บางครั้งผู้ใช้งาน หรือผู้ดูแลระบบจำเป็นต้องทำการตอบอีเมล ซึ่งผู้รับอีเมลนั้นอาจอยู่นอกองค์กร ผู้ดูแลระบบสามารถทำการตั้งค่าการแจ้งเตือนกับผู้รับเมลภายนอกได้ เพื่อป้องกันการแชร์ข้อมูลกับภายนอกโดยไม่ได้ตั้งใจซึ่งถ้าทาง Gmail ตรวจพบว่าผู้รับภายนอกนั้นไม่ใช่บุคคลที่ส่งเมล หรือติดต่อกันเป็นประจำ หรือไม่ได้อยู่ในรายชื่อติดต่อ ระบบจะทำการแจ้งเตือนทันที เพื่อเป็นการป้องกันการแชร์ข้อมูลกับผู้ใช้งานภายนอกได้ วิธีการตั้งค่าการแจ้งเตือนสามารถทำได้ ดังนี้
1. ให้ Login เข้าสู่หน้า Admin Console ที่ https://admin.google.com
2. ใส่ E-mail หรือเบอร์โทรของผู้ใช้ตามที่ลงทะเบียนไว้กับ Google จากนั้นกดปุ่ม Next
3. ที่หน้า Admin console เลือก Apps
4. คลิกที G Suite
5. เลือก Gmail
6. คลิกที่ Advance Setting
7. ที่แท็บ General Settings เลือกชื่อองค์กร/หน่วยงาน จากนั้นให้ใส่เครื่องหมายถูกหน้าข้อความ Warn users when replying to message with external recipients not in their contacts. ในกรณีที่ต้องการให้มีการแจ้งเตือน หากมีการส่งจดหมายไปยังบุุคคลที่ไม่ได้อยู่ในรายชื่อติดต่อภายนอกองค์กร/หน่วยงาน จากนั้นกดปุ่ม SAVE
8. ระบบจะทำการบันทึกการตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว
