสมาชิกในทีมได้อย่างสะดวกและปลอดภัย ด้วยการใช้งานผ่านคลาวด์ (Cloud) ทุกคนที่ได้รับสิทธิ์สามารถเข้าถึงและแก้ไขข้อมูลได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่ในสถานที่เดียวกัน ส่งผลให้การทำงานร่วมกันในองค์กรเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและไร้ข้อจำกัดด้านสถานที่
💡 Shared Drives แตกต่างกับ My Drive อย่างไร
My Drive:
- เป็นพื้นที่ส่วนตัวของผู้ใช้ที่สามารถจัดการไฟล์และเอกสารตามต้องการ
- สิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์จะขึ้นอยู่กับผู้สร้างหรือเจ้าของ
- หากผู้ใช้ลาออกหรือออกจากองค์กร ไฟล์ใน My Drive จะถูกลบไปหากไม่มีการแชร์หรือถ่ายโอนไปยังที่อื่น
Shared Drive:
- เป็นพื้นที่ที่สร้างขึ้นโดยทีมงานหรือองค์กรเพื่อให้สมาชิกหลายคนสามารถเข้าถึงไฟล์และเอกสารร่วมกัน
- ผู้จัดการหรือผู้ดูแลสามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้อย่างชัดเจน เช่น ผู้ใช้สามารถดู, แก้ไข, หรือจัดการไฟล์ได้ตามบทบาท
- ไฟล์และข้อมูลใน Shared Drive จะยังคงอยู่ในระบบแม้ว่าผู้ใช้จะออกจากองค์กรหรือไม่ใช้งานบัญชีอีกต่อไป
สรุปง่ายๆ ให้เข้าใจก็คือ
- Shared Drives 🗂️: เป็นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในทีม สามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้โดยสมาชิกทุกคนในทีม 💼
- My Drive 📂: เป็นพื้นที่ส่วนตัวของผู้ใช้ที่สามารถจัดเก็บไฟล์และเอกสารส่วนตัวได้ โดยสามารถแชร์ให้คนอื่นเข้าถึงได้ตามต้องการ 🧑💻
ความแตกต่างหลักคือ Shared Drives ใช้ร่วมกันในทีม ขณะที่ My Drive เป็นที่เก็บข้อมูลส่วนตัวของแต่ละคน
🤝 ทำไมถึงใช้ Shared Drive ในองค์กร?
การใช้ Shared Drive ในองค์กรมีข้อดีหลายประการที่ช่วยให้การทำงานร่วมกันมีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น:
- การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว: สมาชิกทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ใช้ร่วมกันได้โดยไม่ต้องกังวลเรื่องการแชร์ไฟล์ซ้ำซ้อนหรือการสูญหายของข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงบุคลากรในองค์กร
- การจัดการสิทธิ์ที่ยืดหยุ่น: ผู้ดูแลสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและการใช้งานไฟล์ต่าง ๆ ได้ตามความเหมาะสม ทำให้การจัดการข้อมูลเป็นระเบียบและปลอดภัย
- ความยืดหยุ่นในการทำงานร่วมกัน: ทุกคนสามารถทำงานร่วมกันในไฟล์เดียวกันแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะอยู่ในที่ทำงานหรือที่บ้าน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกัน
- การป้องกันข้อมูลสูญหาย: ข้อมูลใน Shared Drive จะยังคงปลอดภัย แม้ว่าเจ้าของไฟล์จะออกจากทีม หรือออกจากองค์กร
- การแบ่งปันข้อมูลภายในและภายนอกองค์กร: Shared Drive สามารถตั้งค่าการแบ่งปันไฟล์ให้เข้าถึงได้ทั้งภายในและภายนอกองค์กรได้ง่ายดาย
สำหรับวิธีการใช้งาน Shared Drive สามารถดูขั้นตอนการใช้งานตามหัวข้อต่างๆ ได้ ดังนี้
🖥️ วิธีการใช้งาน Share Drive
🔒 การตั้งค่าการเข้าถึงและการแชร์
- สิทธิ์ (Permissions) การเข้าถึง เช่น Viewer, Commenter, Contributor, Manager
- การเชิญสมาชิกให้เข้าร่วม Shared Drive
- การลบสมาชิกใน Shared Drive
🔧 การจัดการไฟล์และโฟลเดอร์ใน Shared Drive
⚙️ การตั้งค่าการแชร์
Shared Drive ช่วยให้การทำงานร่วมกันในองค์กรสะดวกและรวดเร็ว โดยสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ทางโฮสอะตอมมีบริการ Google Workspace ซึ่งเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการความปลอดภัยและยืดหยุ่นในการจัดการข้อมูล