เมื่อองค์กรมีผู้ดูแลระบบหลายคน การมอบสิทธิ์แบบรายบุคคลมักเริ่มควบคุมได้ยาก โดยเฉพาะในทีมที่มีการเปลี่ยนสมาชิกอยู่บ่อยครั้ง
การเพิ่ม-ลบสิทธิ์ทีละคนไม่เพียงใช้เวลา แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงจากความผิดพลาดโดยไม่จำเป็น
Google Workspace มีแนวทางที่มีประสิทธิภาพกว่าคือ การมอบสิทธิ์แอดมินแบบกลุ่มผ่าน Google Group เพียงกำหนด Admin Role ให้กับ Group ครั้งเดียว สมาชิกทุกคนในกลุ่มจะได้รับสิทธิ์ทันที และสมาชิกใหม่ที่ถูกเพิ่มเข้ามาในอนาคตก็จะได้รับสิทธิ์โดยอัตโนมัติ ช่วยลดภาระงานและทำให้การจัดการสิทธิ์เป็นระบบมากขึ้น
ข้อดีของการกำหนดสิทธิ์ผ่าน Google Group
- จัดการสิทธิ์จากศูนย์กลางเพียงจุดเดียว
- สมาชิกใหม่ได้รับสิทธิ์ทันทีโดยไม่ต้องตั้งค่าเพิ่ม
- ลดความเสี่ยงจากการลืมถอดสิทธิ์
- เหมาะกับองค์กรที่ทำงานเป็นทีมและต้องการลดงานซ้ำซ้อนระยะยาว
ในด้านความปลอดภัย การแยกสิทธิ์ตาม Group ทำให้ตรวจสอบโครงสร้างแอดมินได้ง่ายขึ้น และช่วยวางระบบสิทธิ์ตามบทบาทหน้าที่ได้ชัดเจนกว่าแบบรายบุคคล
- ต้องเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Super Admin
- ผู้ใช้ 1 คนสามารถได้รับสิทธิ์จากทั้งแบบรายบุคคลและแบบกลุ่มพร้อมกันได้
- ตรวจสอบรายละเอียดสิทธิ์ของแต่ละ Role ให้ชัดเจนก่อนมอบหมาย เพื่อป้องกันการให้สิทธิ์เกินความจำเป็น
ขั้นตอนการมอบสิทธิ์แอดมินแบบกลุ่มผ่าน Google Group
เลือกเมนู Account > Admin roles
คลิกเลือก Role ที่ต้องการ
คลิก Actions แล้วเลือก Assign Admin
จากนั้นเลือก Assign members
ระบุอีเมลของ Google Group ที่ต้องการมอบสิทธิ์แอดมิน
คลิก Assign role เพื่อมอบสิทธิ์แอดมินแบบกลุ่ม
เสร็จเรียบร้อย
- ตรวจสอบประเภทให้แน่ใจว่าใช้อีเมลของ Google Group จริง
- ไม่ควรมอบสิทธิ์ Super Admin ให้กับ Google Group ที่มีสมาชิกจำนวนมาก เพราะเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัย
การมอบสิทธิ์แอดมินแบบกลุ่มผ่าน Google Group ใน Google Workspace เป็นวิธีที่เหมาะกับองค์กรที่มีทีมดูแลระบบหลายคน ช่วยลดงานซ้ำซ้อน เพิ่มความเป็นระบบ และรองรับการเปลี่ยนแปลงของทีมได้อย่างยืดหยุ่น
หากองค์กรต้องการใช้ Google Workspace ให้เหมาะกับการเติบโตในระยะยาว ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบของ hostatom พร้อมให้คำแนะนำและดูแลอย่างครบวงจร ดูรายละเอียดได้ที่ https://www.hostatom.com/google-workspace/
