ในหลายองค์กร Google Workspace กลายเป็นศูนย์กลางการทำงานร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็น Gmail, Google Drive, Docs, Sheets หรือ Meet ยิ่งใช้งานทุกวัน ยิ่งมีโอกาสแชร์ไฟล์ออกไปจำนวนมาก — ทั้งกับคนในทีม ลูกค้า และพาร์ตเนอร์ภายนอก
คำถามคือ…
ตอนนี้องค์กรของคุณ “มั่นใจจริง ๆ” หรือยัง ว่าข้อมูลสำคัญไม่เผลอหลุดออกไปอยู่ข้างนอก?
บทความนี้จะช่วยคุณ
- เช็กพฤติกรรมใช้งาน Google Workspace ที่เสี่ยงทำให้ข้อมูลรั่วไหล
- รู้วิธีตั้งค่าการแชร์ไฟล์บน Google Drive ให้ปลอดภัยขึ้น
- เสริมเกราะป้องกันบัญชีด้วย 2-Step Verification
พฤติกรรมเสี่ยงที่ต้องหลีกเลี่ยง
หลายครั้ง “ข้อมูลหลุด” ไม่ได้มาจากแฮกเกอร์เสมอไป แต่มาจากการตั้งค่าที่เปิดกว้างเกินไป หรือแชร์ผิดวิธี นี่คือพฤติกรรมที่ควรเช็กในองค์กรของคุณ
| พฤติกรรม | ความเสี่ยง |
|---|---|
| แชร์ไฟล์แบบ Anyone with the link | ใครก็ตามที่ได้ลิงก์ไป (แม้จะไม่รู้จัก) สามารถเปิดดูไฟล์ได้ทันที หากลิงก์ถูกส่งต่อหรือหลุดออกไป ข้อมูลก็หลุดตามไปด้วย |
| ให้สิทธิ์ Editor กับทุกคน | ผู้รับสามารถแก้ไข ลบ คัดลอก หรือแชร์ต่อให้คนอื่นได้ทั้งหมด ควบคุมไม่ได้ว่าไฟล์จะถูกส่งต่อไปถึงใครบ้าง |
| แชร์ไฟล์ให้ Guest user / บัญชีภายนอกองค์กร โดยไม่จำกัดเวลา | ถ้าลืมลบสิทธิ์ แม้ออกจากโปรเจกต์ไปแล้ว ก็ยังเข้าถึงไฟล์ได้อยู่ตลอด |
| เปิดใช้งาน การส่งต่ออีเมลอัตโนมัติ (Auto-forward) ไปยังอีเมลส่วนตัว | เสี่ยงให้ข้อมูลในกล่องจดหมายงานไหลไปอยู่ในบัญชีภายนอกที่ควบคุมไม่ได้ |
| ยังไม่เปิดใช้ 2-Step Verification | ถ้ารหัสผ่านรั่ว หรือโดนหลอกให้กรอก (Phishing) บัญชีสามารถถูกยึดได้ทันที และเข้าถึงข้อมูลทุกอย่างใน Google Workspace |
ลองเช็กดูว่าในองค์กรของคุณ มีพฤติกรรมเหล่านี้อยู่กี่ข้อ ถ้ามีแม้แต่ข้อเดียว ก็ควรเริ่มจัดระเบียบและปรับการตั้งค่าให้รัดกุมขึ้นแล้ว
ตั้งค่าการแชร์ไฟล์ใน Google Drive ให้ปลอดภัยขึ้น
เป้าหมายคือ “ให้คนที่ควรเห็นเท่านั้นที่เห็นได้” และ “ลดโอกาสที่ลิงก์จะหลุดออกไปภายนอกโดยไม่ตั้งใจ”
จำกัดการแชร์ให้เฉพาะคนในองค์กรก่อน
- คลิกขวาที่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ → เลือก Share
- ดูส่วน General access
- เลือกเป็น
- Restricted หรือ
- Your organization name (เฉพาะคนที่ใช้เมลโดเมนเดียวกับองค์กร)
- กด Done
การตั้งค่ารูปแบบนี้จะช่วยปิดโอกาสที่ไฟล์จะหลุดไปถึงคนภายนอกผ่านการส่งลิงก์ต่อ ๆ กัน
ตั้งวันหมดอายุสำหรับ Guest user / ผู้ใช้นอกองค์กร
หากจำเป็นต้องแชร์ไฟล์ให้ลูกค้าหรือพาร์ตเนอร์ภายนอก
- เปิดหน้าต่าง Share ของไฟล์
- เพิ่มอีเมลของผู้ใช้นอกองค์กร
- คลิกเมนูเพิ่มเติมข้างชื่อ (ไอคอนจุดสามจุด)
- เลือก Add expiration หรือ ตั้งวันหมดอายุของสิทธิ์
เมื่อถึงกำหนด ระบบจะตัดสิทธิ์เข้าถึงไฟล์อัตโนมัติ ลดความเสี่ยงที่เขาจะเข้ามาดูข้อมูลได้ต่อเนื่องแม้งานจะจบไปแล้ว
เลือกระดับสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะสม
เมื่อเพิ่มคนหรือกลุ่มเข้ามาในรายการแชร์ ควรเลือกสิทธิ์ให้ตรงกับการใช้งานจริง
- Viewer: เหมาะกับคนที่แค่เข้ามาอ่าน/ดูข้อมูล ไม่ต้องแก้ไข
- Commenter: เหมาะกับคนที่ต้องรีวิว หรือคอมเมนต์
- Editor: ให้เฉพาะคนที่ต้องรับผิดชอบโดยตรง และเชื่อใจได้เท่านั้น
แนะนำให้ตั้งค่าเริ่มต้นเป็น Viewer แล้วเพิ่มสิทธิ์เป็น Editor เฉพาะเท่าที่จำเป็นจริง ๆ
เปิดใช้งาน 2-Step Verification
2-Step Verification เป็นด่านป้องกันอีกชั้นหนึ่ง นอกจากรหัสผ่าน โดยจะให้ยืนยันตัวตนเพิ่มด้วยรหัสผ่านครั้งเดียว (OTP), แอป Authenticator หรือ Security Key ทำให้แม้รหัสผ่านรั่ว ข้อมูลใน Google Workspace ก็ยังปลอดภัยขึ้นมาก
สามารถดูขั้นตอนการตั้งค่าได้ที่ ปกป้องบัญชีคุณทันที! เปิด 2FA Google Workspace ป้องกันแฮกเกอร์
ให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยดูแลความปลอดภัยบน Google Workspace แทนคุณ
แม้ Google Workspace จะมีฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยให้มาครบ แต่การตั้งค่าให้เหมาะกับโครงสร้างองค์กร สิทธิ์ของแต่ละแผนก และการใช้งานจริงในชีวิตประจำวัน ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป
ปรับแค่ไม่กี่จุด ลดโอกาสข้อมูลรั่วไหลใน Google Workspace
- หลีกเลี่ยงการแชร์ไฟล์แบบ Anyone with the link โดยไม่จำเป็น
- จำกัดสิทธิ์ให้เหมาะสม เลือก Viewer / Commenter / Editor ให้ตรงการใช้งาน
- ตั้งวันหมดอายุสำหรับ Guest user หรือผู้ใช้นอกองค์กร
- บังคับใช้ 2-Step Verification กับทุกบัญชีในองค์กร
- หากไม่แน่ใจเรื่องการตั้งค่าความปลอดภัย ให้ผู้เชี่ยวชาญช่วยตรวจสอบและวางระบบให้
เพียงจัดการเรื่องเหล่านี้ให้เรียบร้อย องค์กรของคุณก็ลดโอกาสที่จะเกิด “ข้อมูลรั่วไหล” จากการใช้งาน Google Workspace ได้อย่างมีนัยสำคัญแล้วค่ะ
บริการจาก hostatom สามารถช่วยให้องค์กรของคุณใช้งาน Google Workspace ได้อย่างมั่นใจยิ่งขึ้น เช่น
- ช่วยตรวจสอบและแนะนำการตั้งค่าความปลอดภัยบน Admin Console
- ช่วยออกแบบโครงสร้างสิทธิ์การแชร์ไฟล์ให้เหมาะกับแต่ละแผนก
- ให้คำปรึกษาและ Support ภาษาไทย โดยทีมผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์
- อัปเดตแนวทางด้านความปลอดภัยและฟีเจอร์ใหม่ ๆ ของ Google Workspace อย่างต่อเนื่อง
